Un ordre du jour détaillé pour des rencontres efficaces

Prendre dix minutes pour préparer un ordre du jour détaillé avant une rencontre de suivi avec un client peut s’avérer fort productif. Ces rencontres sont importantes et peuvent être profitables rappelle Dan Richards, président de la firme de communication financière ClientInsights.

M. Richards préconise une méthode en trois étapes pour préparer l’ordre du jour des rencontres :

1. Lors de la prise de rendez-vous, demandez aux clients les questions qu’ils aimeraient couvrir et mentionnez les sujets que vous souhaitez aborder;

2. Avant la rencontre, envoyez aux clients par courriel l’ordre du jour que vous avez conçu à la suite de la première conversation;

3. Au moment de la rencontre, faites descendre d’un point tous les sujets prévus à l’ordre du jour, de manière à avoir un sujet libre en début de rencontre. Il est possible de dire aux clients : « Voici l’ordre du jour, mais vous pouvez remarquer qu’il y un blanc au début. C’est au cas où une question vous serait venue depuis la dernière fois. Ou, avons-nous oublié quelque chose? »

Dan Richards constate que la plupart du temps, les clients disent qu’il n’y rien de particulier à ajouter. Mais cela leur indique dès le départ que la rencontre est axée vers eux, et non sur vous-même. De temps à autre, les clients mentionnent un sujet important qui n’aurait pas été abordé autrement.

Garder les clients concentrés Malgré un début de rencontre fort comme celui-ci, il n’est pas rare que les clients perdent un peu d’attention durant la rencontre. Un conseiller a récemment raconté à Dan Richards qu’il avait fait un petit ajout à cette méthode de travail. Juste avant les rencontres, il prend dix minutes pour détailler davantage le sommaire des sujets qui seront abordés. Il ajoute deux ou trois points sous chaque sujet de l’ordre du jour, en résumant les idées qu’il veut amener. Les clients connaissent donc non seulement le déroulement de la rencontre, mais ils ont en quelque sorte un « carton de triche » pour bien suivre la discussion.

Le conseiller a remarqué que cette façon de faire lui était bénéfique sur deux plans. D’une part, cela permet de garder plus facilement la concentration des clients. D’autre part, il a remarqué que les clients ont tendance a mieux retenir les points essentiels qui ont été discutés lors de la rencontre. Il considère donc que les quelques minutes de préparation additionnelles sont utiles.