Avez-vous une bonne planification temporelle?

• Ce texte est paru dans l’édition de novembre 2007 de Conseiller. Il est aussi disponible en format PDF. Vous pouvez également consulter l’ensemble du numéro sur notre site Web.

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La saison des REER arrive à grands pas. Votre horaire s’annonce encore une fois des plus chargés. Comment tirer le plein potentiel de votre précieux temps, autant pendant cette période intense que toute l’année durant? Votre bon vieux Outlook peut notamment vous donner un sérieux coup de main!

Peut-être êtes-vous du nombre. À peine 20% des travailleurs équipés d’Outlook, de GroupWise ou de Lotus Notes emploient un tel logiciel pour gérer leur temps, estime le Montréalais François Gamonnet. «Il y a une sous-utilisation », déplore le spécialiste en gestion du temps, qui a formé plus de 14 000 personnes depuis 1980. En cette ère technologique, le bon vieil agenda papier semble toujours avoir la cote. Et pourtant. Ces outils informatiques sont de loin mieux adaptés aux exigences du monde du travail du troisième millénaire, où la charge augmente, où tout s’accélère et se transforme sans cesse. «Aujourd’hui, quand on réalise de multiples tâches, quand tout va vite, il faut maîtriser ces outils-là », préconise-t-il.

Pour reprendre la maîtrise de son temps, il est primordial d’obtenir tout d’abord une vue d’ensemble de sa charge de travail réelle. Cette étape bénéfique exige qu’on s’extirpe de son tourbillon journalier et qu’on prenne du recul (voir encadré Les six maladies de la gestion du temps). Pour réaliser ce portrait global, le conseiller est invité à inventorier ses tâches. Des exemples? «Les activités de développement des affaires, de service à la clientèle, de développement de compétences, énumère Xavier Sagues, conseiller en développement des affaires pour la vice-pré- sidence, Gestion des avoirs, chez Desjardins. Il faut être capable de les quantifier dans une année et ensuite de les répartir dans son agenda, en fonction des objectifs.»

Une fois cet exercice de départ réalisé, on garde cette bonne habitude et on procède de la même manière au quotidien, chaque fois qu’une nouvelle tâche se dessine. «Dès qu’un conseiller prend un rendez-vous, il l’inscrit à son calendrier», recommande François Gamonnet. D’un simple coup d’œil, il obtient alors un aperçu instantané, complet et constamment à jour du travail à accomplir.

Mais attention ! Il faut prendre bien soin d’inventorier toutes ses tâches. Car en réalité, l’agenda de nombreux professionnels ne reflète que 30% ou 40% de leur charge véritable. Les tâches mal-aimées ou toujours reportées, celles qui sont routinières ou vite réalisées brillent souvent par leur absence. Ainsi, un conseiller appelé à effectuer un suivi téléphonique auprès d’un client le notera. Même si la conversation ne dure qu’un instant. Cumulées, ces minutes oubliées peuvent finir par monopoliser beaucoup de temps. «Si, par exemple, vous faites du développement d’affaires, vous voulez recruter de nouveaux clients, cela demeure un vœu pieux si vous ne spécifiez pas d’avance les périodes de temps que vous allez y consacrer», affirme Jean Michelin, directeur des ventes au Groupe Option Retraite.

Les six maladies de la gestion du temps
1 Tempsdinite	Description : Le sentiment continuel de manquer de temps, cela vous dit quelque chose? «On sous-évalue le temps qu’on doit prendre pour faire les choses et on surévalue notre disponibilité», explique François Gamonnet. Quelques trucs : – centraliser ses tâches, ses notes et ses contacts dans Outlook, Lotus Notes ou GroupWise- décomposer les tâches en sous-tâches- garder une marge de sécurité dans l’évaluation de la durée des tâches
2 Lifophilie	Description : La racine du mot est l’acronyme de last in, first out (lifo). Au lieu d’exécuter les tâches à mesure qu’elles arrivent, il est préférable de se fixer des priorités. Quelques trucs : – se réserver 15 minutes en début de journée pour établir ses priorités- prendre l’habitude de terminer ce qu’on commence- cocher au fur et à mesure les tâches accomplies
3 Ouïte	Description : Tendance à toujours dire «oui» à un client ou à son patron. Comment arriver à négocier son temps et à oser dire «non»? Quand est-ce nécessaire? Quelques trucs : proposer une date ou une heure d’échéance plus réaliste- proposer un résultat partiel si l’échéance est trop serrée- déléguer la tâche, à l’interne ou à l’externe, ou obtenir la collaboration de ses collègues
4Chronophagie	Description : De nombreuses sources d’interruption (courriel, téléphone, bruit ambiant, collègues, etc.) nous empêchent de nous concentrer. «Il faut arriver à être tranquille à certains moments», insiste François Gamonnet. Quelques trucs : – utiliser la fonction de renvoi d’appels pendant ses périodes de concentration- demander à son supérieur d’avoir des rencontres périodiques, et non au coup par coup- faire savoir à ses collègues quand on est disponible ou non
5Réunionite	Description : Nombre de conseillers ont le sentiment de perdre leur temps dans des réunions trop fréquentes, trop longues, trop bondées. Et dépourvues d’ordre du jour. Quelques trucs : proposer de participer seulement aux réunions et aux sujets qui vous concernent- préciser quelle est votre heure limite, si la réunion s’éternise- lors de la réunion, noter les choses à faire, les suivis, etc.
6Courrielite	Description : Chaque jour, un raz-de-marée de courriels vous submerge. Quelques trucs : – ne pas regarder tout de suite ses courriels entrants- écrire des messages précis et concis- avoir des périodes dans la journée pour gérer ses courriels- traiter, classer ou détruire un courriel quand on l’ouvre
Source: www.gamonnet.com

Plus souple que le papier

Jusque-là, rien de bien nouveau sous le soleil, direzvous. L’agenda papier peut facilement remplir les mêmes fonctions. C’est oublier les nets avantages que détiennent Outlook, GroupWise, Lotus Notes et consorts. Dont leur immense souplesse. Les rendez-vous, réunions, appels et autres activités s’affichent dans l’ordre désiré : date de début, d’importance, d’échéance, etc. « Si vous n’arrivez pas à respecter votre date d’échéance, elle vire au rouge, illustre François Gamonnet. Dans Lotus Notes et dans la version 2007 d’Outlook, une tâche que vous n’avez pas exécutée aujourd’hui sera automatiquement reportée au lendemain.»

« On ne gère plus son temps de la même façon quand on utilise Outlook ou Lotus Notes. Le problème, c’est que quand les gens passent de l’agenda papier à ces outils, ils ne remettent pas en question leurs méthodes de travail. Et c’est ce qu’il faut faire. »

– François Gamonnet

La solution informatique constitue également l’outil indiqué pour gérer efficacement une réalité plus présente que jamais dans le monde du travail d’aujourd’hui : l’obligation de travailler par priorités. « C’est une illusion de croire qu’on peut tout faire, rappelle-t-il. Il y aura toujours plus de choses à faire que de temps disponible. » Le logiciel permet ainsi d’attribuer à une tâche un ordre de priorité : basse, normale ou haute. On peut noter des rappels, des suivis, etc. On peut même combiner diverses variables. « Si, par exemple, la tâche est cochée comme une priorité élevée et que son échéance est proche, elle viendra en tête de liste des activités, ajoute François Gamonnet. Et on peut changer cela à volonté. À la main, c’est plus difficile de visualiser une charge de travail parce que cela change continuellement.» Ces multiples possibilités font gagner du temps. Et rendent les journées plus productives et agréables.

Utilisateur d’Outlook, Jean Michelin conseille à ses collègues de consacrer de 10% à 20% de leur temps, chaque semaine, pour revoir leur agenda en cours. Peut-être a-t-on sous-estimé le temps qu’exigeait une activité. Ou le contraire. L’objectif? « En arriver à apporter les correctifs pour la planification de la semaine suivante, précise-t-il. Cela permet d’économiser des gestes, des pas et du temps pour être plus efficace.» L’expérience aidant, le conseiller finit par connaître ses cycles annuels d’activités.

Dans ce contexte, l’arrivée de la traditionnelle saison des REER devient moins source de stress, voire de désorganisation. «Il saura que s’en vient la période de pointe, où il ne peut rien faire d’autre que de rencontrer les clients, dit François Gamonnet. S’il a d’autres choses, il devra les faire avant ou après.»

Une affaire d’équipe

En plus de l’outil informatique, une multitude d’autres trucs peuvent aider le conseiller à optimiser son temps de travail. Encore là, il s’agit de réponses simples et concrètes à un défi qui peut sembler complexe. La première, familière mais souvent oubliée, consiste à déléguer. «Un adjoint ou un agent de services financiers peut s’occuper des tâches administratives, suggère Xavier Sagues, pour que le conseiller puisse se concentrer sur ses activités à valeur ajoutée.» Ce dernier jugera aussi utile de se créer un réseau de collègues et d’experts, autant à l’interne qu’à l’externe, en mesure de l’assister au besoin. «Au lieu de passer une journée à chercher une information fiscale, le conseiller pourra l’obtenir plus rapidement auprès, par exemple, d’un avocat ou d’un fiscaliste », enchaîne-t-il. De la même manière, il s’adressera à ses collègues de la division assurances, courtage ou encore gestion privée pour maximiser son temps.

«  Un adjoint ou un agent de services financiers peut s’occuper des tâches administratives, suggère Xavier Sagues, pour que le conseiller puisse se concentrer sur ses activités à valeur ajoutée. »

– Xavier Sagues

Le conseiller gagnera en outre à définir le profil de sa clientèle. «Desservir des chefs d’entreprises, des médecins ou des étudiants ne prend pas le même temps, souligne Xavier Sagues. C’est important de bien identifier son créneau pour prévoir la bonne allocation de temps.» Un conseiller qui prépare ses rencontres avec ses clients se montrera aussi plus efficace. L’exercice peut, par exemple, lui éviter de devoir rappeler ou rencontrer le client à de multiples reprises au cours de l’année. « Je vais chercher une efficience dans mon travail et, en même temps, une valeur ajoutée pour le client», poursuit-il.

Cependant, la gestion du temps n’est pas qu’affaire individuelle. «C’est un sport d’équipe, insiste François Gamonnet. La façon de travailler les uns avec les autres influence la gestion du temps de chacun.» Ainsi, le personnel peut établir des règles communes régissant l’utilisation des courriels. «On peut se donner un délai raisonnable de réponse, d’une demi-journée par exemple, dit-il. Si c’est urgent, on prend le téléphone.» On peut aussi se garder de mettre de nombreux collègues en copie conforme. Ils gagneront ainsi de précieuses minutes. D’autres règles de groupe peuvent encadrer la tenue des réunions: dates fixes, ordre du jour obligatoire, début après 9 h, etc. «Le conseiller sait alors qu’il peut planifier de 8 h à 9 h », affirme le spécialiste en gestion du temps. « Pendant la période des REER, faut-il avoir autant de réunions que le reste de l’année ?», soulève en outre Xavier Sagues. Donner ou recevoir des directives imprécises susceptibles de générer par la suite maints appels ou courriels; bavarder avec son voisin de bureau et mettre chaque fois plusieurs minutes à reprendre le fil du travail. Nombreux sont ces « gruge-temps», comme les appellent les spécialistes, qui engendrent des pertes d’efficacité.

Les secrets d’une meilleure gestion du temps sont souvent familiers. Le plus difficile, c’est évidemment de les mettre en pratique. «C’est ce que j’appelle les trois A, raconte Jean Michelin. Apprendre. Accepter. Cette étape n’est souvent pas facile parce qu’elle demande des changements de comportement. Le troisième, c’est agir.»

Et tous n’ont pas la même rigueur, la même discipline, la même motivation à être efficace et efficient, indique François Gamonnet. Plusieurs estiment que gérer son temps exige… du temps! « Je suis déjà tellement occupé, entend-il souvent. Si, en plus, je dois prendre le temps d’écrire mes tâches, de tenir mon agenda et le reste, je n’arriverai pas à faire mon travail.» Le défi : se persuader que cet investissement à court terme rapporte gros à long terme.

Une période REER moins achalandée?

Le fameux marathon REER, qui se déroule bon an mal an de la mi-janvier à la fin février, perdrait de la vitesse depuis quelques années, selon Jean Michelin, directeur des ventes au Groupe Option Retraite. «L’arrivée des services électroniques a facilité la tâche, dit-il. Aujourd’hui, les épargnants ont trouvé différents moyens d’effectuer leurs contributions tout au long de l’année.» Les paiements mensuels ont, par exemple, gagné en popularité. Conséquence: la période demeure active, mais moins qu’avant. «Ce n’est plus ce que c’était», conclut-il.

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• Ce texte est paru dans l’édition de novembre 2007 de Conseiller. Il est aussi disponible en format PDF. Vous pouvez également consulter l’ensemble du numéro sur notre site Web.