Photo : Elnur Amikishiyev / 123RF

Avec le déluge d’information que nous recevons quotidiennement par téléphone, par courriel, sur Internet et parfois par la poste traditionnelle (oui, ça arrive encore), il devient de plus en plus ardu de se souvenir des données importantes et de les utiliser à bon escient.

David Allen, l’auteur du livre culte sur la productivité intitulé S’organiser pour réussir (Getting Things Done), souligne entre autres que notre « cerveau est fait pour avoir des idées, pas pour les retenir ». La crainte d’en oublier des bouts nous pousse donc à écrire nos idées sur de petits papiers collants ou des serviettes de table, que l’on perd parfois…

Des outils

Pour les plus technos d’entre nous, l’utilisation du bloc-notes de l’ordinateur et du téléphone ou la rédaction d’un aide-mémoire avec un logiciel de traitement de texte deviennent des réflexes. Il faut cependant classer ces notes de façon logique pour tenter de ne rien oublier.

C’est pour combler ce besoin qu’au fil des ans, différents logiciels de rédaction et de classification de notes sont apparus sur le marché. J’en ai utilisé quelques-uns avec un certain succès jusqu’à ce que je tombe sur le Saint Graal : Evernote. Remarquez, je ne suis pas le seul converti. En avril 2017, nous étions plus de 200 millions d’utilisateur1.

Oui, il y a bien OneNote, de Microsoft, qui lui fait concurrence, mais le fait que ce dernier n’offre aucun chiffrement (cryptage) des données me fait pencher en faveur d’Evernote et sa sécurité plus élevée.

Comment ça marche?

Evernote permet de prendre des notes manuscrites sur tablette (avec reconnaissance de caractères) ainsi que des photos de notes manuscrites et de documents, déposer des PDF, rédiger des textes au clavier, enregistrer des segments audio et découper des pages web, en supprimant le superflu (les publicités, le menu, etc.) pour ne conserver que l’essentiel.

Bref, dès qu’une idée émerge, je la note dans ce système. Je trouve un texte intéressant sur le web, une image, un graphique? Et hop! dans Evernote. Le camion d’un réparateur de toiture passe devant moi et c’est justement l’entrepreneur dont j’ai besoin? J’en prends une photo pour Evernote. Un courriel à conserver? Un transfert à Evernote. Je crois que vous avez compris : tout ce
qui est à retenir pour un usage futur peut être stocké dans votre mémoire d’éléphant électronique.

L’animal figure d’ailleurs sur son logo.

Le système principal d’Evernote s’articule autour de carnets dans lesquels on insère les notes. On peut donc avoir un carnet pour un projet spécifique, un pour les choses à faire, un pour les idées technos à incorporer un jour (peut-être) dans notre vie, un pour les rénovations du sous-sol, un pour les articles et ressources à partager, etc.

On peut également utiliser des étiquettes personnalisées qui permettent de regrouper les notes de façon thématique même si elles se retrouvent dans différents carnets. Le débat fait rage sur Internet actuellement à propos de l’utilisation des étiquettes, avec leurs avantages et inconvénients, ce qui tend à démontrer qu’il n’y a pas qu’une seule façon de se servir du logiciel.

Vous trouverez aisément des textes et vidéos informatifs sur le web, où des blogueurs et vlogueurs proposent « leur » méthode de classement avec Evernote. Un nombre impressionnant de livres sur le sujet sont disponibles, dont celui de David Allen cité précédemment. Certains présentent des titres assez évocateurs tels qu’Evernote for Dummies (Evernote pour les nuls), Harnessing the Power of Evernote (Exploiter la puissance d’Evernote) ou Evernote : Your Second Brain (Evernote, votre deuxième cerveau, traductions libres).

Des avantages

Prendre des notes manuscrites devant un client favorise davantage la communication que de les taper à l’ordinateur. Les gens ont tendance à cesser de parler lorsqu’on pianote sur un clavier alors que si l’on écrit, même sur une tablette, l’aspect naturel les encourage à poursuivre leur discours.

Parmi les autres possibilités du système, mentionnons Penultimate, une application d’Evernote pour iPad qui me permet d’enregistrer automatiquement les notes que je prends avec mon stylet lors des réunions avec la clientèle dans le carnet que j’ai créé à cette fin (« rencontres clients »). Et si j’écris clairement, Evernote sera capable de retrouver un mot recherché même dans une note manuscrite.

Revenons au camion d’entrepreneur photographié dans la rue. La recherche d’Evernote est si simple et puissante qu’elle peut me présenter la photo dudit camion quand je recherche le mot « toiture ». C’est tout simplement spectaculaire!

L’incorporation d’Evernote dans le fureteur Internet permet aussi de « découper » des images, des portions de page web, ou des pages entières avec une facilité déconcertante. Son intégration avec d’autres logiciels est tellement aisée que lorsque j’effectue, par exemple, une recherche avec Google, Evernote affiche en parallèle des extraits de mes notes qui pourraient être liés à l’objet de ma recherche.

Evernote peut également servir à partager une note (les procédures du bureau, des articles intéressants, etc.) et même un carnet complet avec un ami ou un collègue. Finalement, la synchronisation entre tous les systèmes (ordinateur, téléphone intelligent, tablette) se fait automatiquement.

Combien ça coûte? Rien au début, et pour plusieurs utilisateurs, ce sera toujours gratuit. Mais dès que vous comprenez le pouvoir d’organisation qu’Evernote procure, même la version la plus onéreuse pour entreprise avec plusieurs utilisateurs paraîtra un bon investissement. Pour ma part, la version « premium » est amplement suffisante et ne me coûte que 54,99 $ par an.

Eric F. Gosselin, Adm.A., est planificateur financier, conseiller en sécurité financière et représentant en épargne collective rattaché aux Services en placements PEAK.

1 Le Temps, « Evernote gagne 75 000 usagers par jour », bit.ly/2OK3TXP


• Ce texte est paru dans l’édition d’octobre 2018 de Conseiller.
Vous pouvez consulter l’ensemble du numéro sur notre site Web
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