Bureau sans papier : tendances et fausses croyances

Tout le monde en a assez de brasser des papiers et de chercher des dossiers. Pourtant, même s’il s’agit d’une tendance forte, le bureau sans papier n’est pas encore une pratique très répandue chez les conseillers.

Alors que la vie numérique s’accentue, de fausses perceptions perdurent dans le milieu de l’assurance et de l’investissement et freinent sa mise en place.

Dommage, car le bureau sans papier offre de nombreux avantages, à condition de respecter des consignes d’efficacité et de sécurité, en plus de mettre un peu d’effort pour sa mise en place.

UN GAIN DE TEMPS ÉVIDENT

À un moment donné, le papier devient un frein à l’efficacité. Non seulement on perd fréquemment du temps à chercher LE dossier dont on a besoin MAINTENANT et qui est dans les mains d’un(e) adjoint(e), mais on se prive aussi de la formidable possibilité de travailler en mode multi-usager. Cette fonction, il faut l’avouer, est un must dont on ne peut plus se passer quand on y a goûté!

Le fait de pouvoir travailler simultanément à plusieurs sur un même dossier permet en effet un gain de temps inestimable. Le classement des dossiers devient un jeu d’enfant, sans compter que renoncer au papier permet d’économiser de l’espace dans le bureau et de réduire les dépenses en encre et en papier. Pour un propriétaire d’entreprise, c’est pas mal excitant!

Qui plus est, les clients seront séduits par le fait que vous contribuez à sauver des arbres. Qu’on se le dise : la protection de l’environnement, ça ne déplait à personne!

Même en matière de sécurité, le bureau sans papier se révèle nettement plus avantageux. Les dossiers papier peuvent brûler, être perdus ou volés… Des conseillers ont déjà été confrontés à de telles mésaventures, et personne n’attend en ligne pour répéter l’expérience.

À LA PORTÉE DE TOUS

Inutile de se lancer dans l’aventure si on ne saisit pas, d’emblée, les paramètres d’un bureau sans papier. Certains pensent encore que le bureau électronique consiste à scanner les documents et à garder leur version papier.

Soyons clairs : l’objectif réel est de permettre l’élimination complète des documents papier une fois qu’ils sont convertis en format électronique. Mais attention : si un conseiller décide de passer en mode bureau électronique, il faut qu’il le fasse pour tout, pas à moitié ! Il faut d’ailleurs avoir un processus cohérent, sinon on risque d’avoir des ennuis légaux.

Parlons-en de la légalité! C’est probablement ce qui préoccupe le plus les conseillers, et avec raison. Pourtant, les règles de l’AMF permettent la conservation des dossiers clients sur support électronique, pourvu que le papier soit détruit de manière sécuritaire. Il faut donc procéder au déchiquetage en faisant appel à un fournisseur reconnu.

L’autre défi à surmonter concerne, d’une part, la règle de la meilleure preuve devant un tribunal civil et d’autre part, la sécurité.

En cas de litige, une partie pourrait contester l’intégrité d’un document numérisé. Il suffit toutefois de mettre en place une procédure pour garantir l’inaltérabilité du document après l’avoir numérisé, ainsi que des mesures de sécurité efficaces, qui comprennent notamment un système de sauvegarde quotidien.

DES RECOMMANDATIONS À SUIVRE

Ceux qui voudront faire le saut dans le formidable univers du sans papier auront intérêt à suivre quelques recommandations.

La première consiste à s’adresser au service juridique et/ou de conformité de son courtier pour connaître les règles à suivre et obtenir son approbation. Plus spécifiquement, il devrait y avoir un protocole précis à respecter.

Dans un deuxième temps, il est recommandé de mettre en place une structure cohérente pour assurer, dans le cours normal des activités du conseiller, le remplacement continu du papier par une version électronique.

Il est également important de s’assurer que les équipements informatiques utilisés pour le stockage et la transmission des documents répondent aux normes de sécurité. La qualité du scanneur est en outre un élément incontournable. Les documents doivent être imagés avec une bonne résolution pour refléter la qualité des versions papier. De plus, les documents ne doivent pas pouvoir être altérés après avoir été scannés. Sinon, il faut pouvoir identifier à quelle heure et par qui ils l’ont été, et pouvoir retracer les documents d’origine.

DES PIÈGES À ÉVITER

Outre les scanneurs de mauvaise qualité, il faut éviter d’envoyer des données clients à n’importe quel fournisseur de solutions infonuagiques sans se soucier du sérieux de celui-ci. Attention aux services peu coûteux! Le fournisseur doit, par exemple, absolument satisfaire à des critères établis par les législateurs relativement à la sécurité de l’information.

Les représentants qui se sont convertis au sans-papier vous le diront : plus question de revenir en arrière! Bien sûr, la barrière technologique est toujours présente pour certains. Mais lorsqu’on parvient à franchir les craintes, les barrières et les étapes de sa mise en place, le bureau sans papier facilite le quotidien du conseiller.

Pourquoi ne pas le faire maintenant? De toute façon, vos clients l’exigeront très bientôt!

Gino Savard

Gino-Sébastian Savard est président et associé de MICA Cabinets de services financiers, un agent général de deuxième génération établi à Québec depuis 30 ans et fort d’un réseau de plus de 185 représentants partout en province. Bachelier de l’Université Laval, avec en poche un certificat en planification financière et le titre d’assureur vie agréé, il a su développer en 25 ans de carrière une expertise enviable en assurance dans le secteur corporatif et le développement de marchés avancés. Fervent défenseur de la profession de conseiller, il est engagé de façon importante dans l’industrie pour qu’elle soit reconnue comme un service essentiel à la population. Franc, objectif et accessible, M. Savard est souvent invité à titre de panéliste et sollicité pour ses propos pertinents dans divers médias spécialisés.