L’art d’animer efficacement une réunion

Que ce soit dans un cadre bénévole ou professionnel, vous êtes peut-être parfois appelé à organiser des réunions. Il est essentiel de bien les préparer et de les animer de manière dynamique en respectant de bonnes pratiques.

Une réunion est contre-productive lorsqu’elle est trop longue ou quand l’animateur parle trop. À l’opposé, une réunion efficace est le meilleur moyen de rassembler des gens pour prendre une décision commune ou pour réfléchir sur une problématique en apportant plusieurs points de vue.

Les participants qui assistent à une réunion prennent du temps dans leur horaire, ils s’attendent donc à ce qu’elle soit efficace. Si ce n’est pas le cas, un désengagement risque de survenir relativement aux suivis et présences lors des prochaines rencontres.

6 TYPES DE RÉUNIONS

Il existe environ six sortes de réunions. Chacune a son propre objectif et il est important de bien identifier celui-ci pour en informer les participants. Une fois qu’ils auront pris connaissance de la nature de la rencontre, ils ne nourriront pas des attentes qui ne sont pas en lien avec celle-ci, ce qui évitera des frustrations et de la déception. C’est à l’organisateur que revient la tâche de définir l’enjeu de la rencontre. Voici les six types de réunions :

1. DE DISCUSSION : Ce type de réunion vise à partager le savoir, les points de vue sur un même sujet. Chaque participant doit donc s’être préparé en vue d’échanger ses connaissances et son expérience;

2. D’INFORMATION : Elle a pour but de faire connaître quelque chose. On sait d’emblée que c’est l’animateur qui va parler, le participant n’a donc rien à planifier. Il pourra tout simplement prendre des notes;

3. DE FORMATION : Ici, c’est de la transmission et de l’acquisition de savoir. Le participant s’attend forcément à apprendre sur un sujet.

4. DE RÉTROACTION : On y partage de l’information, des opinions, des perceptions sur une expérience commune. Il faut savoir quel est le sujet du feedback pour y réfléchir et arriver préparé;

5. DE RÉSOLUTION : C’est un moment pour trouver des solutions, prendre une décision et déterminer un plan d’action. Les participants ont donc une attente : qu’il y ait des tâches concrètes à réaliser dans des délais précis;

6. DE CRÉATIVITÉ : On fait du remue-méninges sans jugement pour sortir des sentiers battus. Il n’y aura pas de prise de décision durant cette réunion. Il n’y a pas de bonnes ou de mauvaises idées, mais un cheminement vers une nouvelle démarche.

LE SECRET : LA PRÉPARATION

Une fois le type de réunion choisi, on établit notre objectif, soit ce qu’on désire atteindre. On doit envoyer l’ordre du jour aux participants afin qu’ils se préparent s’il y a lieu.

On prépare notre documentation et nos visuels si nécessaire, puis la salle où se tiendra la rencontre.

Pour s’assurer du bon déroulement de la réunion, il faut bien entendu suivre notre ordre du jour, mais aussi avoir la pleine attention des gens devant soi. Pour y parvenir, il est essentiel de leur faire oublier leur travail et leur stress avant la rencontre en les accueillant agréablement. Les saluer bien sûr, mais aussi leur offrir un rafraîchissement et leur demander des nouvelles de leurs dernières vacances, du tournoi de soccer de leur fils ou autre, les aidera à sortir de leurs obligations et à relaxer. Votre réunion en sortira gagnante.

Si vous vous montrez stressé, pressé de commencer pour en finir, vous ne mettrez pas les gens à l’aise et dans de bonnes dispositions. Souriez, respirez, et soyez détendu pour donner l’exemple.

Une fois l’ambiance créée, mettez la table, ce qui signifie : présentez votre sujet, votre objectif, le déroulement et ensuite, validez pour vous assurer que vous êtes tous sur la même longueur d’ondes. Il est important de commencer et de finir la rencontre à l’heure dite, et ce, même s’il manque des gens. Il en va de votre crédibilité.

LIMITEZ VOS INTERVENTIONS

Selon le type de réunion, il serait efficace de limiter les interventions d’une durée de 30 secondes à une minute. Vous vous assurez ainsi que tout le monde participe à parts égales et votre rencontre n’en sera que plus dynamique.

Lorsque vous terminez la réunion, faites une synthèse de la rencontre, et demandez à chaque participant de dire ce qu’il a appris ou de valider les tâches qu’il devra accomplir avant le prochain rendez-vous.

Finissez la rencontre comme vous l’avez commencée : dans une ambiance conviviale. On ne parle plus de la réunion, on laisse de côté nos divergences d’opinions pour redevenir des humains.

Une réunion bien préparée et bien ciblée sera satisfaisante pour tous et donnera envie à chacun de s’impliquer dans vos projets.

Annie Bienvenue

Annie Bienvenue est conférencière, formatrice et coach. Elle vient en aide aux personnes qui désirent communiquer de façon plus percutante, peu importe leur hiérarchie dans l’entreprise, en groupe ou en rencontre client. Les objectifs peuvent varier d’une personne à l’autre : diminuer son stress, développer son charisme, structurer ses idées ou encore développer ses forces. Annie Bienvenue est également comédienne professionnelle et membre de l’Union des artistes depuis plus de 20 ans. C’est pour vaincre sa grande timidité que ses parents l’ont inscrite, dès son jeune âge, à des cours de théâtre et à des concours d’art oratoire. Elle continue de se perfectionner auprès de grands noms du milieu théâtral québécois et international. Après sa formation en art à l’Université de Montréal et à l’Université du Québec à Montréal, elle a développé ses connaissances en gestion et en lancement d’entreprise. Ce double cursus l’a rapidement amenée vers la formation en prise de parole en public en entreprise. Elle est notamment collaboratrice à JPL Communications.