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Mettre à jour votre système de gestion de contacts

9 janvier 2007

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L’information contenue dans votre système de gestion de contact a-t-elle besoin d’être mise à jour? Utilisez cette lettre type pour rappeler à vos clients de vous communiquer la mise à jour de leurs renseignements personnels.

Cliquez ici pour télécharger ce modèle de lettre en format Word.

Cher [nom du client],

Afin d’offrir le meilleur service possible à ma clientèle, je procède actuellement à la mise à jour de ma banque de gestion de contacts. Dans les jours qui suivront, mon associé(e)ou moi-même vous appellera afin de s’assurer que nous détenons des renseignements à jour dans votre dossier.

Adresses courriel
J’envoie, à l’occasion, des infolettres et articles intéressants à mes clients par courriel. Si un changement important risque de toucher un groupe de clients, je peux également envoyer un bulletin d’information spécial(par exemple, lorsqu’on annonce des changements importants lors d’un budget fédéral ou provincial). Si vous souhaitez recevoir ces informations, veuillez me communiquer une adresse de courriel personnelle ou d’affaires qui peut servir à ces fins. Notez que pour des raisons de sécurité et de protection de vie privée, aucune information confidentielle n’est envoyée par courriel.

Numéros de téléphone
Parfois, certains clients ont des questions urgentes au sujet de leurs finances personnelles et ont besoin d’une réponse rapide. Afin de pouvoir vous répondre le plus rapidement possible, il serait utile d’avoir vos numéros à la maison, au bureau, de cellulaire ou autre numéro(par exemple au chalet)afin que je puisse vous rejoindre.

Numéro de télécopieur
Puisque les formulaires occupent une importante partie de mon travail, je devrai de temps à autre vous envoyer des formulaires à compléter et à signer que vous devrez me renvoyer. Plutôt que de me les renvoyer par la poste, il pourrait être plus aisé et rapide de les télécopier. Si vous avez accès à un télécopieur, veuillez m’en informer, en précisant s’il s’agit d’un télécopieur privé ou partagé afin de déterminer si je peux ou non envoyer des formulaires confidentiels.

Autres conseillers professionnels
Il m’est parfois nécessaire de travailler de concert avec d’autres conseillers professionnels comme des directeurs de banque, des comptables et des avocats lorsque je prépare une planification financière. Si vous m’avez déjà autorisé à communiquer et à obtenir des renseignements auprès d’autres professionnels, je dois avoir leurs coordonnées en main.

Autres points de contact
Si certains de vos amis ou de vos proches jouent un rôle dans vos finances personnelles(en agissant comme mandataire lorsque vous êtes en vacances, par exemple), je devrais avoir en note leurs coordonnées afin de pouvoir les joindre en votre absence.

S’il y a d’autres renseignements importants que vous croyez que je devrais avoir en main, notez-les afin que je ou mon associé(e)puisse l’inclure lorsque je récolterai les autres renseignements.

Au plaisir d’avoir bientôt de vos nouvelles!

Bien cordialement,

[Votre signature]

[Votre nom]

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