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Calendrier

Tirez le meilleur parti de vos journées

4 octobre 2010 | Commenter

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calendrier_temps_agenda-425Les conseillers savent que le temps est une ressource rare et précieuse. En font foi leurs agendas qui débordent et leurs longues journées de travail. Il est donc crucial de bien organiser son temps afin d’en tirer le meilleur parti, dit Dan Richards, président de la firme de communication financière ClientInsights.

Allons donc ! Tout le monde sait comment s’y prendre. Vraiment ? Ce n’est pas l’avis de Dan Richards. Il cite à cet effet une étude de la firme bostonienne Cerulli Associates qui révèle comment les conseillers remplissent une journée type de travail.

En moyenne, ils passent :

  • 27 % de leur temps à s’occuper de clients existants.
  • 16 % à en prospecter de nouveaux.
  • 11 % à faire du service à la clientèle.
  • 17 % à faire de la recherche, régler des problèmes administratifs, assurer la formation du personnel, etc.

Dan Richards constate que les conseillers, en moyenne, ne consacrent que 43 % de leur journée à accomplir des tâches à valeur ajoutée, c’est-à-dire s’occuper de clients existants et en prospecter de nouveaux. Cela signifie que le gros de leur journée (57 %) est axé sur des activités à valeur réduite, la plupart du temps.

« Je suis étonné qu’ils concentrent 11 % de leur temps à faire du service à la clientèle. Cela représente environ 4 heures par semaine, ou près de 200 heures par année », déplore-t-il. Certes, il arrive que les conseillers n’aient d’autre choix que de s’astreindre à de telles tâches. Mais, dans bien des cas, un adjoint ou un assistant peuvent prendre la relève, souligne l’expert.

Si les conseillers ne parviennent pas à prioriser les activités réellement rentables, c’est qu’ils estiment peut-être mal la valeur de travail. Afin de s’en faire une idée assez précise, Dan Richards propose l’exercice suivant.

  • D’abord, fixer la valeur d’une heure de travail de conseiller. Par exemple, 50 $ l’heure.
  • Ensuite, dresser la liste de toutes les activités accomplies durant une journée normale.
  • Enfin, déterminer quelles activités méritent d’être payées 50 $ l’heure, et lesquelles peuvent être remplies à moindre coût.

Voici l’exemple d’une liste d’activités journalières.

Clients existants Préparation des rencontres et des appels
  Durée des rencontres (transport inclus)
  Appels que vous initiez
  Retour d’appels des clients
  Service à la clientèle
  Préparation de séminaires à l’intention des clients
  Autres activités
   
Prospects Préparation des rencontres et des appels
  Durée des rencontres (transport inclus)
  Appels que vous initiez
  Retour d’appels des prospects
  Préparation de séminaires à l’intention des prospects
  Analyse du profil des prospects
  Bénévolat
  Autres activités
   
Gestion et administration Planification du travail
  Encadrement du personnel
  Réunions
  Tâches administratives (conformité, etc.)
  Rencontres avec la direction
  Autres activités
   
Recherche et formation continue Lecture de rapports, d’articles, etc.
  Participation à des activités de formation continue
  Activités de réseautage
  Autres activités

Une fois cette liste dressée, les conseillers doivent évaluer les activités qui méritent un investissement de 50 $ l’heure et celles qui valent moins. « C’est une bonne façon d’allouer logiquement les ressources dont on dispose », dit Dan Richards. Dans certaines situations, il peut même être profitable d’engager un préposé à 15 $ l’heure qui se chargera des tâches à valeur réduite. «Même s’il prend deux fois plus de temps que la normale pour les accomplir, il reste que les conseillers peuvent en sortir gagnants», croit Dan Richards.

Il termine son exposé en identifiant trois pièges que les conseillers doivent éviter :

1. Réagir plutôt qu’agir
« Il faut prendre le contrôle de son horaire, pas l’inverse. Sinon, on finit par être à la remorque des événements qui se déroulent autour de soi. »

2. Fixer les mauvaises priorités
Les conseillers ne doivent pas se laisser obnubiler par les activités à valeur réduite. « Les rencontres avec la direction, la gestion de portefeuilles, l’établissement d’une stratégie de communication et la participation à des activités de formation continue sont des exemples d’activités à valeur ajoutée », note Dan Richards.

3. Manquer de discipline
Les conseillers qui arrivent au bureau sans avoir une idée précise de ce qu’ils doivent faire risquent d’être emportés par des tâches superflues. « Il est important d’établir une routine quotidienne. Cela permet d’expédier les affaires courantes et de se concentrer sur l’essentiel », conclut Dan Richards.

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