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Faire le ménage de nos archives avant la numérisation

27 mai 2010 | François Laporte | Commenter

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Dans les éditions de Conseiller de février et mars, cette chronique présentait un processus éprouvé de numérisation des archives des dossiers-clients. Ce mois-ci, je vous propose quelques suggestions pour préparer vos dossiers-clients AVANT leur numérisation.

Rappelons que cette étape est essentielle et fait partie d’un solide plan de mise au numérique de notre cabinet.

Par quoi commencer?

Une fois que la décision de se lancer dans l’aventure est prise et que les ressources dont nous aurons besoin (le personnel, le scanneur, le CRM, etc.) sont déterminées, il faudra choisir l’ordre dans lequel nos dossiers seront nettoyés : soit alphabétique, soit par importance des clients.

Prendre un dossier à la fois et, avec l’aide de séparateurs, regrouper les documents par produits :

  • vie
  • invalidité
  • maladies graves
  • collectif
  • rentes
  • fonds distincts
  • fonds communs
  • planification, etc.

Que doit-on conserver?

François Laporte

Comme le rappelle Marie-Élaine Farley, vice-présidente, Affaires juridiques et corporatives et secrétaire à la Chambre de la sécurité financière : « … vos dossiers constituent l’historique de vos relations avec vos clients. Ils pourraient […] s’avérer un moyen efficace pour démontrer que vous avez respecté toutes vos obligations en cas de conflit, d’autant plus que les procédures devant le comité de discipline de la Chambre sont imprescriptibles, c’est-à-dire qu’il n’y a pas de délai maximum ou de date butoir pour porter plainte contre un représentant ».

Qu’est-il défendu de conserver?

Il faudra soustraire du dossier tout ce qui n’est pas nécessaire à la réalisation de l’objet déclaré du dossier (ex. : documents personnels sans rapport, copie d’actes juridiques pour lesquels nous ne détenons pas de permis, commentaires sur le style de vie, etc.) ainsi que tout formulaire pré-signé, police non livrée, commentaires inappropriés, photos compromettantes, etc.

Comment baptiser les documents numérisés?

Je vous suggère cette forme numérique-descriptive : ANNÉE-MOIS-DATE DESCRIPTION DÉTAILLÉE. Pour une proposition de rente à capitalisation flexible par exemple, cela donnerait :

2013-02-28
Demande de dépôt supplémentaire
6000 $ REER de conjoint
30123156 Louise.

En indexant la liste de tous les documents relatifs au client, la partie ANNÉE-MOIS-DATE du nom permettra à quiconque de retrouver facilement à l’intérieur de notre CRM le document recherché. De plus, en consultant cette liste, on comprendra rapidement les activités réalisées chronologiquement pour le client.

La partie DESCRIPTION DÉTAILLÉE du nom permettra quant à elle à tout non initié(e) de comprendre l’objet et la pertinence de chaque document.

Un bon CRM offrira par ailleurs la possibilité d’ajouter à chaque document un champ déroulant (« Fonds distincts » dans ce cas-ci) qui affinera encore les recherches ultérieures et les rapports d’activités.

Quels documents garder sous leur forme physique?

Tout document qui peut avoir une portée juridique dans le temps devrait être conservé sous sa forme papier, tels des contrats commerciaux, des baux, des ententes d’affaires, etc. Conservons au moins un classeur physique!

Comment détruire le papier?

Plusieurs firmes privées de renom offrent un service de déchiquetage. On peut garder nos documents originaux dans un endroit sécurisé (au bureau) pendant une période tampon de quatre à six mois, puis faire appel à l’une de ces firmes pour ramassage/déchiquetage. Il est aussi possible de les apporter directement au service de déchiquetage certifié de l’écocentre de notre municipalité. Dans la plupart des cas, la facturation se fait au kilo et un reçu officiel prouvera la destruction sécuritaire de nos archives.

Hésitant?

Les règlements de la Chambre et de l’AMF sont clairs : avoir des dossiers-clients conformes est obligatoire.

Même si une partie du travail peut être déléguée, cette opération demandera toujours un minimum d’investissement en temps, attention et énergie. Mais une fois cette étape complétée, la numérisation et le dépôt des archives dans notre CRM se feront presque les doigts dans le nez. En plus de voir croître la valeur de notre cabinet, la numérisation apportera des avantages existentiels incalculables : plus de liberté et de mobilité, trouver tout document en un seul clic de souris, avoir accès à ses documents de n’importe où dans le monde, possibilité de partage de documents pour du travail en collaboration, gain de sécurité (pas de risques de perte, de vol ni d’incendie, etc.), gain d’espace et d’efficacité, etc.

Libre, libre, libre!

La poubelle est le meilleur accessoire de rangement.
– San Antonio


François Laporte est conseiller en sécurité financière. On peut le joindre à francois.laporte@cgocable.ca

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