Êtes-vous occupé ou productif?

Vous connaissez sûrement des gens qui prétendent travailler de longues heures, qui croulent sous les piles de papier ou encore qui règlent des urgences en permanence? Quand on analyse leurs comportements en les prenant au premier degré, on pourrait penser que ce sont des modèles à suivre.

La réalité est souvent bien différente. Être occupé n’a rien à voir avec la notion d’être productif. Une présentation récente de Jeff Weiner[1], président de LinkedIn, m’a permis d’apprendre que ce visionnaire réputé pour son leadership prévoit à son agenda une période de 30 à 90 minutes quotidiennement pour… penser. Et oui, ce rendez-vous avec lui-même peut même inclure une sieste! L’image de l’homme d’affaires prospère et occupé que notre société nous a donnée en prend un coup!

Selon lui, un chef de file doit réfléchir stratégiquement : « Les leaders doivent faire la bonne chose pour avoir du succès. Ils ont besoin de temps sans interruption pour mettre en doute les hypothèses qui sont avancées, synthétiser l’information, faire des liens et, surtout, analyser les divers scénarios. »

Il termine en affirmant que cette période d’arrêt est l’outil de productivité le plus important qu’il utilise. De plus, cela lui permet d’éviter de tomber dans le piège de vivre une vie centrée sur le travail. Trop de projets importants et excitants sont à réaliser dans sa vie familiale et sociale pour se permettre de ne pas être productif.

Si c’est bon pour le président d’une entreprise comme LinkedIn, cela devrait aussi l’être pour nous, les planificateurs financiers? Pour devenir efficace, je vous suggère un exercice simple que je partage dans mes séances de coaching. Celui-ci vient de Stephen Covey, l’auteur de Les 7 habitudes des gens qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent, livre qui m’a ouvert les yeux il y a plusieurs années.

C’est élémentaire : écrivez dans chacune des cases ci-dessous tout ce que vous faites pendant votre semaine, sans exception. En étant honnête avec vous-même, peut-être réaliserez-vous que vous pouvez en faire plus en moins de temps?En répertoriant les tâches en fonction de cette matrice, vous réaliserez que l’important est de rester dans la case en haut à droite. Vous vous concentrerez sur ce qui est important pour le développement de votre entreprise et éviterez de vous diriger vers la gauche. Le problème est que tout ce qui se trouve dans les cases du bas vous permet de vous afficher comme un conseiller occupé, mais si je vous observe, il se peut que je vous qualifie plutôt de conseiller improductif. Le « pas important », même si c’est « urgent », devrait être accumulé pour être travaillé à une période donnée, idéalement le vendredi après-midi.

Le plan d’intégration que j’utilise dans mes séances de coaching inclut un atelier sur l’agenda type idéal. Celui-ci prévoit des plages de temps pour être productif :

– Le vendredi après-midi pour régler le « pas important »;

– Le lundi matin pour un rendez-vous avec soi-même (planification de la semaine);

– Les avant-midi pour bâtir les dossiers;

– Les mardis, mercredis et jeudis pour les rencontres client;

– Des périodes pour l’entraînement et le repos.

[1] The Globe and Mail, 14 novembre 2014, Report on Business, page B3