Des archives numérisées (1^ere partie)

La chronique de janvier 2013 nous a démontré comment le scanneur peut nous faciliter la vie en nous permettant de numériser et de classer les documents courants directement dans notre CRM pour un accès futur instantané. Mais qu’en est-il des archives rangées dans nos classeurs et si patiemment collectionnées au fil des ans?

Choisir entre le cheval et l’électron

Si vous êtes actuellement en harmonie avec vos chemises et classeurs, ne touchez à rien! Si vous souhaitez plus de liberté, de mobilité et voir augmenter la valeur de vos affaires à long terme, vous serez enchanté d’opter pour la numérisation complète de vos archives, qui offre plusieurs avantages :

• trouver tous vos documents en un seul clic, sans avoir à vous lever de votre chaise;
• recherche accélérée;
• accès de n’importe où dans le monde;
• possibilité de partage pour du travail en collaboration;
• gain de sécurité (pas de risque de perte, vol, incendie, etc.);
• gain d’espace et d’efficacité.

1, 2, 3… prêt?

Mise en garde : puisque chaque conseiller a sa propre méthode de classement, ne vous lancez pas dans ce travail de moine sans établir un plan de match au préalable!

Préparer les documents

• Choisir les dossiers prioritaires ou par ordre alphabétique.
• Faire le ménage selon les critères de la Chambre de la sécurité financière :
• Séparer par type de produit : vie, invalidité, fonds distincts, fonds communs, collectif, etc.
• Retirer les documents inutiles, périmés ou interdits.
• Enlever les agrafes et trombones (sinon surprise garantie!).
• Décider du mode de numérisation :
• Tout en vrac, ce qui est le plus rapide à faire;
• Un document à la fois, ce qui est plus fastidieux mais plus efficace à l’usage, soit au moment d’une recherche.

Coacher le scanneur

• Format de sortie en PDF. Une résolution de 200 dpi noir et blanc devrait suffire. (Plus la résolution est haute, plus la taille du fichier sera grande.)
• Recto verso avec suppression des pages blanches.
• Rognage automatique et suppression des trous.
• Correction du désalignement.
• Dossier général de sauvegarde. Exemple : ARCHIVES NUMÉRISÉES.
• Créer un sous-dossier par client. Exemple : ALLARD, AUBRY, AUDET, etc., et créer un sous-sous-dossier par type de produit. Exemple : VIE, INVALIDITÉ, FONDS COMMUNS, etc.
• Au final ça ressemblera à ceci : ARCHIVES NUMÉRISÉES / ALLARD / VIE / (…nom du document)

(La suite le mois prochain!)

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Alléger le plancher du cabinet

Économie 2.0

Dans son ouvrage intitulé Que vaut une idée?, Marc Halévy, philosophe et sociologue, nous explique que l’économie industrielle capitaliste et classique laisse sa place à une économie du sujet et du projet, c’est-à-dire une économie du SENS.

On peut notamment y lire que :

• Le tiers des échanges économiques est maintenant invisible (troc, bénévolat, gratuité, communautaire, open source, travail pour soi, etc.).
• Les trois quarts des travailleurs ne manipulent plus que de l’information.
• 80 % de la valeur des produits manufacturés proviennent de leur partie immatérielle.
• 68 % des entreprises qui se créent émergent des métiers dématérialisés.
• On voit des économies immatérielles : économie de la connaissance, économie de talents, économie sociale, économie durable, éthique, équitable, etc.

Ce que cela signifie pour l’avenir?

Nos clients s’intéresseront à nos propositions si elles sont porteuses de passion, d’enthousiasme, de force, de durabilité et de crédibilité.

Nous, conseillers, allons réussir nos affaires si notre énergie créatrice est au service de nos projets et de ceux de nos clients… et non à celui de machines à pitons.

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François Laporte est conseiller en sécurité financière. On peut le joindre à francois.laporte@cgocable.ca