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Affaires

Envoyer la machine de fax… dans la corbeille

3 août 2011 | Commenter

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À une époque où les communications se font par voie numérique, téléphones intelligents, textos, Skype et autres, beaucoup de professionnels de l’industrie financière ont toujours un pied bien ancré dans les années 1960… Nous parlons ici du fax, d’abord connu sous le nom de fac-similé (1900), belinographe (1925), et finalement le télécopieur Magnafax (1966). Kevin Cork, président de TheAbsoluteGroup.com et chroniqueur techno sur notre site jumeau Advisor.ca souligne ce décalage dans une récente chronique.

Bien sûr, les modèles de fax les plus modernes offrent toutes sortes d’options, comme retarder la réception des fax après six heures du soir. Mais essentiellement la technologie reste la même. Les coûts et les tracas rattachés à l’utilisation de cet appareil demeurent. N’en avez-vous pas assez de payer 40 $ par mois pour une ligne dédiée au fax, et un autre montant de 40 $ en frais de papiers?

Pourtant, la solution est simple et existe depuis une dizaine d’années. Il est possible d’aller en ligne et de se créer un compte chez un des nombreux sites internet offrant un service de serveur de fax. Ces sites vous permettent de créer un numéro de fax local ou un numéro 1-800, qui fera en sorte que vous recevrez tous vos fax dans votre boîte de courriel sous forme de documents PDF.

Beaucoup moins de classement
Les documents PDF sont cent fois plus faciles à classer, copier, sauvegarder et renvoyer à d’autres destinataires. Fini le temps où il fallait imprimer 12 copies d’un document de 44 pages renfermant les nouvelles directives d’une compagnie d’assurance, pour l’envoyer à chaque courtier. Vous pouvez désormais configurer votre compte Outlook pour que tous les fax en provenance de cette compagnie soient automatiquement renvoyés par courriel aux courtiers du bureau.

De plus, on peut facilement faire des recherches parmi les documents PDF renfermant des fax que l’on a reçus. Vous pouvez utiliser l’outil de recherche de Windows7 pour effectuer une recherche par mot-clé parmi les titres de documents, ou à l’intérieur même du texte des fax. Si vous n’utilisez pas encore Windows7, vous pouvez  télécharger Google Desktop pour l’ajouter à Windows Vista, XP ou même sur un mac. Les utilisateurs de macs peuvent utiliser l’outil « Finder » bien sûr.

Créer un numéro de fax de cette façon peut coûter aussi peu que 8,50 $ par mois. À un tel  prix, chaque courtier ou représentant du bureau pourrait avoir son propre numéro de fax. Une firme canadienne très bien, Myfax.com, constitue un excellent point de départ pour se débarrasser de son étrange et maladroite machine. Il peut être judicieux de commencer par donner le nouveau numéro de fax à ses fournisseurs, avant de le faire avec les clients, pour voir si tout fonctionne bien.

Bonjour 2011. Adieu 1966.

Ce texte est adapté d’un article paru sur Advisor.ca. Traduction Fabrice Tremblay.

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