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Des formulaires intelligents

28 janvier 2011 | François Laporte | Commenter

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Copier et coller stérilement des données sur des bouts de papier dont on cherchera toujours la dernière version, c’est comme faire son épicerie avec des sous noirs : ça fonctionne, mais ça rend l’attente en ligne beaucoup plus difficile.

Évidemment, si on ne vend qu’un seul produit d’une seule compagnie, ce problème n’existe pas. Mais si on habille sa clientèle des pieds à la tête auprès de plusieurs fournisseurs (planification de la sécurité financière, assurances, fonds communs, rentes, etc.), on peut vivre un cauchemar au quotidien :

  • Avalanche de formulaires à péremption rapide.
  • Supports variés :
  • papier : 8 1/2 X 11 ou 8 1/2 x 14, copie carbone, numéros de série… il ne manque que le papyrus !
  • numérique : PDF, Word, Excel… trop souvent cadenassés, c’est-à-dire impossibles à réviser ou à sauvegarder.
  • Tenue d’inventaire à rendre dingue.

De grâce, adoptons des réflexes dignes du XXIe siècle!

François Laporte

Travaillons peu, travaillons mieux

Heureusement pour nous, grâce à l’infonuagique, les compagnies d’assurance et de fonds peuvent transférer leurs formulaires en format PDF directement dans notre nouveau CRM (Customer Relationship Management).

Ces formulaires s’autoremplissent sans erreurs (nom, prénom, NAS, date de naissance, adresse complète, numéro de téléphone, etc.), directement à partir de la fiche client. Et cela se fait au grand plaisir du client, de notre secrétaire, des gardiens de la conformité et des personnes qui traitent nos demandes et en apprécient la clarté.

Enfin, une copie des formulaires dûment remplis ainsi qu’un enregistrement d’activité sont automatiquement inscrits au dossier du client. En cas de pépin ultérieur – divergence, plainte ou inspection –, il nous sera facile de présenter la preuve de notre geste professionnel. Et je ne compte plus les fois où j’ai pu démontrer que ce système fonctionne !

C’est simple, efficace, rentable et faible en cortisol.

Nos fournisseurs pourraient faire plus de ventes avec nous

S’ils envoyaient dans nos CRM leurs plus récents formulaires, nos fournisseurs nous feraient épargner un temps précieux. Ils pourraient voir augmenter leurs ventes puisque nous voudrions travailler davantage avec eux; et dans la foulée, ils verraient diminuer substantiellement les frais de traitement occasionnés par des demandes erronées.

Simple! Il leur suffirait de nommer une personne responsable qui passerait en revue chaque nouveau formulaire afin de s’assurer que celui-ci réponde à quelques normes logiques et numériques. Ainsi, ces formulaires devraient :

  • être offerts en format PDF;
  • pouvoir être remplis/cochés;
  • pouvoir être sauvegardés;
  • posséder un nom descriptif qui facilite la recherche dans notre CRM.

Cette personne attitrée ferait ensuite parvenir, par courriel, le formulaire vérifié directement à la personne qui en est responsable chez nos fournisseurs de CRM. Cette dernière se chargerait du conditionnement ou « mappage » qui donnerait au formulaire toutes les qualités requises décrites plus haut.

Assureurs, vous avez besoin de contacts pour y arriver plus rapidement? Faites-moi signe!

L’intelligence est en marche

Dans ma chronique de décembre, je partageais avec vous mon rêve d’un grand projet qui servirait les intérêts de tous, à savoir les clients, les conseillers et les fournisseurs. Voici la suite : j’ai commencé à réunir autour de diverses tables des acteurs motivés, enthousiastes, crédibles et décisionnels : des fournisseurs de CRM, des agents généraux, des experts en technologie, des représentants d’organismes de réglementation, des directeurs de services financiers, des fournisseurs de formations, etc., afin de réussir un grand virage technologique qui s’articulera autour des axes suivants :

  • Mise à l’épreuve, assurée par une firme de renom, de la sécurité des CRM.
  • Ouverture de nombreux canaux sécurisés alimentant nos CRM en données clients à jour.
  • Approvisionnement de formulaires numériques à jour, tel que décrit plus haut;
  • École du bureau numérique à la disposition des conseillers qui manquent de temps et souhaitent moderniser efficacement leur pratique.
  • Site web (actuellement en conception) destiné à tous les conseillers désireux de trouver les meilleures pistes d’efficacité numérique.

En attendant ce jour où, enfin, nos systèmes CRM et les bases de données de nos fournisseurs se parleront au quotidien, je vous serais reconnaissant de vérifier régulièrement auprès de vos partenaires fournisseurs où en est leur réflexion quant à ce besoin criant.

Une carte de guichet remplace avantageusement les sous noirs!


François Laporte est conseiller en sécurité financière. On peut le joindre à francois.laporte@cgocable.ca

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