Ces tâches qui grugent trop de temps

Vous avez l’impression de n’avoir jamais consacré autant de temps à gérer de la paperasse ? Vous ne rêvez pas. Depuis un an, plus de la moitié de la journée de travail (58%) est occupée à faire de la coordination plutôt qu’à servir les clients.

Le suivi des dossiers, la recherche d’informations et la communication autour du travail monopolisent les employés, si bien que ces derniers consacrent un peu moins d’un tiers (33%) de la journée à accomplir le travail pour lequel ils ont été réellement embauchés, selon une enquête mondiale menée par le fabricant de logiciels Asana en octobre 2021 auprès de 10 000 cols blancs.

À LA RECHERCHE DU TEMPS PERDU

Où disparait tout ce temps perdu ? Les tâches en double et les réunions inutiles grignotent à elles seules plus de cinq heures par semaine, soit un total de six semaines de travail dans l’année.

Le reste du temps est consacré à répondre à des courriels, à participer à des appels vidéo ou encore à effectuer du multitâche lors de rencontres virtuelles. Le nombre de réunions, par exemple, a augmenté de 70 % pendant la pandémie, selon Reclaim.ai, concepteur d’une application permettant de synchroniser les programmes de calendrier.

À cela s’ajoutent les rappels incessants des notifications pour rappeler une réunion importante, un rendez-vous urgent ou un message à envoyer sans délai. Près du tiers des employés rapportent que leur capacité d’attention est plus courte qu’il y a un an en raison de ces nombreuses sollicitations.

EN MODE RÉACTION

Face à ce tourbillon de tâches, seulement 9 % du temps reste disponible pour effectuer de la planification stratégique, alors que cette proportion atteignait 13 % en 2019. « Le déclin du travail stratégique a été frappant, commente Anne Raimondi, directrice de l’exploitation d’Asana, en entrevue. Les dirigeants ont été beaucoup plus en mode réaction ces derniers temps. »

Ce brouhaha contribue aussi à rendre les tâches à accomplir peu claires. Gérer les priorités devient plus complexe, ce qui augmente le niveau de stress. Plus du tiers (37 %) des personnes interrogées et plus de la moitié, 53 % des travailleurs de la génération Z ont ainsi mentionné ne pas avoir d’heure précise de début ou de fin de leur journée de travail.

Pour ne pas risquer de crouler sous les poids des tâches administratives, l’étude suggère plusieurs pistes de solutions, comme mieux définir les tâches réellement importantes, fixer des objectifs plus clairs et plus réalistes, et organiser des réunions plus productives.