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Mon assistant virtuel, mode d’emploi

11 avril 2016 | Bernard Viau | Commenter

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Techno_Tablette_Connecter_Doigt_Tactile_425Instructions pour débuter

Pour commencer, vous devrez entrer une dizaine de noms, soit ceux de vos clients les plus prometteurs. La seconde page du fichier sera consacrée aux enfants de vos clients.

Les colonnes A et J, en bleu, contiennent des formules, ne les effacez pas. La colonne A donne automatiquement un numéro à chaque client et la colonne J calcule l’âge de chacun. Le numéro de client est composé des premières lettres du nom, du mois et du jour de naissance.

Entrez les informations de base : nom, prénom, téléphone et date de naissance. Si vous ne connaissez pas cette dernière, entrez le 1er janvier et estimez l’année en fonction de l’âge de votre client. Les dates doivent être entrées selon le format année-mois-jour. Les deux colonnes les plus importantes pour l’assistant sont la colonne « Date de rappel » et la colonne « Raison ».

La colonne Hypothèque (M) doit contenir la date du renouvellement du prêt hypothécaire.

La colonne Page (O) permet de renvoyer à la page de votre cahier où vous aurez consigné toutes informations complémentaires concernant vos clients.

Pour classer les informations

Utilisez les boutons ▲▼pour mettre en ordre. Vous pouvez classer par ordre alphabétique le nom, le prénom, la profession et, le plus important, classer par dates de rappel.

Sécurité

Votre cahier doit demeurer personnel et confidentiel. N’y inscrivez pas le nom de vos clients, ni leurs coordonnées. Utilisez simplement leur numéro de client. Si vous le perdez, vos notes seront ainsi inutilisables par un tiers.

Je vous conseille enfin de faire une sauvegarde sur une clé USB tous les vendredis. Perdre des données, surtout celles-ci, serait désastreux. Privilégiez une clé qui permet le chiffrement des données.

Note importante : ces fichiers contiennent des macros, veillez à ce qu’ils soient activés sans quoi votre assistant ne fonctionnera pas. 

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