Les pertes de temps figurent parmi le pire ennemi des organisations. C’est pourquoi la mise au pas des comportements chronophages peut faire une différence sur la rentabilité d’une entreprise.

La plupart des entreprises ont des procédures pour gérer leur capital, mais rares sont celles qui font de même avec le temps, peut-on lire dans la plus récente livraison de la Harvard Business Review (HBR).

Malgré le fait que les réunions, les courriels, les conversations téléphoniques et autres téléconférences grugent plusieurs heures d’une journée, rares sont les entreprises où l’on fait un réel effort de compression de ces « dépenses », selon Michael Mankins, Chris Brahm et Gregory Caimi, des consultants spécialisés en gestion des technologies de la société Bain & Company.

Les entreprises qui s’attaquent au problème de la perte de temps en la gérant comme un budget arrivent à diminuer leurs coûts fixes et dégagent des heures qu’on peut consacrer à innover davantage, selon les auteurs de la HBR.

Les leaders se distinguent souvent par leur habileté à prioriser les actions, de la plus urgente à la moins urgente. Ils savent quelles activités sont les plus rentables. « Il faut faire de même avec le temps », écrivent les consultants de Bain & Company. Dans une organisation, « les gens doivent non seulement savoir ce qu’ils peuvent faire lors des temps morts, mais ils doivent en outre savoir ce qu’ils peuvent ignorer ou reporter dans leur emploi du temps ».

Gérer le temps comme un budget

Chaque année, il faut établir les prévisions budgétaires. Pourquoi ne pas faire de même avec les prévisions horaires?

Ainsi, à l’instar de l’argent, le temps n’est pas élastique. On ne devrait pas pouvoir dépasser le temps consacré à une réunion impunément, soutiennent les auteurs.

Le temps consacré aux réunions doit donc être rigoureusement chronométré. Si une réunion dépasse l’horaire prévu, c’est une autre qui écope. Un peu comme un dépassement de coût. À long terme, cette façon de faire oblige tout le monde à tenir des réunions plus efficaces et plus productives.

Simplifier l’organisation

Plus il y a de degrés à la hiérarchie séparant les employés du patron, plus lente est la circulation de l’information. Et plus fréquentes sont les pertes de temps.

C’est une vérité de La Palice, mais peu de gestionnaires comprennent que chaque niveau de supervision ajoute des coûts à l’organisation.

Des directeurs tiennent des réunions pour discuter de ce que les subalternes font, pour ensuite faire rapport aux vice-présidents, qui se réunissent eux aussi avant d’en informer la haute direction, et ainsi de suite. Tout cela se métamorphose en réunions qui se suivent et finissent toutes par se ressembler.

Couper dans les structures se révèle être excellent pour la perte de temps. En révisant sa structure managériale, l’Université Berkeley a réussi à dégager du temps et de l’argent. Cent vingt millions de dollars par année, en fait…

Autre cas de figure : un manufacturier cité par Mankins, Brahm et Caimi a calculé qu’une réunion hebdomadaire des cadres intermédiaires de la société coûtait 15 M$ par année. Un vice-président avait décrété un jour que ces réunions étaient nécessaires, sans jamais évaluer leur efficacité ou leurs retombées…

Le fait est que le temps est la ressource la plus rare d’une entreprise. Et que rien ne peut être fait pour récupérer une heure perdue dans une réunion improductive. C’est pourquoi un gestion serrée du temps peut s’avérer très, très profitable.