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Mener une conférence au succès

18 août 2014 | Bryce Sanders | Commenter

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Lorsque l’on organise une conférence, amener les gens à se pointer le bout du nez représente le plus gros du travail. Mais remplir la salle n’est que la première étape. Voici quelques trucs pour que votre événement soit couronné de succès.

Choisir le sujet

Les clients potentiels reçoivent quantité d’invitations d’autres conseillers qui se ressemblent parfois toutes. Pour vous démarquer, considérez deux approches:

–       Résolvez un problème : Identifiez un problème qui touche votre public et utilisez la conférence pour offrir une solution potentielle. Le vol d’identité en est un bon exemple.

–       Jouez la carte de la gratuité : Choisissez un sujet à propos duquel il faut habituellement payer pour avoir de l’information, ou qui nécessite beaucoup de recherche. Les mises à jour sur les changements de taxation ou la planification immobilière sont de bons exemples.

Remercier les commanditaires

Il est peu probable que vous défrayiez seul la location de la salle, la publicité, les envois postaux et la nourriture. Habituellement, un fonds ou une compagnie d’assurance entrent en jeu.

Identifiez-les et remerciez-les avant et après la conférence. Référez de façon subtile à leurs produits, par exemple comme une des solutions possibles au problème que vous décrivez.

Gérer les autres conférenciers

Peut-être avez-vous invité d’autres professionnels, tels que des comptables ou des avocats, à votre conférence. Il se peut qu’ils attirent avec eux d’autres clients potentiels.

Mais rappelez-vous que vous êtes la vedette de ce spectacle. Agissez comme maître de cérémonie, appelant les conférenciers à monter et descendre de la scène et animez la période de questions.

Se préoccuper de la logistique

Lors du choix du lieu, tout est une question d’équilibre. Vous voulez du prestige, mais vous ne voulez pas payer plus que nécessaire.

Les hôtels sont populaires, mais les musées, clubs privés et restaurants sont aussi adéquats. Le lieu doit être central, facile à trouver et il doit être aisé et sécuritaire de se stationner à proximité.

Créer une ambiance

Assurez-vous d’avoir des indications claires de la porte d’entrée au lieu de votre conférence. Accrochez une bannière affichant le nom de votre firme derrière la scène.

Apportez votre propre équipement audiovisuel et testez-le deux fois au préalable. Si vous servez des rafraîchissements, gardez-les au fond de la salle.

Certains conseillers croient qu’il vaut mieux qu’ils gèrent la table d’inscription eux-mêmes. Ils ont tort! Trouvez un stagiaire ou un employé de votre bureau pour s’en occuper.

Votre travail est de souhaiter la bienvenue aux gens lorsqu’ils arrivent. Si vous avez des conférenciers invités, promenez-vous et présentez-les à vos invités.

Anticiper les problèmes

Prévoir ce qui peut mal tourner augmente les chances que cela ne survienne pas. Parmi les problèmes potentiels :

–       Personne ne vient : Un faible nombre de participants est généralement le résultat d’un faible travail de confirmation au préalable.

–       Aucun lien ne s’établit avec le public : Cela se règle facilement en utilisant des exemples hypothétiques.

–       Personne ne laisse ses coordonnées : Organisez mieux le processus d’inscription.

–       Vous perdez des clients potentiels : Vous avez fait tout ce travail pour les intéresser. Ne laissez pas ces efforts devenir inutiles par un suivi inefficace.

–       Problèmes audiovisuels : Faites le test final environ 30 minutes avant la conférence.

–       Vous êtes ennuyant : Modulez votre voix, souriez quand vous parlez et ajoutez un conférencier supplémentaire pour plus de variété.

–       Pas de question pendant la période de questions : Commencez vous-même par quelques questions ou décrivez des exemples hypothétiques. « Combien de personnes ici connaissent quelqu’un qui…? »

–       Pas de prospectus : Mauvaise idée. Comment vont-ils se rappeler de vous?

Mesurer les résultats

Vous recherchez un retour de six contre un pour vos résultats d’affaires comparés aux dépenses.

Évaluez la logistique de l’évènement. Y a-t-il eu congestion à l’inscription? Était-il facile de trouver la salle? Est-ce que la soirée s’est déroulée rondement? Cotez le lieu et la nourriture. Considéreriez-vous y retourner?

Ce texte a d’abord été publié sur Advisor.ca. Traduction et adaptation par Christine Bouthillier.

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