Un bureau numérique, sans papier, conforme et rentable

J’adore mon métier de conseiller en sécurité financière et de représentant en épargne collective, métier que j’exerce avec bonheur depuis bientôt 25 ans. Je crois à la pertinence sociale de mes fonctions ainsi qu’à la valeur de mes conseils et de mes produits pour mes clients… avant que ne se pointent chez eux mes principaux compétiteurs que sont l’invalidité, la mort, les impôts et les maladies graves.

Comme mes 30 000 collègues, j’aime faire un bon travail et je suis allergique aux tâches stériles et abrutissantes qui n’enrichissent ni le client, ni mon cabinet, ni l’assureur. Et puisque je me considère comme un paresseux prospère, j’ai développé avec le temps une expertise de bureau numérique « sans papier » rentable, efficace et conforme.

En affaires depuis un quart de siècle, je constate que le changement est constant. En général, c’est pour le mieux, mais j’ai trouvé les dernières années plutôt exigeantes.

La crise financière et boursière de 2008, les rendements décevants, les scandales Vincent Lacroix et Earl Jones (et autres arnaqueurs et arnaqueuses), la méfiance lue dans le regard de plusieurs interlocuteurs, etc. : mon enthousiasme habituellement contagieux a été un peu émoussé.

Dans la foulée de ces tristes événements, un « intégrisme de conformité » est apparu de manière fulgurante. Il m’a pris par surprise et m’a donné l’impression d’être perçu davantage comme un escroc potentiel qu’un professionnel de confiance. Bien sûr, tout le monde est pour la vertu, mais cette poussée de « conformité-peinture-à-numéros » s’est mise en place dans un flou artistique propre à chaque fournisseur/produit/département. Aucun outil ne permettait de se hisser à la hauteur de ces nouvelles exigences. Aussi, plusieurs de ces contraintes sont devenues rétroactives à la date de création du dossier client. Voilà qui mettait du gravier dans les rouages – déjà très sollicités – de ma pratique à un bien mauvais moment !

C’est alors qu’un nombre incalculable de nouveaux formulaires sont apparus… avec le fâcheux défaut d’être automatiquement périmés au bout de quelques mois (il serait d’ailleurs sûrement utile d’y inscrire cet avis : « Meilleur avant » ou « Plus bon depuis »). Des formulaires papier, papier carbone et numérotés sont même ressortis du passé. « Houston, nous avons un problème… »

J’ai aussi perçu une migration importante de la responsabilité professionnelle vers ma pratique. À la liste des vérificateurs tels que Revenu Canada et Revenu Québec, j’ai ajouté l’Autorité des marchés financiers (AMF), la Chambre de la sécurité financière (CSF), CANAFE, le MFDA etc. En deux minutes, tous peuvent m’organiser l’agenda et le portefeuille. Le client est bien protégé. Bravo. Mais au fait, qui protège ma pratique professionnelle?

Autre changement dans la culture populaire : n’importe quel client peut – et est encouragé – à déposer plainte contre moi devant l’AMF, la CSF ou la Cour supérieure. Il y a même des firmes d’avocats spécialisées qui proposent, par le biais de leur site Web, « plus de 200 façons de poursuivre votre conseiller financier ». Drôle de métier! À chaque geste que je pose pour mon client, je me vois contraint de préparer ma défense au cas où j’aurais à prouver mon innocence. Bref, je travaille en double.

Quant à la valeur future de mon cabinet… J’approche tranquillement de la retraite. Mais qui voudra d’un bloc d’affaires s’il n’a pas une valeur assurée et n’est pas béni d’un « sceau de conformité » officiel?

Fatigué de naviguer dans une mer de données et un désert de sens, j’ai essayé de mettre en équation mon problème. Ça donne :

C x (GP x P x F x P+S) = R (CD / CS / D / T85)

Clients X (Gestes Professionnels X Produits X Formulaires X Processus et Systèmes) = Risques (Comité de Discipline et/ou Cour supérieure et/ou Dépression et/ou Travailler jusqu’à 85 ans)

Sortir du XX^e siècle : un bureau numérique, sans papier, conforme et rentable

J’ai fait appel à des experts. J’ai testé des centaines d’outils, de gadgets et de logiciels. De multiples examens de conformité et des tests à l’acide avec de vrais clients m’ont confirmé le bon fonctionnement de mon organisation.

L’expérience m’ayant enseigné que le partage est la plus grande source d’enrichissement, j’ai choisi de partager mes idées avec le plus grand nombre de collègues. Égoïsme bien ordonné… Dans cette série de chroniques dont celle-ci est la première, je passerai en revue chaque étape de l’établissement de mon bureau virtuel, en tenant compte des contraintes liées à la conformité. Premier arrêt : entendre l’appel du changement. La technologie n’est pas que pour les jeunes loups en début de carrière. Tout conseiller gagne à prendre le virage numérique. Voici ci-dessous quelques arguments pour vous en convaincre. Imaginez ce que sera votre vie quand il vous sera possible de :

• travailler quand vous voulez, d’où vous voulez;
• avoir au bout des doigts toutes les informations intégrées : documents, archives, courriels, notes, suivis, rencontres, etc.;
• toujours avoir le bon formulaire à jour avec vous;
• voir vos formulaires se remplir automatiquement;
• pouvoir rencontrer votre client à distance lorsque cela est nécessaire;
• gérer efficacement vos mots de passe, vos logiciels et leur mise à jour;
• toujours être prêt pour une inspection;
• affecter votre personnel à des tâches plus enrichissantes pour votre entreprise;
• voir la valeur de votre cabinet augmenter substantiellement;
• vendre votre entreprise (ou acheter un bloc d’affaires) en un clic de souris;
• avoir plus de temps libre pour ce qui compte vraiment pour vous;
• travailler sans stress jusqu’à 90 ans si cela vous plaît!

Vous ne rêvez pas. Cela se fait déjà, et c’est à votre portée grâce à une utilisation simple et éprouvée de la technologie actuelle. Et le meilleur est à venir!

Avant de piloter mon bureau numérique sans papier, je consacrais une bonne partie de mon énergie à me protéger des éventualités suivantes : la Cour supérieure, la dépression et l’idée de devoir travailler jusqu’à 85 ans. Doué pour la paresse et la contemplation existentielle, je me suis regardé travailler, et je me suis posé ces questions :

Question : À quelles activités/tâches/occupations mon énergie quotidienne est-elle consacrée?

Réponse : À servir les dieux de la paperasse et des procédures.

Q Quel enrichissement obtiennent mon client, mon entreprise et mon assureur/courtier quand je retranscris 22 fois sur 22 formulaires différents le numéro d’assurance sociale de mon client?

R Zéro.

Q Si McDonald peut vendre un milliard de frites par mois, qu’est-ce que cela me prendrait pour offrir à mon client des services financiers qui ne demandent ni friteuse, ni entrepôt?

R Un levier numérique.

Q Si l’AMF, la CSF, CANAFE et le ministère du Revenu peuvent atterrir dans mon bureau sans prévenir et m’organiser l’agenda, le portefeuille et la qualité de mon sommeil, comment faire pour être toujours prêt à leur dire poliment « welcome » et « welgo »?

R Organiser mes affaires informatiquement avant de me faire organiser.

Pour mettre en place cette organisation, j’ai d’abord répondu aux mêmes questions que vous vous posez certainement :

• Est-ce pour moi?
• Combien ça coûte?
• En ai-je le temps?
• En ai-je les compétences?
• Par quoi commencer?
• Comment prendre le virage numérique?
• En ai-je besoin?

Les prochaines chroniques vous aideront à répondre à plusieurs de ces questions. Vous verrez qu’indéniablement, il est temps de propulser votre carrière dans la sphère virtuelle. Bienvenue dans votre bureau de rêve! Bienvenue au XXI^e siècle!

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François Laporte est conseiller en sécurité financière. On peut le joindre à francois.laporte@cgocable.ca

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Cet article est tire de l’édition d’octobre du magazine Conseiller. Consultez-le en format PDF.