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Les cabinets devraient être particulièrement vigilants quant aux nouveaux formulaires requis par l’Autorité des marchés financiers pour renouveler leur inscription. En effet, faute de se conformer à temps au processus, ils sont à risque de voir l’Autorité suspendre leur inscription, et même de se faire sanctionner.

L’inscription d’un cabinet demeure valide indéfiniment, contrairement au certificat d’un représentant qui comporte une date d’échéance.

Mais le cabinet doit cependant mettre à jour les renseignements relatifs à son inscription. S’il ne le fait pas, il peut se voir infliger une suspension, une restriction, des conditions, et même une sanction financière. En cas de récidive, la sanction peut même aller jusqu’à la radiation.

NOUVEAUX FORMULAIRES

Il est donc essentiel pour le cabinet de se conformer au processus, d’autant que l’Autorité a fait évoluer les formulaires relatifs au maintien d’inscription.

Trente jours avant la date de maintien, l’Autorité envoie un avis préliminaire au cabinet, comportant la liste des représentants rattachés au cabinet et une annexe des liens d’affaires. Le cabinet doit vérifier ces informations.

Si ces renseignements doivent être modifiés, le cabinet doit indiquer ces changements sur les services en ligne de l’Autorité (SEL), ou sur les formulaires papier intitulés Retrait de représentant et Gestion des liens d’affaires qui devront être envoyés de façon à ce que l’Autorité les reçoive au moins cinq jours ouvrés avant la date de facturation du maintien.

Quelques jours après la date de maintien, le cabinet reçoit :

– l’avis de maintien d’inscription,

– le formulaire de maintien d’inscription,

– la facture, qui doit être payée en totalité,

– le coupon-réponse à transmettre avec le paiement,

– l’annexe-liste des représentants rattachés au cabinet,

– l’annexe Déclaration des dirigeants et des administrateurs ou associés.

À partir de la date de réception de ces documents, le cabinet dispose de 45 jours pour payer sa facture et envoyer sa demande de maintien d’inscription, incluant les pièces justificatives requises.

À la réception de ces documents et du paiement complet de la facture, l’Autorité envoie une confirmation au cabinet. Si des informations sont manquantes, l’Autorité communique avec le cabinet, qui dispose de 30 jours pour transmettre ces renseignements.