Comment organiser vos réunions virtuelles

 Il n’a pas fallu longtemps à Robert Frances, PDG de Peak Financial Group, installé à Montréal, pour réaliser que la COVID-19 l’obligerait à repenser la façon dont Peak fait des affaires, rapporte Advisor’s Edge.

« Vers le 8 ou le 9 mars, nous avons commencé à regarder la situation et estimé que l’urgence s’en venait, a-t-il déclaré lors d’une entrevue. Aux alentours du 10 mars, nous avons conçu notre plan de reprise après la crise. Nous l’avons examiné et mis à jour selon la réalité du moment. Le 13 mars, nous étions en plein dans les conditions d’urgence. »

Depuis la semaine du 16 mars, tous les employés de Peak, dont 1 500 conseillers, travaillent à domicile. Bien que confinés à la maison, nombre de ces conseillers ont ​​constaté que la vidéoconférence est un excellent moyen de passer du temps avec leurs clients.

« De nombreux conseillers recouraient déjà à la technologie auparavant, dit M. Frances. Cela a simplement accéléré le processus pour ceux qui ne l’utilisaient pas ou pour les clients qui ne l’utilisaient pas. »

Peak doit alors s’assurer que les vidéoconférences sont conformes aux réglementations de l’Organisme canadien de réglementation du commerce des valeurs mobilières (OCRCVM) et de l’Association canadienne des courtiers de fonds mutuels (ACFM).

« Le principal problème réglementaire qui entre en jeu ici est la vie privée et la confidentialité des clients, qui doivent être maintenues, écrit Ian Strulovitch, directeur des affaires publiques de l’ACFM, dans un courriel envoyé à Investment Executive. À l’heure actuelle, cela signifierait de ne pas avoir ce type de réunions à la table de la cuisine pendant que d’autres membres de la famille sont là, par exemple. »

LA CONFIDENTIALITÉ EN TOUT TEMPS

L’OCRCVM affirme que les conseillers qui tiennent des réunions virtuelles devraient respecter les mêmes normes que celles exigées pour les réunions en personne et par téléphone.

Même les conseillers moins habitués à la technologie ont fait appel à la vidéoconférence avec des clients au cours des dernières semaines.

« Je suis de la vieille école, j’ai finalement obtenu un ordinateur portable en novembre, dit Marie DeLauretis, planificatrice financière chez DeLauretis Wealth Management Inc. à Calgary. Je n’avais même pas d’ordinateur à la maison. Si je voulais travailler, je devais aller au bureau. »

Mais cette membre de l’ACFM s’est rapidement adaptée au travail à domicile. Elle prend désormais des appels vidéo via WhatsApp, Skype et Zoom, s’assurant toujours que les informations personnelles de ses clients restent confidentielles.

« Je fais toujours savoir au client où je suis dans la maison et que notre conversation est privée », explique la planificatrice.

Autrefois réticente face à la technologie, Marie DeLauretis se réjouit maintenant de tenir des webinaires avec des clients. Elle avait prévu donner un séminaire en personne en mai, mais elle dit maintenant qu’elle animera le rassemblement en ligne.

« Je suis très enthousiaste, je vais pouvoir atteindre 30 clients ou plus en même temps. »

Mais alors que la vidéoconférence permet de voir plus facilement vos clients en face à face, certains d’entre eux peuvent préférer des méthodes de communication moins technologiques, rappelle M. Strulovitch.

« Il convient également de noter que les appels téléphoniques à l’ancienne restent également une option tant que les problèmes de confidentialité et de sécurité sont résolus et que l’identité du client peut être confirmée, ajoute-t-il. De nombreux clients préfèrent en fait ce mode de communication aux réunions virtuelles. C’est donc une bonne idée de confirmer avec les clients ce avec quoi ils sont le plus à l’aise. »