Mise à jour du Guide sur la gouvernance et la conformité

L’Autorité des marchés financiers (AMF) a récemment publié une nouvelle version bonifiée de son Guide sur la gouvernance et la conformité des inscrits en vertu de la Loi sur la distribution de produits et services financiers.

Grâce aux informations contenues dans ce document de 80 pages mis en ligne le 7 octobre, le gendarme de la Bourse québécois estime qu’il pourra « renforcer son rôle de régulateur de proximité » et « améliorer sa prestation de services ».

L’objectif de cette mise à jour? « Mieux accompagner l’industrie, notamment sur le plan de la conformité », indique l’organisme. Pour cela, la nouvelle mouture du Guide intègre les modifications découlant du projet de loi 141, notamment les nouvelles règles concernant le régime de l’offre sans l’entremise d’une personne physique (« offre par Internet ») et l’encadrement des cabinets de courtage.

Une nouvelle section y a en outre été ajoutée pour diriger le lecteur vers des outils de référence et d’aide à la conformité. À noter que l’intégration du courtage hypothécaire aux autres disciplines visées par la Loi sur la distribution de produits et services financiers (LDPSF), qui découle elle aussi du projet de loi 141, fera prochainement l’objet d’une autre mise à jour du guide.

Selon l’AMF, celui-ci a pour vocation d’être « une référence qui vulgarise le cadre réglementaire applicable aux inscrits en vertu de la LDPSF, clarifie les attentes ou les interprétations de l’Autorité concernant ce cadre réglementaire et énonce de bonnes pratiques encouragées en matière de gouvernance et de conformité ». « Il s’agit d’un outil de travail évolutif reconnu et apprécié par nos clientèles. Celui-ci contribue à notre volonté de réduire la charge de conformité en ce qu’il oriente nos clientèles quant aux exigences réglementaires applicables, leur donne de la prévisibilité et clarifie nos attentes », résume Frédéric Pérodeau, surintendant de l’assistance aux clientèles et de l’encadrement de la distribution à l’Autorité.

UNE BONNE GOUVERNANCE EST ESSENTIELLE

Cet outil s’adresse à la personne ou l’entreprise inscrite auprès de l’AMF à titre de cabinet, de représentant autonome ou de société autonome. Dans certains cas, il s’adresse néanmoins plus spécialement au cabinet à qui un assureur a délégué certaines tâches, et qui agit comme intermédiaire entre cet assureur et d’autres inscrits (agent général). Pour atteindre ce but, le document passe en revue les bonnes pratiques qu’encourage l’AMF en matière de gouvernance et de conformité. Enfin, il rappelle quels sont les principes fondamentaux et orientations publiés par l’Association internationale des contrôleurs d’assurance, auxquels adhère l’Autorité, et souligne « la nécessité pour l’inscrit d’instaurer de saines pratiques de gouvernance et de conformité fondées sur le traitement équitable du consommateur ».

Concrètement, les objectifs du Guide sont de vulgariser le cadre réglementaire entourant la pratique des inscrits; de clarifier les attentes ou les interprétations de l’Autorité concernant ce cadre; et d’énumérer quelles sont les bonnes pratiques encouragées par l’AMF en matière de gouvernance et de conformité. L’organisme rappelle au passage que la gouvernance d’un inscrit correspond à « une gestion d’entreprise fondée sur la conformité à la réglementation en vigueur, de saines pratiques de gestion des risques, de saines pratiques commerciales, un comportement organisationnel éthique, le traitement équitable du consommateur et la responsabilisation du conseil d’administration et de la haute direction ». Une bonne gouvernance est « essentielle à la viabilité des affaires de l’inscrit et à la confiance du public envers le système financier », insiste également l’AMF.

Quant à la conformité, elle correspond bien sûr au respect du cadre réglementaire. « Dans la mesure où il respecte la réglementation en vigueur, l’inscrit a la latitude nécessaire pour déterminer lui-même les stratégies, les politiques et les procédures qu’il entend adopter afin d’avoir une gouvernance répondant aux attentes de l’Autorité. Il peut ainsi effectuer les adaptations nécessaires en fonction de sa taille, de la nature et de la complexité de ses activités, de même qu’en fonction de son profil de risque », détaille le Guide.

DES PRÉCISIONS CONCERNANT L’OFFRE PAR INTERNET

Dans une section consacrée à l’« offre de produits et services financiers par l’entremise d’un espace numérique », le Guide rappelle que, depuis juin 2019, l’offre via Internet est possible pour toutes les disciplines visées par la LDPSF (assurance, planification financière et expertise en règlement de sinistres). Et il mentionne le fait qu’une des particularités de ce nouveau dispositif est qu’un droit de résolution de 10 jours s’applique lorsque le client conclut le contrat sans l’intervention d’un représentant.

Le document détaille ensuite les principales obligations légales et réglementaires des cabinets ou des sociétés autonomes qui offrent des produits par Internet. Concrètement, ceux-ci doivent, entre autres :

• Prendre les moyens nécessaires à ce que leurs représentants agissent, en temps utile, auprès des clients qui en expriment le besoin;
• Respecter les obligations applicables à un représentant, dont celles de divulgation d’information et d’obligation de conseil;
• Transmettre à l’AMF les renseignements exigés, et les présenter « dans une forme claire, lisible, précise et non trompeuse, en mettant en évidence les éléments essentiels à une prise de décision éclairée, sans porter à confusion ni induire en erreur »;
• Fournir au client les renseignements et les documents requis, comme le ferait un représentant, par exemple les renseignements recueillis pour l’analyse des besoins financiers;
• Rendre accessible facilement un spécimen de la police et les avenants disponibles, le cas échéant;
• Veiller au bon fonctionnement et à la fiabilité de leur espace numérique et s’assurer que les renseignements qui y sont présentés sont exacts;
• S’assurer que les renseignements fournis par le client sont recueillis, utilisés, transmis et conservés de manière à en assurer la confidentialité et la sécurité.