L’art de laisser des messages téléphoniques rentables

Vos clients existants et les prospects que vous sollicitez sont souvent des personnes fort occupées. Les chances sont donc élevées que, lorsque vous les appelez, vous tombiez sur leur répondeur téléphonique et que vous soyez invité à laisser un message.

Or, pour les convaincre de vous rappeler rapidement, vous devez vous y prendre avec doigté, dit Dan Richards, président de la firme de communication financière ClientInsights. « Ces messages ne sont pas anodins. Il s’agit de cartes de visite orales destinées à vendre vos services. Vous avez donc intérêt à les peaufiner pour qu’ils soient efficaces », précise le spécialiste.

DEUX ASPECTS SONT À CONSIDÉRER :

1. Définir le contenu du message Soyez clair et concis. Faites sentir à vos interlocuteurs qu’ils doivent absolument vous rappeler parce que vous avez quelque chose d’important à leur dire. Par exemple, un client devrait être tenté de prendre le téléphone parce que :

• vous avez trouvé une solution à un problème qui le chicote depuis un certain temps;
• vous avez mis la mains sur un rapport de recherche ou un article de magazine qui traite spécifiquement d’un sujet qui l’intéresse;
• vous organisez une conférence qui abordera un aspect qui touche sa planification financière et que vous voulez l’y inviter personnellement.

Dan Richards souligne que la clarté et la concision dans l’expression orale ne sont pas nécessairement des qualités innées. Voilà pourquoi il recommande d’écrire le message à livrer et de le limiter, dans la mesure du possible, à une vingtaine de mots.

2. Choisir le bon ton « Si vous marmonnez votre message d’une voix monocorde, vous ne capterez pas l’attention de votre interlocuteur. Vous risquez plutôt de l’ennuyer », lance Dan Richards. Il vous faut donc parler avec enthousiasme et confiance. Une façon simple d’y parvenir est de procéder à une répétition générale avant de soulever le combiné et de composer le numéro de téléphone. Simpliste, dites-vous? Dan Richards trouve au contraire cet exercice extrêmement utile, surtout si vous avez le même message à faire à plusieurs clients.

« Mettez en évidence les points cruciaux de votre communication en soulignant au crayon les mots clés que vos clients doivent retenir. Insistez sur le fait que vous attendez un retour d’appel de leur part », note-t-il.

Dan Richards reconnaît que les conseillers qui s’expriment avec une aisance naturelle n’ont pas besoin de s’astreindre à une telle discipline. En revanche, ceux qui sont parfois hésitants et qui prendront quelques minutes pour préparer des messages dynamiques pourraient rester surpris de leur efficacité. « Ils trouveront que ce petit jeu en vaut largement la chandelle », conclut-il.