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Des conseils pour les jeunes conseillers

7 juin 2011 | Commenter

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pile_documents_travail_425Comment s’organiser quand on débute dans le métier? Est-il préférable de se spécialiser? De former une équipe de professionnels? D’engager une deuxième personne?

Consultante, « coach » personnelle, auteure et collaboratrice à notre site jumeau Advisor.ca, Joanne Ferguson a répondu à ces questions.

Le cas de Carl
J’ai beaucoup de questions à vous poser, mais je vais essayer de résumer. Je suis relativement nouveau dans le milieu. Je pratique sérieusement le métier depuis environ deux ans. Je suis un planificateur financier agréé et je travaille chez moi. Je suis accrédité en assurance et en fonds communs de placement.

Mon plus gros problème est de tenter de mener à bien la gestion de la clientèle, tout en cherchant de nouveaux clients et en essayant de continuer à apprendre. Comme dois-je faire tout cela? Bref :

  1. Comme dois-je faire pour former une équipe qui serait composée d’un notaire, d’un comptable, d’un agent immobilier, d’un courtier en prêts hypothécaires et d’un professionnel d’une institution financière? S’agit-il des bons professionnels à réunir? Devrais-je vraiment former une équipe?
  2. Comment faire pour me distinguer des autres conseillers?
  3. Je pense être un expert dans tous les domaines liés à la planification financière : planification de la retraite, planification fiscale, planification successorale, gestion du risque et gestions des actifs. Est-ce trop? Devrais-je seulement me concentrer sur un ou deux domaines?

Les conseils de Joanne
Allez demander conseil à un ou des experts!, répond Joanne. Engagez un « coach »! Formez une équipe! Vous semblez tout vouloir faire vous-même. La première chose que vous devez vous demandez est : « Quelle(s) sont les facette(s) de mon métier que j’aime le plus? ». Dans quel(s) domaine(s) est-ce que j’obtiens les meilleurs résultats? Concentrez-vous d’abord sur ces aspects. Et vous verrez où ça vous mènera.

Pour répondre à votre première question, OUI! Vous devriez mettre sur pied une équipe de professionnels, avec qui vous pourrez travailler. Vous deviendrez ainsi la référence principale de vos clients et serez en mesure de répondre à tous leurs besoins financiers.

Assurez-vous que ces professionnels partagent les mêmes valeurs que vous. Parlez-leur de vous, de ce que vous êtes en mesure d’offrir à vos clients. Expliquez-leur votre manière de travailler et précisez-leur en quoi votre expérience peut bénéficier à vos clients. Cela les aidera à mieux vous comprendre.

Votre deuxième question est capitale. Vous êtes dans le milieu depuis deux ans. Vous avez sans vu ce que vous êtes en mesure d’offrir et que vos concurrents ne peuvent pas. De quoi êtes-vous le plus fier? Quelles sont les commentaires que vous font vos clients? Avez-vous sondé votre clientèle? Sinon, je vous invite à le faire.

Choisir un ou deux domaines d’expertise est une très bonne idée. Vous serez considéré comme un expert et vos clients vous référeront à leurs connaissances. Cela ne veut cependant pas dire qu’il faille laisser tomber pour autant tous les autres services que vous offrez déjà. Il faut comprendre que se spécialiser et cibler un domaine en particulier vous permettra de rester centré sur les besoins de vos clients.

Le cas de Dave
Je suis planificateur financier depuis deux ans. Rester organisé me semble constituer un travail en soi. Avez-vous des conseils ou des méthodes d’organisation à me proposer?

Je trouve difficile de jongler avec les demandes de ma clientèle actuelle, alors que je suis en même temps à la recherche de nouveaux clients et que je dois faire tout faire sur le plan administratif. Je fais encore tout tout seul, car je ne trouve pas qu’il soit nécessaire pour le moment d’engager quelqu’un.

Pouvez-vous me donner des trucs pour gérer les choses un jour à la fois?

Les conseils de Joanne
Engagez quelqu’un et vous doublerez voter chiffre d’affaires, rétorque Joanne. Pensez à employer une personne qui s’occupera de toute la portion administrative de votre entreprise. C’est un investissement qui vous permettra de faire ce que vous faites le mieux, soit rencontrer de nouveaux clients, de s’occuper de vos clients actuels, de sortir dans la communauté… et de planifier.

Si vous ne voulez ou ne pouvez vraiment pas engager quelqu’un, faites une liste de toutes les tâches que vous devez accomplir afin que votre entreprise fonctionne. Mettez-les en ordre de priorité et demandez-vous si vous devriez vraiment faire toutes ces choses vous-même. Vous pourriez engager une personne seulement à temps partiel, qui vous aiderait à vous concentrer sur autre chose, dont l’expansion de votre entreprise.

Voici quelques idées :

  • Planifiez votre année au complet. Répertoriez les tâches mensuelles, puis les activités propres à un mois en particulier. Organisez vos semaines de façon à ce que vous ayez du temps pour tout faire… et vous cesserez de vous en faire. Vous avez toute la semaine pour tout accomplir.
  • Classez les dossiers dans votre ordinateur. Classez vos clients par ordre alphabétique, créez un dossier pour vos prospects, pour la documentation, pour le site web, pour la communication avec la clientèle, etc.
  • Organisez tous vos papiers. Par exemple, pourquoi ne pas créer un dossier pour chaque jour de la semaine, en plus de dossier « quoi faire » et « à lire ». Le lundi soir, votre dossier « lundi » devrait être vide et placé derrière celui du vendredi. À la fin du mois, votre dossier « à lire » devrait être vide. S’il ne l’est pas, demandez-vous si l’information est encore pertinente.

Une autre idée peut consister à vous créer une routine de travail comme celle-ci :

  1. Faites une liste mensuelle des anniversaires de vos clients (un moyen rapide et efficace de leur faire plaisir!).
  2. Révisez votre liste au début du mois.
  3. Téléphonez aux clients afin de fixer les rendez-vous. Exposez-leur le but de la rencontre et vérifiez s’ils veulent aborder d’autres sujets;
  4. Préparez vos documents en vue de la rencontre.
  5. Téléphonez votre client deux jours avant le rendez-vous, afin de confirmer celui-ci. Rencontrez votre client.
  6. Si vous devez poser des actions immédiates à la suite de la rencontre, faites-le.
  7. Mettez la touche finale aux documents des clients.
  8. Faites un suivi avec votre client sur tout ce que vous avez mis en place et préparez-vous pour la prochaine rencontre.

Il est important de suivre le même processus avec tous vos clients. Comme cela, ils ont tous l’impression d’obtenir les mêmes services. Le processus, qui peut être modifié en tout temps, vous permettra de rester organisé… et de souffler!

Cet article est adapté d’un texte publié sur Advisor.ca. Traduction Anaïs Chabot

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