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Deux solutions pour réduire les coûts de conformité

9 avril 2012 | Richard E. Austin | Commenter

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En période de crise financière, les gouvernements n’ont parfois qu’un seul outil à leur portée : la réglementation. Ils savent que les citoyens veulent les voir agir rapidement, mais la précipitation provoque souvent des conséquences imprévues. Plus la loi se complexifie, plus les coûts de conformité augmentent. Voici deux façons de les réduire.

1. COUPEZ DANS LE GRAS
Identifiez les volets de votre pratique qui ne génèrent aucun profit, selon la méthode du coût complet, c’est-à-dire en incluant les coûts de conformité, qui sont souvent omis. Une analyse de rentabilité pourra mettre en lumière les activités qui peuvent être éliminées ou sous-traitées. En réduisant la gamme de produits que vous offrez, vous n’aurez plus à vous soucier de la conformité et autre exigence liée à ces produits spécifiques.

Par exemple, l’obligation de bien connaître vos produits rend inefficace (et même dangereuse) la vente en partenariat limité à seulement un ou deux clients. Le temps que vous devez investir dans la lecture de la documentation, la recherche supplémentaire et la détermination du niveau de risque ne vaut généralement pas la compensation obtenue.

1,17 milliard
    • Dépenses des PME pour se conformer à 11 articles principaux de réglementation en 2008.

Source : Statistique Canada

Les obligations d’épargne provinciales sont un autre produit qui génère une perte de temps. Vous devez remplir beaucoup de paperasse, pour un bénéfice minimal. Afin de prendre en compte les changements saisonniers dans la demande, la volatilité du marché et les risques opérationnels, assurez-vous d’étendre votre analyse sur un cycle d’affaires complet.

Vous aurez aussi avantage à évaluer à quel point l’abandon d’un produit ou service particulier affecte vos objectifs à long terme, vos relations avec les clients et vos liquidités. En réduisant vos responsabilités, vous pourrez consacrer vos ressources aux volets les plus profitables de votre pratique et éliminer les risques associés aux segments que vous avez abandonnés. La cerise sur le gâteau : vous réduirez les coûts de conformité.

2. AUTOMATISEZ
Un logiciel de conformité bien conçu et configuré adéquatement vous offre un mécanisme centralisé de suivi et de mesure; utilisez ces systèmes le plus possible. Les audits des instances de réglementation révèlent fréquemment une documentation obsolète, ou qui n’a pas été signée par le client et renvoyée en copie. La responsabilité de faire circuler ces documents revient souvent à un assistant.

Les logiciels de CRM (gestion des relations avec la clientèle) offrent un suivi de la documentation qui permet des corrections, lorsque nécessaire, incluant des messages automatisés aux clients et parties prenantes. Ce type de logiciel peut aussi être utilisé pour recueillir les notes détaillées de toutes vos conversations avec chaque client.

Ces logiciels offrent en outre un suivi de la composition de vos dossiers pour vous assurer qu’ils demeurent dans vos paramètres et que les portefeuilles qui ne conviennent plus déclenchent une action appropriée, comme une fermeture de compte. Le système peut aussi identifier les profils de transaction inhabituels, pour vous permettre de faire un suivi. L’avantage : assurer votre conformité en améliorant votre relation avec le client.

Richard E. Austin est avocat chez Borden Ladner Gervais à Toronto. En collaboration avec Peter Esfandiari, stagiaire en droit.

Cet article est tiré de l’édition d’avril du magazine Conseiller. Consultez-le en format PDF.

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