Préserver la santé financière de la PME

Conseiller votre client quant aux placements qu’il peut effectuer ou le guider dans le labyrinthe fiscal ne suffit pas. Il faut aussi l’aider à colmater les brèches qui lui font perdre de l’argent.

Le comptable Denis Brodeur, associé du cabinet de contrôleurs financiers Gestion évolutive, proposait quelques variables qu’il faut tenir à l’œil afin de préserver la santé financière d’une PME.

C’est lors d’une conférence présentée au Salon Stratégies PME, qui se tenait à Montréal à la fin novembre, qu’il a identifié plusieurs variables dont les entrepreneurs ne tiennent pas toujours compte.

Pour lutter contre le gaspillage, il s’agit d’abord d’identifier les pertes les plus évidentes, selon le comptable.

Les pertes de temps sont parmi les coûts les plus faciles à contrôler, explique Denis Brodeur.

Dans un cas de figure qu’il a vu chez un client, il explique qu’en revoyant la façon de procéder d’une préposée à la paie qui mettait deux semaines à préparer la paie d’une centaine d’employés on a réduit ce délai à moins d’une semaine.

Viennent ensuite les pertes de talents : « On voit souvent des gens qui ne sont pas à leur place dans une entreprise, à qui on ne permet pas de prendre des initiatives, et qui perdent ainsi leur motivation et coute de plus en plus cher en matière de productivité perdue. »

Le manque de précision dans la préparation du travail est également source de pertes. « Par exemple, on voit souvent l’erreur de ne pas comptabiliser adéquatement les estimations pour un travail. L’entreprise est certes le plus bas soumissionnaire, mais si elle a sous-estimé ses coûts de 40 000 $, c’est une perte. »

Pour pallier ce problème, il importe de bien valider les estimations avant de faire une soumission.

Ce type de perte peut s’aggraver si la communication entre les différents services est déficiente. « J’ai vu des situations où trois services ont estimé les coûts différemment pour un même projet, avec trois estimations différentes. »

Dans le même ordre d’idées, le coût de revient est rarement représentatif de la réalité d’une PME, observe Denis Brodeur. « Beaucoup ne le connaissent pas », dit-il.

Bien établir ce coût est pourtant primordial, notamment pour éviter de vendre à perte. Le coût de revient est la somme des coûts d’achat, d’approvisionnement, de production, de distribution et d’administration. « Le plus difficile, c’est de bien établir la portion de chacun de ces coûts aux charges communes de l’entreprise. » À partir du coût de revient, on peut calculer la marge brute, soit la différence entre celui-ci et le prix de vente.

Il faut également être vigilant relativement au vol des employés ou des clients. Ce n’est pas parce que des pertes de cette nature sont à déplorer qu’il sera rentable de s’y attaquer. « Si pour prévenir des vols de 5000 $ dans un entrepôt, on engage un magasinier à 20 000 $, comme je l’ai déjà vu, on vient d’augmenter ses pertes », relate Denis Brodeur.

« Autre source de pertes : les erreurs et les omissions », ajoute-t-il. À ce titre, il faut régulièrement revoir ses polices d’assurance lorsqu’on développe un nouveau produit ou procédé, s’assurer que tous les équipements sont à jour et fonctionnels, suivre la règlementation, etc.

« Ce sont des coûts qu’on ne voit pas souvent parce que souvent les erreurs sont cachées. »

Il y a ensuite les pertes causées par des éléments qui sont plus difficiles à identifier et à quantifier.

L’absence de méthode de travail et une mauvaise gestion peuvent également engendrer des pertes importantes. « Une entreprise qui a un plan stratégique et une méthode de travail aura l’avantage concurrentiel sur une autre qui ne fait que réagir aux évènements. »