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5 conseils pour survivre à votre inspection

9 octobre 2014 | Christine Bouthillier | Commenter

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Michel Mailloux, planificateur financier et formateur en déontologie. Photo : Christine Bouthillier

La venue d’un inspecteur est un moment stressant pour tout conseiller qui veut s’éviter des ennuis. Conseiller a assisté à l’un des séminaires en déontologie du planificateur financier Michel Mailloux et dévoile quelques-uns de ses trucs pour demeurer en règle.

1- Soyez identifiable

• Le nom officiel utilisé pour offrir des services financiers doit être le même partout : courriel, en-tête de télécopieur, documentation, affichage extérieur, site web, etc.

• « Soyez professionnel, s’il vous plaît! lance Michel Mailloux. J’ai déjà vu quelqu’un dont le courriel ressemblait à georges69@hotmail.com… »

2-    Préservez les données confidentielles de vos clients

  • ŸTout est une question de détails. Si vous changez de numériseur, effacez la mémoire de l’ancien. Dotez-vous d’un disque dur externe crypté pour conserver vos fichiers.
  • « La connexion sans fil hors du bureau, c’est une porte ouverte : vous, pour sortir, et les pirates informatiques, pour entrer », illustre le formateur, qui suggère de se procurer un logiciel de blocage si on utilise les connexions sans fil dans des endroits publics.
  • Pour la conservation des données numériques, Michel Mailloux suggère l’utilisation d’un nuage québécois pour des raisons légales.

« S’il est aux États-Unis, il pourrait y avoir des fuites d’information et vous pourriez être blâmé, explique-t-il. Et essayez de poursuivre quelqu’un aux États-Unis! »

  • Sachez aussi qu’il est faux de prétendre qu’il est interdit de conserver des copies des documents d’identité des clients. Mais ne prenez pas de risque! Mettez une note au dossier et conservez-les plutôt dans un coffre-fort.

« C’est maintenant une infraction criminelle que d’échanger de l’information personnelle, ne serait-ce qu’un nom et une adresse », précise M. Mailloux.

  • Les filières doivent demeurer fermées à clé. De plus, le lieu où les clients sont reçus doit être séparé de la salle d’attente. Si vous travaillez à la maison et que le salon est votre salle d’attente, assurez-vous qu’il y a une porte entre votre bureau et cette pièce.

3-    Tenez des registres

  • Trop vaut mieux que pas assez. « L’Autorité des marchés financiers (AMF) ne doit pas chercher l’information », mentionne Michel Mailloux.

Vous devez notamment tenir un registre des commissions perçues et des commissions partagées. Dans ce dernier cas, assurez-vous que l’autre personne possède un permis en règle. Le registre peut être électronique, mais une copie de sauvegarde doit être conservée à l’extérieur du bureau, par exemple en cas d’incendie.

  • Il est également obligatoire de noter chaque plainte. Ne dites surtout pas à l’inspecteur que vous n’en avez jamais reçu, souligne le formateur, car il existe 700 types de plaintes répertoriées.

« Un client qui appelle pour dire qu’il n’a pas reçu son état de compte, c’est considéré comme une plainte, illustre-t-il. Si quelque chose se rend à l’AMF, ça doit déjà avoir été consigné de votre côté. »

Toute plainte qui perdure doit par ailleurs être enregistrée au système de rapport de plaintes (SRP). Mais si vous réglez le problème, vous n’êtes pas obligé de la transmettre.

4-    Consignez vos normes et politiques

  • ŸVous devez mettre sur papier votre politique d’archivages des documents, votre politique de disposition des appareils et des documents et votre politique de conservation des données.

Dans ce dernier cas, la norme de l’AMF demeure de les garder cinq ans. Mais Michel Mailloux suggère plutôt sept ans, car avec l’application du FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act), les autorités américaines pourront exiger de consulter les dossiers jusqu’à sept ans après leur fermeture.

  • ŸAyez un plan de poursuite des affaires, qui indique la marche à suivre en cas de catastrophe.
  • ŸLe CANAFE (Centre d’analyse des opérations et déclarations financières du Canada) exige également une politique écrite de vérification. Elle doit être personnalisée, car vous devez y évaluer quels sont vos risques d’entreprise. Le site web du CANAFE offre par ailleurs une centaine de questions pour vous aider à le faire.

Vous devez de surcroît faire réaliser une vérification pour la lutte au blanchiment d’argent tous les deux ans et avoir un rapport écrit qui en émane. Si c’est le bureau de courtage ou la compagnie d’assurance qui s’en charge, demandez-leur une lettre certifiant votre conformité.

« Mais souvent, ils refusent, alors faites-le vous-mêmes », insiste M. Mailloux.

5-    Vérifiez l’identité de vos clients

  • ŸLorsque les documents d’identité (permis de conduire, passeport, etc.) que vous avez vérifiés auprès de vos clients arrivent à échéance, vous devez leur demander de vous présenter les nouveaux.
  • ŸSeul un chèque compensé d’une institution financière (c’est-à-dire un chèque déjà accepté par celle-ci dans le cadre d’un paiement) est valable. Un chèque en soi n’est pas une preuve d’identité.

« N’importe qui peut commander un carnet de chèques dans une papeterie », mentionne Michel Mailloux.

  • ŸSoyez précis! « Dire dans le formulaire d’ouverture de compte qu’un client est retraité n’est pas suffisant, il faut dire qu’il est retraité du Canadien National, par exemple », illustre le formateur.

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