Que fera l’ACFM des données recueillies auprès des clients?

Alors que la période de commentaires a pris fin le 31 mai, les professionnels du secteur semblent approuver le projet de recherche mené par l’Association canadienne des courtiers de fonds mutuels (ACFM) en matière de collecte et de transmission des données.

Dans son dernier bulletin, l’ACFM indique que les commentaires qui lui sont parvenus ont été « généralement en faveur » de son initiative. Dans le même temps, six de ses membres ont demandé des renseignements supplémentaires ou des explications concernant certains aspects du projet.

Leurs questions ont porté sur les points suivants : collecte et transmission des données; but de la recherche sur les clients; format du fichier des données; et protection, confidentialité et sécurité.

COLLECTE ET TRANSMISSION DES DONNÉES

Les répondants ont exprimé des préoccupations au sujet de la collecte et de la transmission des données, notamment la nécessité de se fier aux fournisseurs de système quant à l’information et la complexité accrue de l’obligation de fournir le numéro BDNI et de nouveaux champs de données.

En raison des nouveaux champs de données et du format d’extraction des fichiers, un délai supplémentaire a été demandé afin de préparer l’extraction et de la valider. Plusieurs professionnels voulaient savoir si le 31 décembre 2017 serait une date acceptable pour les données sur le rendement et les coûts. L’un d’eux s’est également dit préoccupé par l’utilisation de dates différentes pour les renseignements sur les coûts ou le rendement et pour ceux sur la valeur au marché.

En réponse, l’ACFM note que pour que les membres et les fournisseurs de système aient plus de temps pour préparer l’extraction de données, faire des tests et faire concorder les renseignements sur le rendement et les coûts annuels avec ceux sur la valeur au marché, toutes les données seront exigées en date du 31 décembre 2018. Les membres devront fournir les données en utilisant le site FTP sécurisé de l’Association d’ici le 15 mars 2019.

BUT DE LA RECHERCHE SUR LES CLIENTS

Deux répondants ont demandé des éclaircissements sur le but de la recherche, tandis que l’un d’entre eux a fait remarquer que ses activités n’auront pas tellement changé depuis le dernier projet de recherche pour justifier une nouvelle demande de données. Deux autres répondants ont aussi voulu savoir pourquoi les noms des représentants et les numéros BDNI étaient requis et comment cette information serait utilisée.

En réponse, l’ACFM indique avoir constaté que des changements importants sont survenus dans les activités des membres depuis le projet de recherche sur les clients 2016, et croit donc qu’ils seront reflétés dans les nouvelles données. Ces dernières serviront à identifier les domaines d’activité des membres qui comportent des risques plus élevés et qui peuvent exiger l’examen d’une réglementation supplémentaire. La collecte des noms des représentants et des numéros BDNI permettra quant à elle à l’Association de cerner plus facilement les problèmes éventuels concernant certaines activités des personnes autorisées.

FORMAT DU FICHIER DES DONNÉES

La plupart des répondants ont préféré l’option 1, qui exige que les membres anonymisent l’information avant de la soumettre. L’un d’eux a dit qu’il préférait regrouper quatre fichiers distincts extraits en un seul.

En réponse, l’ACFM rappelle que l’extraction d’un seul fichier n’est pas une option, car elle comporte plus de risques d’erreurs, notamment parce qu’elle entraîne la saisie redondante de certains renseignements. Par contre, le format de quatre fichiers demandé est moins susceptible, selon elle, de contenir des erreurs de données et il permet en outre de repérer plus efficacement les soumissions contenant des erreurs et des omissions. Ce format facilite d’ailleurs la normalisation des données, ajoute l’Association.

PROTECTION, CONFIDENTIALITÉ ET SÉCURITÉ

Enfin, un professionnel a demandé à avoir plus d’information concernant la préservation de la confidentialité des données des clients, notamment sur la manière dont les données seront conservées et la structure des contrats de l’ACFM conclus avec des tiers.

En réponse, l’ACFM explique que toutes les données reçues feront l’objet d’un processus d’anonymisation et/ou de chiffrement pour en assurer la confidentialité. À cette fin, les membres devront suivre l’option 1 (recommandée) ou l’option 2, décrites dans le Bulletin no 0746‑C. Les membres peuvent anonymiser et chiffrer les données conformément à l’option 1. Lorsque le personnel de l’Association recevra des données de clients non anonymisées (selon l’option 2), il les déchiffrera et les rendra anonymes dans un environnement isolé qui n’est pas relié à un réseau. Les données des clients qui ne sont pas anonymes seront ensuite supprimées et seule l’information anonymisée sera transférée et stockée sur un serveur sécurisé de l’ACFM.

Cette dernière précise par ailleurs qu’elle retiendra les services d’une société d’analyse de données pour les besoins de ce projet. Des dispositions en matière de confidentialité des renseignements sur les clients (dont la protection, l’utilisation, la conservation et la divulgation des données, tant durant qu’après ce mandat) seront prévues au contrat conclu entre l’Association et la société d’analyse de données choisie. Avant d’être transmises, les données envoyées à cette entreprise seront anonymisées et chiffrées en bonne et due forme par l’ACFM.

LES PROCHAINES ÉTAPES

L’ACFM indique qu’une demande obligatoire sera émise aux membres cet automne pour l’extraction de données à l’aide de valeurs en date du 31 décembre 2018. Le délai pour la transmission des données sera le 15 mars 2019. Les membres et les fournisseurs de système qui ont des questions sont priés de communiquer avec Marc Guerin au 416 943-4601 ou à l’adresse mguerin@mfda.ca