Pour des courriels plus efficaces

Si vous êtes courtier indépendant ou que vous travailler dans un petit cabinet, vous avez probablement décidé qu’il ne valait pas la peine d’avoir un serveur de courriels et vous utilisez donc l’adresse courriel proposée par votre fournisseur Internet.

Cette manière de faire est efficace, si vous avez seulement besoin d’accéder à vos courriels d’une seule et même place, soit votre bureau. Mais en 2011, de plus en plus de courtiers et propriétaires d’entreprise ont pris conscience que cette façon de faire limite beaucoup les choses…

Aujourd’hui, on ne lit plus seulement nos courriels du bureau. On les consulte également sur notre ordinateur personnel, notre ordinateur portable, notre téléphone intelligent ou notre tablette électronique. Le système de courriel traditionnel, ou POP3, permet de télécharger seulement une fois un courriel. Une fois que le message a été téléchargé sur l’ordinateur du bureau, par exemple, il n’est plus accessible sur un autre appareil.

La solution la plus simple et beaucoup plus efficace est d’utiliser le protocole IMAP (Internet Message Access Protocole) afin d’accéder à vos courriels professionnels via plusieurs appareils.

L’avantage principal d’un tel système est que vous pouvez lire vos courriels tant sur votre téléphone intelligent que sur votre ordinateur du bureau. Si vous répondez à un courriel à la maison et décidez de le supprimer par la suite, il ne sera plus dans votre boîte de réception une fois au travail. De plus, le dossier «messages envoyés» est disponible de n’importe quel appareil. De cette façon, gérer vos courriels sera beaucoup plus facile.

Essayer avant d’acheter

Vous trouvez sûrement que l’IMAP est une idée géniale qui vous fera sauver temps et argent, mais vous pensez ne pas avoir le temps ni l’argent pour y penser! Sachez que gmail offre le protocole IMAP pour ses comptes courriel. Cela signifie que vous pouvez créer un compte gmail afin d’essayer le système IMAP et vous familiarisez avec toutes ses fonctionnalités. Vous pourrez ainsi décider si vous faites le saut vers ce genre de système.

Voici la façon de procéder:

• Créer un compte gmail. Donnez-lui un nom professionnel, comme votrecompagnie@gmail.com;
• Régler votre compte gmail afin que vos courriels personnels et professionnels soient redirigés vers gmail (en utilisant l’option POP3);
• Régler Outlook (ou un autre logiciel) afin que les courriels soient redirigés vers le système IMAP de gmail;
• Régler tous vos ordinateurs, téléphones intelligents, tablettes afin qu’ils aient accès à gmail;
• Terminé!

En bref, gmail vous permet de diriger tous vos comptes courriel au même endroit, et l’IMAP vous permet d’avoir accès à tous ces courriels de vos différents appareils mobiles. Vos clients ne s’en apercevront jamais!

De plus, gmail vous permet d’archiver des tonnes de vieux courriels, donc si jamais un jour vous en avez besoin, ils n’auront pas été supprimés.

Gmail vous permet également:

• de créer un dossier pour les messages moins importants (qui ne proviennent pas de vos clients, par exemple) et qui sont donc filtrés et archivés dans un dossier, hors de la boîte de réception;
• de créer des adresses courriels supplémentaires, si vous voulez séparer les différents services que vous offrez;
• de créer un système informatique en nuage en utilisant les services de gmail.

Google Apps s’adresse aux entreprises de moins de dix employés alors que Google Apps Business est fait pour les compagnies de plus de dix employés. Les deux services vous permettent de créer et de gérer votre propre nom de domaine pour environ 10 $ par année, ce qui inclut des logiciels de création et d’édition, des groupes privés en ligne, un site Web, de la discussion instantanée, etc.

Un des outils standard du courtier moderne est le courriel. C’est un outil à double tranchant: il est facile de crouler sous les courriels et de perdre un message d’un client important. Les services et les stratégies dont nous parlons plus haut sont simples et efficaces, sans demander trop de temps ou d’argent.

On oublie souvent que le courriel n’est pas le travail en tant que tel. C’est un service qui permet de faire son travail plus vite et plus efficacement. Savoir comment perdre moins de temps et d’argent à gérer un système de courriel vous laissera plus de temps… pour parler à vos clients.

Ce texte est adapté d’un article paru sur Advisor.ca. Traduction par Anaïs Chabot.