Une réunion pour lancer votre semaine de travail!

Une réunion d’équipe productive serait l’une des meilleures façons d’entamer une semaine de travail, si l’on en croit le président de président de la firme de communication financière Client Insights Dan Richards. Selon lui, plusieurs équipes ne tiennent pas de telles sessions pour débuter leur semaine, offrant ainsi une performance amoindrie et en deçà de leur potentiel.

Pour que votre équipe puisse croire que ces réunions du lundi matin sont une utilisation judicieuse de leur temps, l’auteur dévoile cinq objectifs à atteindre lors de ces réunions.

• S’assurer que tous les membres de l’équipe comprennent les priorités communes à atteindre pour la semaine à venir, et leur rôle respectif dans l’atteinte de ces objectifs.
• Conserver une communication ouverte, dans l’objectif d’identifier les pépins potentiels avant qu’ils ne deviennent de véritables problèmes.
• Construire une culture organisationnelle gagnante dans laquelle chaque employé est responsable de ses propres engagements.
• Maintenir la motivation pour que tous les équipiers demeurent enthousiastes quant au boulot à accomplir lors de cette même semaine.
• S’assurer d’une réunion courte et dynamique pour encourager la productivité et limiter la perception de subir une perte de temps.

Dan Richards dévoile également trois conseils pour assurer le déroulement optimal de cette rencontre du lundi matin.

• Durée de la rencontre : Ces réunions devraient se limiter à 30 minutes, pas une de plus. Ce n’est pas le moment d’échanger sur vos péripéties du week-end, et ce n’est sûrement pas le moyen idéal de lancer une semaine de travail que l’on souhaite productive.
• L’heure de la réunion : Une telle rencontre doit se dérouler relativement tôt le matin, mais préférablement vers 10 h plutôt que 8 h 30. Ainsi, si l’un des participants est coincé dans la circulation routière, l’équipe entière n’est pas obligée d’attendre le retardataire.
• Un déroulement adéquat : La rencontre peut se dérouler selon une structure de quatre parties distinctes, ayant chacune une durée de 6 à 8 minutes. Une minuterie s’utilise facilement à partir de n’importe quel téléphone intelligent pour s’assurer le respect d’un tel ordre du jour.

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Le conseiller devrait ainsi commencer la première partie de la rencontre en annonçant les priorités de l’équipe pour la semaine à venir.

Dans la seconde partie de la réunion, un retour sur la semaine passée est suggéré. Chaque participant est ainsi invité à prendre la parole et à partager une histoire à succès survenue la semaine précédente. Les membres de l’équipe auront ainsi l’impression de progresser sur une base régulière. Ils peuvent également résumer en quelques mots les objectifs complétés de la semaine passée.

La troisième partie est dédiée aux objectifs de la semaine à venir. Chaque participant prend donc la parole durant deux minutes (par exemple) pour résumer les éléments qui se doivent absolument d’être complétés durant la semaine à venir. Pour s’assurer que tout le monde soit orienté vers l’atteinte des résultats, le secrétaire de la réunion prend en notes les objectifs de chacun. C’est ce sommaire qui sera d’ailleurs utilisé la semaine suivante aux fins de discussions à la section précédente.

La dernière partie d’une telle réunion est vouée à la recherche d’occasions pour être plus efficace. À tour de rôle, chaque membre de l’équipe a la chance d’identifier une idée susceptible d’améliorer la productivité du groupe.

Bien évidemment, et puisque chaque équipe se veut différente, cette méthode en quatre étapes peut être amendée pour mieux épouser les conditions en vigueur dans votre milieu professionnel. En partant de cette façon de faire comme point de départ, ces réunions du lundi matin vous permettront d’améliorer la communication, la motivation et l’efficience des membres qui composent votre équipe.

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