Maxim Basinski / 123RF

Elle était belle, l’époque du film You’ve ­Got ­Mail ! ­Lorsque cette œuvre mettant en vedette ­Meg ­Ryan et ­Tom ­Hanks était en salle, cela faisait environ trois ans que l’Internet « grand public » avait été lancé. A fait apparition du même souffle un nouveau mode de communication : le courriel.

Nous étions alors heureux d’en recevoir un et curieux de le lire. Il s’est taillé une place importante dans nos vies, tant sur le plan personnel que professionnel.

Une étude du ­McKinsey ­Global ­Institute, réalisée en association avec l’International ­Data ­Corporation, a démontré qu’au travail, 28 % du temps est consacré à la gestion des courriels. Si vous vous sentez débordés et pensez à tout effacer, vous n’êtes pas seuls.

J’étais personnellement sur le point de mandater un membre de mon équipe de gérer la messagerie électronique pour l’ensemble du bureau quand j’ai découvert mon nouveau meilleur ami technologique : ­SaneBox. C’est un robot qui trie les courriels automatiquement, en temps réel. Magique !

Dès la configuration, qui ne prend que quelques minutes, ­SaneBox répertorie les courriels non ouverts dans la corbeille et les classe comme messages indésirables. Il dresse une liste des adresses des expéditeurs et se rappellera de supprimer leurs envois dès leur arrivée dans ma boîte de réception.

Par la suite, il crée les dossiers suivants : « ­Plus tard », lorsqu’on est par exemple en copie conforme, « ­Nouvelles électroniques » pour les infolettres, « ­Confirmations » pour les messages automatiques confirmant un achat ou un changement de mot de passe, et « ­Trou noir » pour les pourriels.

Le tri commence. Pour éviter qu’un courriel important ne soit supprimé, le robot nous soumet quotidiennement un rapport du travail exécuté, à l’heure choisie. Il est alors très facile d’identifier les messages de clients ou de collègues interceptés par méprise et d’indiquer au logiciel de les déposer plutôt dans la boîte de réception. Il ne refera plus l’erreur par la suite.

Bien que mon nouvel ami ne soit techniquement pas une intelligence artificielle, on le croirait, car l’apprentissage le rend de plus en plus efficace, et moi aussi par la même occasion. SaneBox me fait économiser de quatre à six heures par semaine, selon le rapport d’efficacité qu’il produit sur une base régulière.

Combien valent cinq heures de travail par semaine à votre taux horaire ou à celui d’un employé ? ­Le service de base de ­SaneBox coûte environ 9 $ par mois. On peut ajouter des options qui feront évidemment grimper la facture, mais qui se justifient pleinement !

SaneBox offre également une courte formation gratuite sur la gestion efficace des courriels intitulée « ­Zero ­Inbox ­Academy » (NDLR : l’École ­Boîte de réception vide, traduction libre), un titre assez évocateur.

Ce type de service commence aussi à être intégré plus ou moins efficacement par les messageries ­Gmail et ­Hotmail (Outlook.com), mais leurs robots en profitent pour lire vos courriels afin de vous offrir un peu plus de publicités ciblées…

Il existe évidemment différents outils de tri automatique, notamment ­EmailPet, et d’autres types de services. Par exemple, ­Boomerang planifie les envois. Unroll.me vous désabonne des infolettres que vous ne désirez plus lire. Notez cependant que se désinscrire de bulletins ou de publicités est également une confirmation que votre adresse est bonne et cela génère souvent encore plus de publicités par courriel. SaneBox n’informe pas l’expéditeur du message inopportun, il le détruit simplement.

Ce type de service en est à ses débuts et il est fort à parier qu’au moment où vous lirez ces lignes, d’autres auront vu le jour. C’est signe qu’ils répondent à des besoins bien réels en entreprise : éliminer les interruptions inutiles et prioriser les communications.

QUELQUES CONSEILS POUR PLUS D’EFFICACITÉ AVEC VOS COURRIELS

  1. Prendre un temps défini dans la journée pour lire les courriels, puisque ce n’est pas votre tâche principale.
  2. Ouvrir un courriel plus d’une fois, c’est trop. Mieux vaut décider immédiatement s’il faut y répondre maintenant ou plus tard. Si y répondre prendra plus de deux minutes, il faut le classer pour s’en occuper à un autre moment, déléguer la tâche à un membre de l’équipe ou faire le travail demandé.
  3. La boîte de réception n’est ni une liste de tâches ni un dossier d’archives, elle devrait être vide quotidiennement.
  4. Il est souvent plus rapide de simplement prendre le téléphone pour répondre au message reçu.

eric_gosselin_thumb_150x150
Eric F. Gosselin, ­Adm.A., est planificateur financier, conseiller en sécurité financière et représentant en épargne collective affilié à Groupe financier PEAK.


• Ce texte est paru dans l’édition de février 2018 de Conseiller.