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Affaires

L’automne, on reprend les affaires… quelles dépenses déduire?

16 novembre 2011 | Odile St-Hilaire et Michel Lessard | Commenter

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L’été étant définitivement terminé, c’est maintenant le temps de reprendre le cours des affaires. Pour le travailleur autonome, la belle saison a souvent été l’occasion d’activités avec les clients, tandis qu’avec l’arrivée des couleurs automnales la ronde des congrès et formations reprend, entraînant la question des dépenses déductibles d’impôt ou pas. Petit tour d’horizon.

Le bureau à domicile
Les critères
Le particulier qui est travailleur autonome a le droit de déduire dans le calcul de son revenu d’entreprise de son année d’imposition, dans la mesure où elles sont raisonnables, les dépenses effectuées pour une partie de l’établissement autonome où il réside, si les critères suivants sont respectés :

– ce local lui sert, à plus de 50 %, de principal lieu d’affaires de l’entreprise;
OU
– exclusivement pour tirer un revenu d’une entreprise et pour rencontrer des clients ou des patients sur une base régulière et continue dans le cadre de l’entreprise.

Le principal lieu d’affaires
En vertu du premier critère, un particulier ne peut déduire dans le calcul de son revenu d’entreprise un montant à l’égard d’une partie d’un établissement que si celle-ci constitue son principal lieu d’affaires. Le mot « principal » n’étant pas défini dans la loi, on doit lui attribuer son sens courant. Par exemple, une pièce de l’établissement d’un entrepreneur est considérée comme son principal lieu d’affaires si elle lui sert à la gestion de son entreprise, c’est-à-dire la réception des commandes, la comptabilité, les achats et la gestion des feuilles de paie, même si les autres activités de son entreprise, notamment l’exécution des contrats, se déroulent chez le client.

Exclusivement pour tirer un revenu d’entreprise
Si le bureau à domicile n’est pas le principal lieu d’affaires du travailleur autonome, le deuxième critère qu’il faut alors satisfaire prévoit que la partie de l’établissement doit être utilisée à la fois exclusivement pour gagner un revenu d’entreprise et de façon régulière et continue pour rencontrer, dans le cadre de l’entreprise, les clients ou les patients du particulier. Ainsi, pour qu’il y ait utilisation exclusive de l’aire de travail pour gagner un revenu d’entreprise, il faut qu’un espace distinct, comme une ou plusieurs pièces, soit uniquement destiné aux activités de l’entreprise.

Pour rencontrer des clients sur une base continue
Le deuxième critère précise que le local de travail exclusif doit aussi servir à rencontrer des clients ou des patients sur une base régulière et continue. L’examen des faits déterminera si la fréquence et la régularité des rencontres sont suffisantes pour que cette partie du critère soit remplie. Un local de travail qui tient normalement des réunions occasionnelles, ou des réunions fréquentes, mais de façon irrégulière ne répondrait pas au critère. Par exemple, cela ne serait pas suffisant pour un médecin qui recevrait à son domicile un ou deux patients par semaine; le critère de la fréquence et de la régularité ne serait pas respecté. Mais il le serait, en revanche, si ce médecin rencontrait cinq patients par jour, cinq jours par semaine.

Les dépenses
Si l’un ou l’autre des deux critères ci-dessus est satisfait, le travailleur autonome pourra déduire les dépenses admissibles, mais uniquement jusqu’à concurrence du revenu qu’il tire de son entreprise pendant l’année. Autrement dit, il ne peut pas créer de perte; l’excédent non déductible est réputé être une dépense de l’année suivante et également des années subséquentes tant que les revenus de l’entreprise en permettent l’utilisation. Au Québec cependant, ces dépenses sont traitées à l’instar des frais de représentation et sont limitées à 50 % de la dépense réelle.

Aucune méthode de calcul n’est prescrite par la Loi de l’impôt sur le revenu (LIR) ou la Loi sur les impôts pour la déduction de ses dépenses. La méthode la plus simple est probablement celle de la superficie du bureau par rapport à la superficie totale du domicile.
Au prorata, donc, les dépenses suivantes peuvent être calculées : l’électricité, le chauffage, frais d’entretien et réparation, les impôts fonciers, primes d’assurance maison, les intérêts hypothécaires et l’amortissement.

Mentionnons que le travailleur autonome ne peut déduire qu’une partie du coût de la ligne personnelle de téléphone, calculée selon la méthode mentionnée ci-dessus. Il a cependant le droit de déduire ses frais de connexion Internet aux fins d’affaires, ses frais d’appels interurbains et le coût d’une ligne de téléphone ou de cellulaire utilisée expressément pour son entreprise.

La déduction pour résidence principale et le bureau à domicile
En général, l’utilisation accessoire d’une partie de la résidence à titre de bureau ne fait pas perdre le bénéfice de la déduction pour gains en capital pour résidence principale pourvu qu’aucune déduction pour amortissement ne soit demandée. Par conséquent, il est recommandé de ne pas réclamer une dépense d’amortissement à l’égard du bureau à domicile, car le contribuable perdrait alors le bénéfice de la déduction pour gains en capital, pour cette portion de la résidence principale. Des modifications importantes à la structure de l’immeuble (par exemple, une entrée distincte à l’immeuble) peuvent aussi faire perdre le bénéfice de cette exemption.
Lorsque le travailleur autonome est locataire plutôt que propriétaire de son domicile, il pourra déduire une portion de ses paiements de loyer en sus des autres dépenses mentionnées ci-dessus.

Le cas du particulier faisant affaire via une corporation
Les dispositions précédentes ne trouvent pas application à une corporation. Les dépenses effectuées par une corporation qui a un bureau à domicile seront plutôt sujettes aux mêmes règles générales que toute société, soit à la déductibilité de toutes dépenses raisonnables. Règle générale, le particulier propriétaire de la résidence dans laquelle les bureaux de la société sont situés facturera un loyer à la corporation.

Les loisirs
La Loi ne permet pas de déduire une dépense engagée pour l’usage ou l’entretien d’un bateau de plaisance, d’un chalet-hôtel, d’un pavillon, d’un terrain de golf ou d’une installation récréative.  Il n’est pas non plus permis de déduire une dépense engagée à titre de cotisation à une association dont l’objet principal consiste à fournir à ses membres des installations pour les loisirs, le sport et les repas.

Dépenses au club de golf
Même si des raisons d’affaires justifient l’appartenance à un club de golf et à l’organisation de parties de golf avec des clients, les droits d’entrée (« green fees ») ainsi que les cotisations annuelles à un club de golf ne sont pas déductibles. Cependant, il en serait tout autrement si la dépense est effectuée à titre de commandite ou publicité, particulièrement lors d’un tournoi de golf.
Quant aux dépenses de repas et de boissons consommés dans un club de golf, elles sont déductibles, à raison de la limite de 50 % applicable aux frais de représentation, sans distinction de celles engagées dans un autre lieu, pourvu que le coût des aliments et boissons soit présenté de façon distincte sur la facture émise par le club de golf.

Cotisations à un club de loisirs ou sport
On ne peut pas déduire les dépenses engagées par le contribuable sous forme de cotisations (droits d’inscription ou autres) qui procurent au contribuable, à ses employés ou à quiconque le droit d’utiliser les installations d’un club dont l’objet principal consiste à fournir à ses membres des installations pour les loisirs, le sport ou les repas.
Bien que ces dépenses ne donnent pas droit à aucune déduction pour l’employeur, l’utilisation que fait l’employé d’installations récréatives ou d’installations de conditionnement physique internes appartenant à l’employeur et destinées aux employés ne donne pas lieu à un avantage imposable pour ces derniers.

Également, aucun avantage imposable ne découle généralement d’une situation dans laquelle l’employeur assume, pour ses employés, les frais d’utilisation de telles installations fournies par une organisation à laquelle l’employeur est lié ou non, pourvu que tous les employés aient droit, au même titre, à l’utilisation des installations ou à l’adhésion.
En revanche, si l’adhésion au club tient d’un avantage social qui profite peu ou pas à l’entreprise de l’employeur, les droits d’adhésion sont considérés comme un avantage imposable pour l’employé et entrent dans le calcul du revenu de ce dernier.

Frais de congrès
Un congrès peut se définir comme une rencontre officielle des membres d’une organisation à des fins professionnelles ou commerciales.  Un contribuable qui exploite une entreprise peut déduire les dépenses pour assister à au plus deux congrès dans une année d’imposition, aux conditions suivantes :

– que les congrès aient été tenus par une organisation commerciale ou professionnelle;
ET
– que les congrès auxquels le contribuable a assisté aient un lien avec l’entreprise qu’il exploite ou la profession qu’il exerce.

Il n’est pas nécessaire que le contribuable soit membre de l’organisation responsable du congrès, mais sa présence doit être en relation avec l’entreprise qu’il exploite ou la profession qu’il exerce.

Le territoire
Cette règle prévoit que les déductions ne peuvent être permises qu’à l’égard des dépenses pour assister à des congrès dans des endroits qui concernent le territoire sur lequel l’organisation exerce son activité. Il faut donc en général qu’un congrès organisé par une organisation canadienne soit tenu au Canada si l’organisation a un caractère national, ou bien dans la province, la municipalité ou la région du Canada où l’organisation exerce ses activités, si l’organisation a des activités ainsi limitées géographiquement. Par conséquent, les dépenses engagées pour assister à un congrès tenu à l’extérieur des limites géographiques de l’organisation canadienne responsable ne sont habituellement pas déductibles dans le calcul du revenu et, pour cette raison, un congrès tenu au cours d’une croisière en mer est considéré comme tenu à l’extérieur du Canada.

Dépenses reliées à un congrès
La déductibilité de certaines dépenses relatives à un congrès peut cependant être limitée .
Sous réserve de certaines exceptions, la partie déductible des dépenses pour aliments, boissons et divertissements est limitée à 80 pour 100 du moindre des montants suivants :

  • le montant réel, payé ou payable pour ces dépenses;
  • le montant qui serait raisonnable dans les circonstances pour de telles dépenses.

Également,  lorsque les frais payés ou payables pour participer à un congrès donnent droit à des aliments, boissons ou divertissements au participant et qu’une partie raisonnable des frais (calculée en fonction du coût des aliments, boissons et divertissements) n’est pas attribuée ou indiquée par l’organisateur pour ces avantages, un montant de 50 $  est réputé être le montant payé ou payable pour les aliments, boissons et divertissements pour chaque jour de l’événement où ceux-ci sont fournis, et les frais de participation à l’événement sont réputés être la différence. La règle ne s’applique pas aux rafraîchissements offerts accessoirement tels que jus, café, beignes et muffins.

Congrès et vacances
Un contribuable qui fait coïncider sa participation à un congrès avec un voyage de vacances doit répartir ses dépenses de façon raisonnable  afin de mettre à part celles qui constituent des dépenses de vacances, ce qui veut dire de façon à permettre au contribuable de déduire le coût total du déplacement pour se rendre de son lieu de travail au congrès et revenir par la voie la plus directe possible, de même que les frais d’hébergement pendant la période où il participe au congrès.
À noter que les dépenses engagées par ou pour un conjoint ou des enfants qui accompagnement le contribuable à un congrès ou lors d’un voyage qui combine congrès et vacances sont habituellement réputées être personnelles et, donc, ne sont pas déductibles.

Frais de formation
Un congrès ne prend généralement pas la forme de cours et, donc, s’il y a des cours théoriques et qui visent l’apprentissage d’un sujet suivant un programme bien établi, nous sommes plutôt en présence d’une formation.

Si le contribuable suit un cours uniquement pour conserver, mettre à jour ou améliorer une compétence ou un titre déjà acquis pour les besoins de son entreprise ou de sa profession, les frais raisonnables et non personnels engagés pour suivre le cours sont des frais courants et la déduction est permise.  Par exemple, les frais engagés pour un cours permettant à un professionnel d’apprendre les plus récentes méthodes de sa profession peuvent être déductibles, même si le cours porte sur un domaine de sa profession où il n’a pas travaillé activement auparavant, bien qu’il ait été qualifié pour le faire.  Les frais déraisonnables et personnels ne seront pas déductibles. Les critères suivants doivent être considérés pour le déterminer.

Durée
Les cours de formation à plein temps ne durent en général que deux ou trois semaines; ils sont donc raisonnables. Les frais engagés pour un cours à plein temps qui excède cette durée peuvent, dans certains cas, être qualifiés de raisonnables.

Lieu du cours
En règle générale, les dépenses engagées pour assister à des cours donnés à l’extérieur du territoire géographique général du contribuable ne sont réputées être déraisonnables que s’ils sont plus élevés qu’ils ne l’auraient été si un cours semblable était donné sur ce territoire.

Journées sans formation
Le contribuable qui suit un cours ne peut déduire les dépenses engagées pendant les jours où il n’y a pas de formation. On fait cependant une exception pour les jours d’arrivée et de départ ainsi que les fins de semaine (y compris les longues fins de semaine) lorsque le contribuable doit assister au cours le dernier jour de la semaine précédente et le premier jour de la semaine suivante et qu’il est raisonnable qu’il reste sur place pendant la fin de semaine.

Frais de nourriture, boisson et divertissement
Les règles énoncées plus haut pour les congrès s’appliquent également aux frais de formation.

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