Trois facteurs clés pour tirer parti au mieux du travail hybride

Le travail hybride s’est généralisé dans beaucoup d’organisations, mais sa gestion demeure un défi majeur. Comment réussir à bien travailler en équipe, développer ou conserver un sentiment d’appartenance et maintenir la cohésion alors que les collègues ne sont pas toujours présents au même moment ? Pour y parvenir, il y a trois facteurs clés à prendre en compte, selon un récent article du Harvard Business Review (HBR) : le temps, l’espace et la nature du travail.

• Planifier travail synchrone et asynchrone

Lorsque le travail se fait de façon synchrone (quand l’équipe est sur place), la communication est plus facile et directe autant pour coordonner les tâches que pour les conversations informelles.

Quand les membres de l’équipe travaillent en partie à distance (en mode asynchrone), il est plus difficile pour le gestionnaire de structurer l’action collective. Il faut éviter les tâches faites en double faute d’une communication efficace. Pour cela, il a à sa disposition différents moyens comme les outils de gestion de projet, tels que Monday, Trello ou Asana, entre autres, qui permettent d’attribuer les projets et de faire un suivi en temps réel. Des logiciels de visioconférence comme Teams ont également différentes fonctionnalités – outils de conversation, outils de renforcement positif (badge), approbation de documents, etc. – pour travailler efficacement en équipe tout en étant à distance.

• Déterminer les moments pour être ensemble dans un même lieu

Il y a des activités clés qu’il vaut mieux faire en présence au bureau. C’est le cas des lancements de projet, des prises de décision importante, des célébrations, des rencontres pour discuter du rendement qui n’est pas au rendez-vous ou de la carrière d’un employé, etc. En raison de l’aspect émotionnel relié à ces diverses situations, il vaut mieux que ces rencontres soient faites en personne.

La présence au bureau permet également des rencontres informelles – conversation autour de la machine à café, échanges au détour d’un couloir, lunch partagé, etc. Celles-ci contribuent à créer une relation de confiance entre collègues et des liens qui nourrissent un climat de collaboration et d’innovation.

Le travail hybride a réduit de façon drastique ce genre d’interactions entre les employés, qui peuvent finir par se sentir plus ou moins isolés. Ceux qui en souffrent le plus, ce sont les jeunes de la génération Z, dont bon nombre sont arrivés sur le marché du travail en pleine pandémie, qui ont plus de difficulté à développer un sentiment d’appartenance face à l’équipe en étant à distance.

Prévoir des moments pour se rassembler au bureau, c’est se donner l’occasion de privilégier l’interaction directe, essentielle au bon climat de travail. Le bureau devient alors un point d’ancrage.

• Se donner les meilleures conditions pour travailler à distance

Les tâches demandant de la concentration se prêtent bien au télétravail. À la condition toutefois de les exercer dans des conditions optimales. Bien des situations – réunions en ligne non prévues dans l’agenda, conversations par textos, courriels, etc. – empêchent de travailler sans être interrompus. Selon le Work Trend Index, le temps passé en réunion en ligne a augmenté de plus de 250 % depuis mars 2020. Quant à l’utilisation de la messagerie instantanée, elle a augmenté de 27 % en deux ans.

Dans ces conditions, trouver des moments pour se consacrer à une seule tâche devient un véritable défi. Le secret, c’est de les prévoir dans l’agenda. Il s’agit d’établir des périodes de 30 à 45 minutes pendant lesquelles on annule les notifications de nouveaux messages ou d’actualités sur son cellulaire et son ordinateur pour éviter les distractions. Il convient aussi de s’isoler avec ou sans musique de fond, au choix, pour favoriser la concentration. Pour s’inspirer sur d’autres moyens à prendre, le blogue Make Time peut être utile (en anglais seulement).

Pour rendre moins complexe la coopération des équipes, les entreprises tout comme les employés n’ont plus le choix : tous doivent réinventer les façons de travailler ensemble.