Planifiez votre horaire comme un pro

Le temps est un actif précieux, et il convient d’en tirer le maximum, dit Dan Richards, président de la firme de communication financière Strategic Imperatives. Afin de rendre vos journées productives, vous devez savoir :

• Ce que vous ferez de votre journée.
• Comment vous allez vous y prendre pour le faire.

Cela tombe sous le sens ? Pas tant que ça, dit Dan Richards. D’abord, savez-vous ce que vous ferez de votre journée ? Si vous n’y avez pas pensé au préalable, vous risquez de gaspiller beaucoup de temps à organiser votre agenda. C’est pourquoi le spécialiste recommande de planifier vos journées la semaine précédente, par exemple, le vendredi en fin d’après-midi ou durant le week-end. Cet exercice peut ne requérir que de 15 à 20 minutes, mais c’est parfois amplement suffisant pour identifier correctement les priorités de la semaine à venir.

« Certains conseillers à succès s’imposent des routines strictes. Ils font correspondre la bonne activité avec la bonne journée, ce qui augmente considérablement leur productivité », explique-t-il. Pour établir une routine, commencez par consacrer des plages horaires fixes aux tâches incontournables. Par exemple, si vous devez rencontrer votre assistant afin de planifier la semaine, ne dites pas : « Je dois lui parler à son arrivée au bureau. » Dites plutôt : «Tous les lundi à 8 heures 30, nous allons nous rencontrer durant 15 minutes dans le but de planifier la semaine.

Les plages horaires fixes conviennent très bien au travail de sollicitation de prospects. Si vous dites que vous allez vous y mettre dès que vous aurez une minute, votre entreprise sera vraisemblablement vouée à l’échec. Au mieux, vous réussirez à passer quelques appels. Au contraire, en « bloquant » systématiquement une période de temps dans votre agenda, par exemple de 14 à 16 heures les lundis, mercredis et jeudis, vous hausserez significativement votre volume d’appels.

À propos d’appels, Dan Richards exhorte les conseillers de ne pas céder à l’improvisation. Dans les jours qui précèdent vos rendez-vous téléphoniques, demandez à votre assistant de faire parvenir à vos clients la documentation en lien avec le contenu de votre appel (relevés de placements, prospectus, etc.).

Inévitablement, des urgences viendront bouleverser la routine. Mais avec un horaire bien planifié, l’impact en sera limité. Il sera alors plus facile de garder le cap sur les priorités en remettant à plus tard les tâches secondaires, conclut Dan Richards.