Un système informatique… dans les nuages

Vous essayez de vous tailler une place dans l’industrie avec votre petit réseau informatique, votre unique serveur et vos cinq ordinateurs? Il existe heureusement des alternatives qui vous éviteront de redémarrer votre ordinateur toutes les heures… et de gagner du temps.

Un nuage informatique Avez-vous déjà entendu parler du cloud computing (informatique en nuage)? L’informatique en nuage a fait son apparition surtout au cours des deux dernières années. Techniquement parlant, cela fait référence à des services offerts sur internet. On peut classer (très simplement) ces services en trois catégories :

• Infrastructure, soit un serveur virtuel;
• Plateforme, ou un endroit où on peut retrouver des programmes et des applications;
• Logiciel, soit un programme ou un service qui est offert sur internet

Un bon exemple d’informatique en nuage pourrait être Hotmail et toutes les fonctionnalités qui y sont rattachées.

Aucune de ces distinctions ou détails sont importants. Le concept-clé pour l’industrie du conseil se résume simplement. Pour ceux qui sont des conseillers indépendants, ou pour ceux qui gèrent un petit bureau, utiliser un système d’informatique en nuage signifie la disparition de la plupart des problèmes technologiques, et par le fait même, des distractions. Ce sera désormais un fournisseur de service, virtuel, qui s’en occupera pour vous de façon automatique. Pour ceux qui travaillent dans de plus grandes compagnies, cela signifie que les dossiers et documents pourront être partagés et stockés automatiquement, et de n’importe quel ordinateur.

Plus important encore, les petits cabinets et les indépendants verront leur vie simplifiée au possible. Ils n’auront plus à se prendre la tête avec les problèmes techniques récurrents, comme la mise à jour de logiciel, la création et la configuration d’adresses courriel professionnelles ou la mise en place de services internet, etc.

Si vous n’avez pas encore de système informatique en nuage, quatre solutions s’offrent à vous aujourd’hui :

• redémarrer le système. Cela fonctionne presque chaque fois;
• ignorer le problème. On travaille quand même, tant que c’est possible;
• la personne responsable du bureau chercher sur internet des mises à jour… et ne trouve rien;
• un technicien vient réparer votre système et vous laisse une facture salée.

Les deux systèmes d’informatique en nuage les plus connus sont ceux proposés par Google et par Microsoft. Ils sont un peu différents, mais proposent essentiellement les mêmes services.

Google Apps for Business Ce système, si l’on se réfère aux définitions plus haut, est plutôt une plateforme. Il permet aux utilisateurs de stocker des documents et des dossiers, d’utiliser un système de traitement de texte de base, d’obtenir des adresses courriel, d’avoir un site web, d’avoir accès à des feuilles de calculs électroniques et permet aux utilisateurs de télécharger d’autres applications et de les utiliser dans leur plateforme.

Par exemple, vous pourrez télécharger toutes les données sur un client, un gestionnaire de projets, un logiciel de comptabilité, un agenda électronique qui fonctionneront en harmonie avec les applications de base de Google Apps for Business. Le but de ce système informatique en nuage est d’être LA solution à tous les autres logiciels qu’on utilise dans un bureau et permet aux entreprises de personnaliser leur système en téléchargeant seulement les applications supplémentaires dont elles ont réellement besoin.

Microsoft Office 365 Ce système est conçu pour fonctionner, comme vous l’aurez sûrement deviné, avec Office, et plus précisément les versions 2007 et plus. Comme le système de Google, il offre des versions web de Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc., ainsi que des applications supplémentaires. De plus, il offre la possibilité de sauvegarder, ouvrir et modifier des documents en utilisant seulement votre version d’Office. En plus d’avoir accès à OneNote, Sharepoint et Lync, ce système a permet de bavarder en ligne (voix, texte, vidéo) et contient une application de partage, qui permet aux employés de mieux communiquer entre eux.

Similarités entre Google et Microsoft Les deux systèmes vous permettront :

• de stocker des documents et des dossiers en ligne, ce qui signifie concrètement que vous n’aurez pas à faire de copies de sauvegarde, que vous pouvez y avoir accès, les créer, les modifier avec n’importe quel ordinateur qui est connecté à internet;
• de continuer d’utiliser Office sur votre ordinateur de bureau. Office 365 le fait directement. Avec Google, il suffit d’utiliser un logiciel comme OffiSync pour y arriver;
• de partager des documents ou dossiers à partir de votre téléphone intelligent;
• de créer des sites web publics et des groupes de travail privés, avec beaucoup plus de facilité;
• vos courriels professionnels seront désormais automatiquement gérées par des serveurs en ligne;
• les deux systèmes fonctionnent à la fois sur des Macs ou des ordinateurs propulsés par Windows;
• ils peuvent être essayés sur des bases expérimentales. Office365 est gratuit en mode bêta depuis juin 2011 et Google Apps for Business peut être utilisé pour dix employés pour seulement 10 $, ce qui permettra de payer le nom de domaine.

Différences entre Google et Microsoft Malgré leurs similarités, ces deux systèmes d’informatique en nuage se démarquent l’une de l’autre :

• le système de Google propose un large choix d’applications supplémentaires, ce qui fait que le système peut véritablement être personnalisé. Cependant, cela demande beaucoup de recherche et il faut apprendre à les utiliser et à les configurer. Le système de traitement de texte, la feuille de calcul électronique, etc. qui sont fournis avec le système de Google ne sont pas aussi élaborés que ceux qu’offrent Microsoft, mais pour le travail de tous les jours, ils conviennent bien;
• Office365 peut se configurer, mais pas se personnaliser. Il est possible de bloquer ou débloquer certaines options au besoin, mais on ne peut pas ajouter d’options additionnelles. Le système est vraiment bâti autour des programmes de base d’Office et n’est pas ouvert à des applications qui seraient créées par un tiers. Cependant, comme Office est le système qui est utilisé par presque tous les utilisateurs d’ordinateur, Office365 requiert moins de recherche, d’expérimentation et de configuration;
• Office365 est flexible et peut être intégré à des réseaux déjà existants. Par exemple, les hauts dirigeants pourraient décider de continuer à utiliser le réseau existant, mais installer Office365 pour les agents mobiles, ou pour les bureaux locaux pour économiser les frais de réseau extérieur. Les cabinets pourraient également abandonner leur serveur d’échange entre les employés en faveur d’un système d’informatique en nuage et ainsi épargner sur les frais de maintenance;
• Microsoft travaille en partenariat avec des fournisseurs de services comme Bell Canada ou des plus petites compagnies pour aider les entreprises à configurer le système Office365.

Un tout nouveau produit Il est certain que ce genre d’utilisation du système informatique en nuage est assez récente. Il y a encore des risques de problèmes techniques, comme ces services viennent tout juste d’être lancé. Mais, les deux compagnies ont toutes les deux des accords avec de grandes sociétés afin de tester les services au fur et à mesure qu’ils sont mis sur pied. C’est donc dire qu’il y aura plus d’options ainsi qu’une amélioration des services offerts avec le temps.

Pour l’industrie des services financiers, les possibilités sont très attrayantes. Pour les petits cabinets, cela signifie la fin du stress administratif, une réduction des coûts technologiques et un gain de temps. Pour les plus grandes compagnies qui ont plusieurs agents libres à leur emploi ou plusieurs bureaux locaux, ce permet d’avoir un système logiciel sécurisé, unifié et qui fonctionne de façon indépendante. De plus, ce système permettra de partager des données et des ressources, d’envoyer des messages de manière sécuritaire et de pouvoir cibler des plus grands marchés, sans avoir besoin de débourser plus d’argent.

Ce texte est adapté d’un article de Kevin Cork paru sur Advisor.ca. Traduction par Anaïs Chabot.