Demain cogne à la porte

Alors, vous avez décidé de sauter dans le 21^e siècle? Judicieuse idée! Un bureau complètement numérique vous permettra de faire un bond d’efficacité mais aussi de gagner en temps et en liberté… avec une immense paix à la clé!

Cela peut paraître surprenant, mais un virage numérique réussi s’appuie moins sur des gadgets technos que sur un plan simple et solide de mise en œuvre. Ce plan reposera sur un ensemble de décisions cohérentes (quoique fort simples) et sur le fait de les mettre en œuvre d’une manière coordonnée dans le temps. Gardez en tête que la complicité parfaite de votre équipe, si vous en avez une, sera essentielle.

Évidemment, une cartographie personnalisée des savoirs à posséder et des actions à entreprendre par votre équipe et vous-même serait l’idéal mais, à défaut, cette nouvelle série de chroniques pourra vous être utile et inspirante. 3,2,1, ACTION!

Surtout, gardez cet inventaire près de vos yeux et de votre cœur durant votre voyage. Il vaudra son pesant de Gravol.

À l’École du bureau numérique(1^re partie)

1. Votre vision (60 minutes)

Ressortez de vos classeurs votre énoncé d’entreprise (sa mission). À sa lumière, laissez-vous bercer par la vision de votre futur bureau numérique idéal. Songez à :

• … La nature de votre pratique actuelle
• … Votre âge et celui de vos partenaires
• … Toutes les habiletés de votre personnel de bureau
• … La maturité de votre cabinet
• … Votre type de clientèle
• … La nature des services et produits que vous vendez
• … Etc.

Demandez-vous ensuite :

• … À quoi ressemblera votre bureau de rêve une fois établi?
• … Quels bénéfices en attendez-vous?
• … À partir de quel(s) lieu(x) souhaitez-vous travailler?
• … À quoi ressemblera votre travail dans trois, cinq, huit ou dix ans?
• … Quel rôle désirez-vous y jouer?
• … Avec qui souhaitez-vous collaborer?
• … Vous y voyez-vous actif à temps plein, à temps partiel, selon des spécialités?
• … Etc.

Autre question : tant que la santé et le plaisir seront au rendez-vous, est-ce que la perspective de continuer à travailler, même à temps partiel, vous est agréable?

2. Conserver ce qui fonctionne (15 minutes)

Espaces de travail, ordinateurs, fax, communications, etc. : faites un court inventaire de ce qui fonctionne bien dans vos affaires et n’y changez rien pour le moment!

3. Ce qui devra changer (30 minutes)

L’idée de migrer au numérique s’est présentée à vous parce que vous y voyez des avantages majeurs ou des solutions à des problèmes importants. L’exercice qui suit vous sera fort utile au moment d’un éventuel découragement pendant la migration.

Faites un bref inventaire de ce qui vous préoccupe aujourd’hui et que vous aimeriez voir confié au numérique. Par exemple :

• … Insécurité des données
• … Tâches abrutissantes
• … Archivage (poids, accessibilité, temps de recherche, etc.)
• … Mobilité restreinte
• … Conformité
• … Formulaires obsolètes
• … Vulnérabilité aux poursuites
• … Communications non intégrées
• … Processus d’affaires trop lourd ou coûteux
• … Pérennité des affaires
• … Etc.

François Laporte est conseiller en sécurité financière. On peut le joindre à francois.laporte@cgocable.ca.