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Voici venu le temps des « adjointes virtuelles »

17 février 2015 | La rédaction | Commenter

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Vous cherchez une collaboratrice pour vous épauler et offrir un meilleur service à vos clients? La firme iGeny PRO vient d’annoncer qu’elle avait mis sur pied le premier service d’« adjointes virtuelles » expérimentées.

Pour effectuer leurs tâches administratives, celles-ci utilisent le gestionnaire de processus d’affaires du concepteur, qui permet de traiter plus d’activités en moins de temps, réduit considérablement les risques d’erreurs et omissions, s’adapte rapidement aux conditions changeantes et agit de manière structurée et conforme aux lois et règlements.

Coût inférieur au modèle traditionnel

Avant l’arrivée de cette première application web, un tel service « relevait de la fiction », souligne la société québécoise, qui assure qu’aujourd’hui, les conseillers en sécurité financière et les cabinets de services financiers « peuvent avoir accès à un nombre quasi illimité d’adjointes ultras spécialisées », et ce, « à un coût bien inférieur au modèle traditionnel ».

Le concepteur propose quatre domaines distincts dans lesquels sont intégrées ses adjointes :

  • Relations d’affaires (pour une interaction constante avec les conseillers et leurs clients ).
  • Service à la clientèle (il exécute, traite et fait le suivi de toutes les demandes qui leur sont acheminées à travers iGeny Pro par les employées du secteur Relations d’affaires).
  • Nouvelles affaires (ce service traite et fait le suivi de toutes les nouvelles affaires soumises par les conseillers).
  • Soutien administratif (ses employées doivent accomplir des tâches demandant de la précision, telles que la numérisation, le traitement du courrier et le traitement des notifications d’alerte – par exemple un avis de chèque retourné sans provision – reçues de la part des assureurs et des sociétés de fonds d’investissement ).

De nombreux avantages

Si l’on en croit le concepteur, cette solution présente de nombreux avantages. Ainsi, une adjointe sera intégrée dans un service « en fonction de son type de personnalité », ce qui permet de « réduire considérablement les chances que son rôle ne lui convienne pas ou qu’il finisse par l’ennuyer ».

Par ailleurs, « puisque leur rôle correspond parfaitement à leur type de personnalité, les adjointes deviennent de véritables expertes dans leur rôle respectif » et « commettent peu d’erreurs ». Autre avantage, selon la compagnie, ce système leur permet de travailler à partir de n’importe où, y compris à domicile.

Enfin, ce programme « permet de garantir l’uniformité dans le traitement des activités d’un cabinet de services financiers, autant pour les nouvelles affaires que pour les demandes de service, soutient iGeny Pro. L’efficacité passe ainsi à un niveau supérieur et les risques d’erreurs et omissions, tout comme les risques de manquements déontologiques, sont réduits au minimum ».

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