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La popularité de Zoom a augmenté de manière exponentielle depuis le début de la pandémie. Les pirates informatiques en ont pris bonne note et n’ont pas tardé à attaquer la plateforme de vidéoconférence et ses utilisateurs.

Dans le premier trimestre de 2020, le nombre quotidien d’utilisateurs de Zoom est passé de 10 millions à 200 millions en trois mois. Une augmentation de 1 900 %. Pendant la même période, le nombre quotidien d’utilisateurs de Microsoft Teams progressait de 110 % et celui de Skype, de 70 %. 

Rapidement, des inquiétudes ont surgi au sujet de la sécurité de cet outil de rencontre virtuelle. Le FBI a prévenu à la fin mars que des petits malins s’immisçaient dans des vidéoconférences pour y diffuser des images pornographiques ou haineuses ou tenir des propos menaçants, une pratique maintenant appelée « Zoombombing ».

Le gouvernement canadien a banni l’utilisation de Zoom dans toute activité gouvernementale, comme plusieurs autres pays. Un actionnaire a même déposé une demande en recours collectif contre l’entreprise, dénonçant son manque de transparence en ce qui concerne ses failles de sécurité. 

Il existe tout de même quelques procédures pour protéger ses clients sur cet outil de vidéoconférence, indique Kimberly Foss, présidente et fondatrice d’Empyrion Wealth Management, dans Financial Planning.

1. TOUJOURS ÉTABLIR UN MOT DE PASSE

Il deviendra bientôt obligatoire pour se joindre à une réunion vidéo sur Zoom, mais pourquoi attendre avant d’adopter cette bonne pratique? Chaque rencontre devrait être protégée d’un mot de passe. Mme Foss conseille carrément d’éviter de participer à des vidéoconférences qui ne le sont pas.

2. UTILISER LA SALLE D’ATTENTE VIRTUELLE

Cette fonctionnalité, que l’on retrouve dans l’onglet « options avancées » lorsque l’on organise une réunion sur Zoom, exige que les participants se connectent d’abord à une salle d’attente virtuelle. L’hôte de la vidéoconférence peut ainsi voir qui est prêt à se joindre à la rencontre et leur accorder ou leur refuser l’entrée. Il peut aussi les éjecter de cette salle d’attente ou leur envoyer un message. Il peut même y reléguer un participant s’il agit de manière inappropriée pendant la rencontre. 

3. NE PAS DIFFUSER VOS LIENS EN LIGNE

Les renseignements confidentiels, comme les numéros d’identification et les mots de passe, ne devraient être partagés que par courriel ou à l’aide d’un calendrier automatisé d’invitation, pas sur un site web ou sur les réseaux sociaux. Quiconque met la main sur ces informations peut tenter de se joindre à votre rencontre, alors assurez-vous qu’elles ne se rendent qu’à vos réels invités.

4. JOUER VOTRE RÔLE D’HÔTE

L’hôte d’une rencontre virtuelle sur Zoom a le loisir de contrôler quels participants peuvent partager leur écran ou encore de verrouiller la vidéoconférence afin que personne d’autre ne puisse s’y joindre, même quelqu’un en possession d’un numéro d’identification et d’un mot de passe. À vous d’utiliser ces prérogatives au bon moment!

5. NE PAS PERMETTRE L’ENREGISTREMENT DE LA RENCONTRE

Les vidéoconférences enregistrées peuvent ensuite être rediffusées, par exemple sur des réseaux sociaux comme YouTube. Vous ne devriez donc permettre à personne de le faire, que vous soyez hôte ou simple participant. S’il y a une raison spécifique pour laquelle la rencontre devrait être enregistrée, vous devriez être mis au courant et accorder clairement votre consentement.

Pandémie ou pas, le conseiller reste responsable des informations que lui transmet son client. Les nouveaux outils de communication sont certes très utiles, mais mieux vaut les utiliser prudemment afin d’éviter que leurs failles ne deviennent les vôtres.