Comment rendre vos rencontres virtuelles plus efficaces

Zoom, Teams, Webex, Google Meet… Depuis le début de la pandémie, nos journées sont ponctuées par de nombreuses visioconférences, que ce soit pour des réunions d’équipe ou des rencontres virtuelles avec les clients. Malgré tout, ce n’est pas encore tout le monde qui maîtrise le bouton sourdine (« Fred, on ne t’entend pas… Fred, tu es sur mute ! ») ou qui se montre sous son meilleur jour à la caméra (« À qui appartient ce dessus de tête ? »). Voici des astuces pour rendre vos prochaines visioconférences plus productives.

D’abord, les fondamentaux : il est important de bien régler l’image et le son.

« La caméra est souvent placée trop basse. Il faut qu’elle soit à hauteur des yeux pour créer un réel contact visuel avec son client », conseille Sara Gilbert, coach en affaires et fondatrice de Strategist(e).

Il faut aussi se soucier de l’éclairage. L’idéal, c’est de se placer face à une fenêtre (et non devant pour éviter d’être sous exposé). Au besoin, on utilise un éclairage d’appoint de chaque côté du visage pour éviter des ombrages malheureux.

S’il est important d’utiliser une caméra de qualité — que ce soit celle de l’ordinateur ou un appareil d’appoint —, il est encore plus essentiel de soigner la qualité audio pour éviter des bruits de fond désagréables. « Investir dans un bon micro, ça vaut la peine », assure Sara Gilbert.

UNE TOUCHE D’AUTHENTICITÉ

Certains ont cédé à la tendance des arrière-plans virtuels qui donnent l’impression de se trouver au cœur d’une forêt ou au bord de la mer. « Cela met de l’artifice dans la relation, juge la coach d’affaires. Voir le décor de l’autre ajoute un côté humain qui permet de connecter plus facilement. L’arrière-plan doit être soigné, mais pas forcément parfait. Que le chien ou le chat se promène derrière nous, cela fait juste ramener de l’authenticité dans cet environnement virtuel. »

Ce n’est pas parce que les rencontres sont virtuelles qu’elles empêchent des conversations fructueuses. Ce serait même plutôt le contraire, selon Sara Gilbert. « Le client étant dans un environnement où il se sent en sécurité, ce peut être l’occasion d’entamer des conversations plus profondes. Il pourra être plus enclin à se confier et partager des informations qu’il gardait pour lui jusque-là. »

Différents outils peuvent aider à rendre ces rencontres plus dynamiques. Il y a bien évidemment le partage d’écran qui permet de présenter des informations (tableau, texte, éléments visuels, etc.) pour en favoriser la compréhension. Des applications de prises de note comme Notability, GoodNotes et autres « offrent aussi la possibilité de rendre la rencontre plus visuelle et interactive », explique Sara Gilbert.

ANIMER LES RÉUNIONS D’ÉQUIPE

La première condition pour des réunions efficaces, c’est la préparation. « La personne qui anime doit mettre en place une structure pour bien diriger la conversation au sein du groupe », conseille la coach en affaires. Selon le nombre de participants, elle peut débuter par un tour de table avec une durée d’intervention déterminée. Les règles doivent être claires. Des outils comme la main levée ou le chat permettent de faciliter les interactions et d’éviter que des personnes parlent en même temps créant une cacophonie improductive et désagréable.

C’est maintenant reconnu, les rencontres virtuelles drainent beaucoup plus d’énergie que les rencontres en personne. Entre autres, elles sont plus exigeantes parce qu’on n’a moins accès aux signes non verbaux et au langage corporel. L’expression des émotions est différente en mode virtuel, cela nécessite un certain temps d’apprentissage pour bien les percevoir et comprendre l’autre.

Pour contrer la fatigue, il faut éviter d’enfiler les rencontres sans prendre une pause pour bouger, boire de l’eau, prendre une bouffée d’air au jardin ou sur le balcon, etc. À son agenda, il faut planifier la durée de la rencontre, mais aussi les temps de pause entre chacune.

La visioconférence, c’est encore nouveau. Il faut apprendre à en faire « une véritable expérience » pour les rendre encore plus agréables et fructueuses, conclut Sara Gilbert.

Sylvie Lemieux

Sylvie Lemieux est journaliste pour Finance et Investissement et Conseiller.ca. Auparavant, elle a notamment écrit pour Les Affaires.