Impôt des conseillers : un outil à télécharger

Lorsque j’étais conseiller, chaque année au début de mars, un poids s’abattait sur mes épaules quand je pensais à ma déclaration d’impôt. En tant que professionnels des services financiers, vous avez le devoir de bien savoir comment minimiser votre propre facture fiscale.

Tous les conseillers avec lesquels j’ai travaillé pensent qu’ils paient trop d’impôt et c’est souvent vrai. En tant que travailleur autonome, vous pouvez déduire plusieurs dépenses de vos revenus.  Vous devez donc garder toutes vos factures et les classer avec soin.

Pour ce faire, je me suis construit un outil Excel, que j’ai partagé sur le site web de Conseiller en 2016. Voici donc l’édition 2018-2019, à laquelle s’ajoute un outil pour faciliter le calcul de l’impôt des placements.

Cet article a été mis à jour, lire cette version ici.

À savoir pour les conseillers : les seuils de revenu auxquels on change de taux d’imposition sont maintenant de 43 790 $, 87 575 $ et 106 555 $ au provincial et presque les mêmes au fédéral. Si vos revenus s’en approchent, vous devez réagir avant le 28 février pour minimiser la facture fiscale. Pour ce faire, vous pouvez bien sûr investir dans un REER, mais aussi viser les fonds de travailleurs et les fonds de développement.

LA SITUATION ACTUELLE

Plusieurs conseillers avec qui j’ai travaillé mettent encore toutes leurs factures dans une grande enveloppe brune qu’ils abandonnent à leur comptable. Ils manquent de temps pour s’occuper de ça, disent-ils. Une mauvaise décision. Au cours d’une carrière comme conseiller, vous pouvez vous attendre à être inspecté par le fisc au moins deux fois, selon moi. Si vos relevés de dépenses sont mal tenus, vous aurez une très mauvaise surprise le jour où vous subirez cette vérification. Je parle d’expérience. Chacun sa méthode, mais voici la mienne.

RÉSUMÉ FISCAL POUR LE CONSEILLER

Votre véhicule est probablement votre plus grosse dépense déductible. La somme à déduire de vos revenus est calculée en fonction du kilométrage parcouru dans le cadre du travail. Les frais courants de voiture sont : la location mensuelle (s’il y a lieu), l’essence, les réparations, les frais de stationnement, l’adhésion à CAA, l’assurance automobile, le permis de conduire et les frais d’immatriculation¹. Vous pourrez normalement déduire de 70 à 80 % des dépenses reliées à votre véhicule. Vous aurez donc besoin d’un registre automobile bien détaillé², fourni dans notre fichier Excel.

Pour ma part, je notais le kilométrage parcouru pour mon travail chaque jour et je mettais les factures déductibles dans une pochette. Une fois par semaine, je les classais et les collais une par une sur les pages d’un dossier que j’ai intitulé Impôt en cours. À la fin du mois, j’inscrivais les sommes dépensées et le kilométrage quotidien dans le fichier Excel.

Le 31 décembre, je notais le nombre de kilomètres indiqué sur mon odomètre pour le soustraire du kilométrage inscrit l’année précédente à pareille date; j’avais ainsi le kilométrage total parcouru durant l’année. En janvier, je photocopiais chacune des pages où mes reçus de dépenses étaient collés, car l’encre disparaît en quelques mois, ce qui peut poser problème lors d’une vérification fiscale.

Lorsque j’avais enfin reçu tous les feuillets d’impôt de mes employeurs, je pouvais commencer à préparer mes états de comptes de dépenses.

La majorité de vos autres dépenses sont déductibles à 100 % : les frais de papeterie, de téléphone cellulaire, de publicité, d’abonnement à des revues financières, les cotisations et permis professionnels, les frais de poste, les formations avec UFC, les intérêts sur les emprunts pour l’achat de clientèle, les frais de bureau, les frais d’amortissement, sans oublier l’assurance responsabilité auprès de votre employeur.

Les conseillers qui engagent quelqu’un pour les aider dans les tâches administratives peuvent déduire 100 % du montant versé en salaire. Mais attention : votre assistant doit être un travailleur autonome, pas un employé. D’ailleurs, si votre conjoint ou votre enfant majeur ne travaille pas, vous devriez l’engager à cette fin, ce qui permet de réduire l’impôt en conservant le capital dans la famille. Parlez-en avec votre comptable.

Une dépense qu’on oublie souvent demeure les frais de représentation. Si vous rencontrez un client dans un restaurant pour parler affaires, votre facture et le pourboire sont déductibles de vos revenus à hauteur de 50 %. Frais d’hébergement, de restauration et de bar peuvent également vous aider à réduire la facture fiscale, mais vous devez bien documenter ces dépenses. Les déductions pour frais de représentation sont toujours à utiliser avec précaution, car elles attirent l’attention de l’Agence du revenu du Canada (ARC) lors des vérifications.³

Je vous recommande de faire affaire avec un comptable professionnel pour vos déclarations de revenus, et ce, même si cela vous coûte plus cher. Cela fera diminuer la probabilité d’une vérification du fisc. Par contre, vous réduirez beaucoup vos frais de comptabilité en utilisant ce fichier Excel. Votre comptable n’aura alors qu’à reporter le total de vos dépenses sur votre déclaration de revenus, cela lui épargnera du temps de compilation.

Cet outil Excel n’est pas un logiciel de comptabilité, ni de déclaration de revenus, mais il vous simplifiera beaucoup la vie pour calculer vos dépenses avant d’aller rencontrer votre comptable. Laissez celui-ci s’occuper des frais d’intérêts, de l’amortissement, de la TPS/TVQ, de vos assurances collectives et autres aspects particuliers.

Cliquez ici pour télécharger le fichier Excel.

VOS PLACEMENTS

La compilation de vos dépenses d’entreprise étant complétée, passons maintenant à vos placements. La façon dont vous les organiserez vous permettra de tirer le meilleur parti des lois de l’impôt et de faire bénéficier de cette expertise à vos clients.

Tout d’abord, étant donné que seuls les placements non enregistrés donnent droit à la déduction pour une perte en capital, vos comptes non enregistrés doivent contenir vos placements les plus risqués. Deuxièmement, selon la Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA), les dividendes américains sont imposés directement aux États-Unis, sauf ceux réalisés dans les comptes de retraite enregistrés. Vos investissements en dollars américains devraient donc se trouver dans votre REER ou votre FERR.

Détenir un titre en argent américain dans un compte non enregistré compliquera le calcul de vos revenus ainsi que de l’éventuel gain ou perte en capital à cause du taux de change et de l’imposition américaine. De plus, cela gonflera la facture du comptable, qui devra y passer plus de temps.

Vous devrez conserver une liste détaillée de vos gains et pertes en capital annuels réalisés dans vos comptes non enregistrés seulement, car ce sont les seuls imposables. C’est ce que le fichier Excel vous aidera à faire. Vous n’avez cependant pas besoin d’envoyer la liste au fisc.

Le fiduciaire de vos placements vous fera parvenir des feuillets d’impôt pour les dividendes et les intérêts perçus dans ces comptes. Vous n’aurez rien d’autre à faire que d’inclure le total sur votre déclaration de revenus. Restent les gains et pertes en capital.

LE GAIN EN CAPITAL DANS LES COMPTES NON ENREGISTRÉS

Il existe deux types de gain en capital dans un fonds d’investissement : celui que réalise le gestionnaire du fonds dans ses opérations quotidiennes, et celui que vous décidez de réaliser lorsque vous vendez vos titres.

Sur le premier, vous n’avez aucun contrôle. Il faut savoir que vous pourriez avoir à déclarer un gain ou une perte en capital sur un placement que vous n’avez pas vendu. Vous aurez d’ailleurs souvent à expliquer cet irritant détail à vos clients.

Le fichier Excel vous permettra de calculer le deuxième gain en capital, celui sur lequel vous avez un contrôle direct lorsque vous décidez de vendre votre placement, sous la feuille intitulée « Gain_perte ».

Dans le cas des achats périodiques de parts de fonds, ou d’actions, vous devrez calculer un coût moyen d’acquisition avant d’inscrire le montant dans la feuille « Gain_perte ». La feuille « Coût_moyen » a donc été ajoutée pour effectuer ce calcul. Entrez la quantité, le prix et la date de transaction pour chaque titre. Une fois le coût moyen obtenu, reportez-le à la feuille « Gain_perte ». Si vous détenez d’autres titres qui nécessitent le calcul du coût moyen, effacez vos données de la feuille « Coût_moyen » et recommencez l’opération.

Imprimez la feuille « Gain_perte » du fichier Excel et reportez les totaux à l’annexe 3 de votre déclaration de revenus. Un détail qui a son importance : si vous détenez des bons du Trésor, pour déclarer le gain ou la perte en capital, il faut les vendre avant l’échéance. Ce n’est pas le cas pour les obligations.

Attention : si vos transactions financières sont nombreuses et fréquentes, vous pourriez perdre l’imposition à taux réduit des gains en capital.

Instructions :

Avant de commencer à l’utiliser, faites deux copies du fichier Excel, une pour 2018 et une pour l’an prochain. L’année suivante, vous n’aurez qu’une seule cellule (feuille Kilométrage, cellule B2) à changer pour tout mettre à jour. Le même fichier me sert depuis plusieurs années. Les cellules en bleu contiennent des formules, il ne faut pas les modifier. Pour commencer à entrer vos données, débutez par la plus grosse dépense : votre voiture. Les deux informations de base requises sont : votre kilométrage de départ et l’année désirée, soit le 1^er janvier 2018. Les totaux des différentes feuilles vont automatiquement s’ajouter à la première feuille, qui constitue le sommaire de vos dépenses professionnelles déductibles d’impôt.

Pour vous montrer comment il fonctionne, j’ai inscrit des données fictives dans les cellules du 5 janvier. Pour entrer vos propres informations, vous n’avez qu’à effacer le contenu de ces cases.

Cliquez ici pour télécharger le fichier Excel.

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Bernard Viau est conseiller à la retraite.

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¹ Agence du revenu du Canada, Frais de véhicule à moteur admissibles, et Turbo Impôt, Déduction des frais de véhicule à moteur ² BDO, Frais d’automobile et tenue de registres ³ Le père de mon premier amour d’adolescent était un vérificateur fiscal passionné.