Près du tiers du temps passé en réunion serait improductif, selon une récente analyse de Robert Half Management Resources, réalisée pour le compte de notre publication sœur SmallBizAdvisor.

En règle générale, la déviation de l’ordre du jour, les retards dans le début et la fin d’une réunion et inviter des gens qui sont peu pertinents à la réunion sont les éléments les plus chronophages.

« Alors que tout le monde vit avec un horaire chargé, les dirigeants doivent montrer qu’ils connaissent la valeur du temps de leurs employés », affirme David King, président pour le Canada de Robert Half Management Resources.

Tenir des rencontres improductives et désorganisées peut causer du tort à tous, et surtout à l’entreprise.

Voici cinq façons de rendre les réunions plus efficaces :

Préciser qui a besoin de participer et pourquoi : restreindre la participation aux seuls employés qui en ont besoin permet de limiter les écarts pendant les discussions. Indiquer que la présence de tel ou tel employé est « requise » ou « optionnelle » permet à votre équipe de mieux gérer son temps.

S’en tenir à l’ordre du jour : mine de rien, les conversations diverses sont légion et font perdre du temps. En outre, rendre accessibles tous les documents à l’avance permet de rester fidèle au chrono, et tuer toute conversation anodine dans l’œuf permet de respecter le temps alloué à la réunion.

Planifier : il vaut la peine de passer quelques minutes à l’avance pour s’assurer qu’il y a des sièges pour tout le monde, que la vidéoconférence fonctionne et que tout le monde ait les bons outils et les bons documents.

Respecter le chronomètre : cela aide à tenir une réunion simplement et efficacement. S’il n’y a pas grand-chose à l’ordre du jour, pensez à rédiger un courriel ou une note de service, plus efficace qu’une réunion.

Terminer avec un plan d’attaque : si les gens quittent la réunion en se demandant ce qu’ils doivent faire d’ici la prochaine rencontre, la réunion a été un échec. Il convient donc de prévoir quelques minutes pour les questions, mais surtout pour que les gens sachent ce que l’on attend d’eux et ce qu’ils doivent faire.