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Mieux organiser votre travail

4 janvier 2011 | Commenter

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travail_bureau_organisation_dossier_classement_425Les conseillers jeunes et moins jeunes éprouvent parfois des difficultés à établir des priorités. Forte de ses 20 ans d’expérience au sein de l’industrie des services financiers, la consultante Joanne Ferguson, présidente du cabinet Advisor Pathway, donne certains trucs et astuces en matière d’organisation du travail.

En réponse à un jeune planificateur financier qui lui demande s’il vaut la peine d’engager un assistant, Joanne Ferguson dit qu’une telle décision pourrait faire doubler son chiffre d’affaires. « Ce n’est pas une dépense, mais un investissement. En effet, un assistant vous permet de vous libérer des tâches fastidieuses et de vous concentrer sur ce que vous faites de mieux, c’est-à-dire rencontrer des clients, planifier la croissance de votre entreprise et être présent dans votre communauté », explique-t-elle.

Elle reconnaît que certains conseillers n’ont peut-être pas les moyens de se payer un assistant à temps plein. « Toutefois, vérifiez si l’embauche d’une personne à temps partiel pourrait vous être profitable », dit-elle. Sinon, voici deux exemples de priorités « de bureau » que les conseillers doivent régler sans tarder.

1. L’organisation des fichiers informatiques
L’ordinateur est une machine formidable. Toutefois, il peut se transformer en une source infinie de frustrations s’il n’est pas adapté à vos besoins. En classant vos fichiers clients par ordre alphabétique, par exemple, vous gagnerez un temps précieux à retrouver leur dossier. Créez des fichiers spécifiques pour vos prospects, vos documents administratifs, vos outils de communication, etc.

2. Le tri des papiers
Votre classeur devait contenir des chemises et des porte-documents identifiables au premier coup d’oeil. Les dossiers urgents à régler doivent être bien visibles et à portée de main. Les papiers qui datent devraient être passés à la déchiqueteuse. Autrement, ils deviennent rapidement encombrants.

Comment encadrer un successeur
Par ailleurs, Joanne Ferguson relate l’expérience d’une conseillère chevronnée qui souhaite transférer ses clients à un associé afin de pouvoir consacrer tout son temps à la croissance de son cabinet. « Comment puis-je m’assurer que le changement de garde sera harmonieux ? », demande la conseillère.

D’une part, dit Joanne Ferguson, cet autre conseiller n’est pas n’importe qui, mais bien un partenaire du cabinet. On présume que cette personne a incorporé la culture de l’entreprise. Si elle est partenaire, c’est qu’elle doit partager les valeurs des hauts dirigeants de la maison. Dans ce cas, les clients n’ont rien à craindre. D’autre part, ils doivent savoir que leur conseillère chevronnée oeuvre toujours au sein du cabinet et que la qualité des services demeurera au rendez-vous. Un coup de fil pour les rassurer à ce propos et pour présenter le nouveau professionnel contribuera à les mettre en confiance. « Dites-leur que ce changement sera profitable pour eux, car vos nouvelles fonctions ont pour objectif d’améliorer les services dont ils bénéficient. Vous pouvez même les inviter à vous appeler en cas de besoin », ajoute Joanne Ferguson.

Cela fait, la conseillère et son successeur doivent passer en revue le dossier de chacun des clients. Évidemment, ils examineront tous les éléments stratégiques des plans financiers. Ils s’arrêteront également aux questions cruciales que poseront sans doute les clients. En effet, il est important que la conseillère et son remplaçant fournissent des réponses uniformes et cohérentes. Des informations contradictoires pourraient semer le doute dans l’esprit des clients, ce qui risque d’être néfaste à tournant dans l’évolution du cabinet.

Enfin, le nouveau venu portera une attention particulière à certains détails : prénom des enfants des clients, passe-temps et loisirs qu’ils pratiquent, etc. « Lorsqu’il rencontrera ses clients, ce sera plus facile de faire connaissance et de créer un lien de confiance », indique Joanne Ferguson.


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