Bill Zolis, cité sur le blogue The Callery Group, rappelle aux entrepreneurs que plusieurs informations se doivent d’être partagées aux employés qui bénéficient de garanties collectives. Vos clients auraient donc intérêt à communiquer les huit conseils suivants pour assurer non seulement la pérennité de leur régime d’assurance, mais aussi la satisfaction des participants face à celui-ci.

1. Éligibilité

Plusieurs règles doivent être suivies au chapitre de l’éligibilité à un régime d’assurance. À titre d’exemple, un nouvel employé devient parfois admissible une fois sa période de probation réussie. Dans un autre ordre d’idées, la nouvelle conjointe d’un employé ne sera assurée qu’après une année de vie commune. Les enfants à charge, de leur côté, peuvent parfois voir leur couverture se terminer lorsqu’ils atteignent l’âge de 22 ans. Les étudiants à temps plein, par contre, peuvent souvent bénéficier d’une prolongation jusqu’à 25 ans.

2. Gestion de calendrier

Certaines limites aux prestations sont comptabilisées par année de calendrier, alors que d’autres se basent sur une période de temps. Ainsi, le remboursement de séances de massothérapie peut être limité à 500 $ du 1er janvier au 31 décembre d’une année de calendrier. À l’inverse, les frais d’optométrie peuvent être plafonnés sur une période de 24 mois suivant l’adhésion au régime. Le participant peut aussi avoir l’obligation de déclarer tout changement à sa situation familiale (ajout du conjoint au régime, naissance d’un enfant) dans les 30 jours pour éviter d’avoir à fournir de nouvelles preuves d’assurabilité.

3. L’épreuve du temps

Certaines garanties, comme l’assurance invalidité à long terme, sont souvent éliminées d’office lorsque le participant atteint l’âge de 65 ans. Il s’agit d’une information importante pour le travailleur qui ne prévoit prendre sa retraite qu’à 67 ans.

4. Des prestations non imposables

Les employés seront soulagés d’apprendre que les prestations versées dans le cadre d’un décès ou d’une maladie grave, par exemple, sont exemptes d’impôt.

5. Pérennité du plan

Les participants ont un rôle à jouer dans la bonne gestion du régime d’assurance. Pour en limiter les coûts, ils peuvent éliminer le recours aux procédures dentaires non essentielles et demander au pharmacien de fournir des médicaments génériques lorsque disponibles.

6. Un essai pour réduire les coûts

L’employé doit parfois assumer une franchise d’assurance et un pourcentage du prix d’achat lorsque vient le moment de se procurer un médicament d’ordonnance. En plus d’opter pour des médicaments génériques – qui sont parfois 45 % moins chers que les médicaments d’origine –, il peut exiger du pharmacien de n’obtenir qu’une portion de l’ordonnance du médecin dans l’objectif de limiter les coûts. Il pourrait ainsi ne se procurer des médicaments que pour une période de 10 jours, en valider l’efficacité au passage, et économiser en diminuant sa contribution à payer.

7. Un outil de rétention

Plusieurs participants sont étonnés de constater le coût important associé aux régimes d’assurance médicaments et complémentaires. Ce facteur peut s’avérer un outil de rétention en entreprise. L’employé y pensera deux fois avant de quitter son emploi, sachant que les avantages de son régime actuel équivalent à plusieurs milliers de dollars annuellement.

8. Un peu d’exactitude

Une erreur dans la complétion d’un formulaire de réclamation peut mener à un refus de remboursement ou à un délai de traitement additionnel. Aussi, le moment pour soumettre les pièces justificatives est parfois limité dans le temps. Finalement, et avant de soumettre une demande de remboursement, le participant a intérêt à évaluer les restrictions applicables et à vérifier les modalités associées à l’assurance voyage.

Ce texte est une adaptation d’un article paru sur smallbizadvisor.ca. Adaptation par Dominique Lamy.

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