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Travailler sans papier, une utopie?

25 février 2013 | François Laporte | Commenter

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Notre CRM (Customer Relation ship Management) est choisi, nous utilisons de mieux en mieux l’infonuagique et nous sommes enchantés à la perspective de travailler sans papier.

Excusez le titre racoleur, mais travailler sans papier sera sûrement possible le jour où il n’y aura plus de forêts à couper. Pour le moment, même si on le voulait, nos affaires exigent toujours des documents en papier… avec des signatures à l’encre! Exit donc, dans l’immédiat, l’espoir d’un bureau vraiment sans papier.

En attendant que le virtuel supporte l’ensemble de nos activités professionnelles, je propose de nous rabattre sur ma définition d’un bureau sans papier. En gros, cela consiste à :

  • Ne plus copier, ni archiver de documents papier dans une chemise et/ou un classeur physiques;
  • Voir tous les documents numérisés et classés dans son CRM.

Attention : ne pas se lancer dans l’aventure de l’archivage sans un bon plan de match! Nous y reviendrons, dans une prochaine chronique, avec quelques solutions éprouvées.

François Laporte

Pour diminuer le papier

1. On numérise tous azimuts!

Le mini scanneur est certainement le meilleur ustensile de notre cuisine virtuelle .

Pas plus gros qu’une imprimante à jet d’encre, il s’installe à portée de main. Le document papier sur lequel on vient de travailler sera numérisé immédiatement, classé tout de go dans notre CRM. La version papier sera, s’il y a lieu, expédiée à notre interlocuteur… ou au bac à déchiqueter, après respect du tampon de 6 mois.

 Le Panasonic KV-S1025C (800 $) ou le Fujitsu’s ScanSnap 1500 (450 $) devraient faire votre bonheur.

Fans de mobilité, sachez qu’on peut rapporter beaucoup moins de papier de nos rencontres (clients ou formations) en utilisant la fonction « scanneur » de notre téléphone intelligent ou de notre tablette. TurboScan ou FasterScan HD font un superbe travail. Les cartes professionnelles et les documents importants sont saisis par la mini caméra et immédiatement envoyés :

  • Par le biais du courriel, directement à notre poste de travail;
  • Dans une de nos boîtes virtuelles (DropBox ou autre).
  •  

    2. Adobe standard ou les joies du PDF

    On peut réduire substantiellement le papier généré (et les frais de poste et ICS) en converstissant en PDF tous nos documents et en utilisant le courriel pour les envoyer. Installer le logiciel Adobe Standard (300 $) sur son poste de travail permet de :

    • Créer des documents PDF;
    • Apporter des modifications mineures à un document PDF existant;
    • Créer rapidement des formulaires pouvant être édités à partir de versions papier ou électroniques (Word, PDF, etc.);
    • Fusionner des documents;
    • Signer numériquement des documents PDF pour envoi par courriel, etc.

    3. Le télécopieur virtuel, un atout bien réel

    Pour environ 13 $ par mois, un service de télécopie virtuelle s’intègre parfaitement à notre CRM et hausse d’un cran la sécurité relative à notre gestion documentaire.

    BellFax.com ou MyFax.com nous proposent :

    • Un numéro de téléphone exclusif et sans frais pour recevoir et envoyer des télécopies partout au pays;
    • L’envoi de tout type de document (PDF, Word, Excel, PowerPoint, etc.) à n’importe quel numéro de télécopieur;
    • La réception de télécopies en format PDF directement dans notre boîte de courriel;
    • L’accès à un site sécurisé qui archive toutes nos télécopies envoyées ou reçues lors des 12 derniers mois.

    4. La cour est pleine!

    Il est possible de demander à nos fournisseurs les versions électroniques des documents qu’ils nous envoient régulièrement (rapports, factures, formulaires, publications, publicité, etc.).

    Travailler sans papier a des vertus extraordinaires :

    • Réaliser des économies (papier, encre, abonnement traditionnel à une ligne téléphonique, télécopieur, etc.).
    • Trouver rapidement des preuves (activités, service, actes, formulaires, etc.);
    • Répondre aux inspections de conformité;
    • Tuer dans l’œuf toute intention de plainte de la part des clients, puisque notre CRM nous permet de compiler un historique précis et de mettre facilement la main sur n’importe quel document;
    • Dormir la nuit : aucun document ou note de geste professionnel ne peut se perdre.

     François Laporte est conseiller en sécurité financière. On peut le joindre à
    francois.laporte@cgocable.ca

    Note : Les suggestions d’achat de cette chronique n’engagent pas la responsabilité de Conseiller.

    Pour lire les autres chroniques de François Laporte :

  • Un bureau numérique, sans papier, conforme et rentable
  • Se doter d’un système de gestion des relations-clients
  • Un CRM en infonuagique
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