Bureau sans papier : à vos marques, prêts, partez!

Il n’existe plus, ou presque, de raisons de ne pas convertir son cabinet en bureau sans papier. La technologie est fiable, les autorités de réglementation n’y voient pas d’inconvénient et de plus en plus de formulaires sont désormais numériques, indiquent plusieurs intervenants de l’industrie. Alors, qu’attendez-vous?

Tous ceux qui ont fait le pas ne retourneraient en arrière pour rien au monde tant les avantages sont grands, selon eux. Premier de ces avantages : une meilleure accessibilité aux divers documents.

« Je me souviens sans aucune nostalgie d’une époque où la période des REER était un véritable burnout de chèques et d’appels téléphoniques et où je partais de chez moi le matin avec deux mallettes », raconte Eric F. Gosselin, planificateur financier, conseiller en sécurité financière et représentant en épargne collective affilié aux Services en placements PEAK.

« Dans la première, il y avait tous les formulaires afin de pouvoir répondre à toutes les situations, dans l’autre, les dossiers des clients avec lesquels j’avais rendez-vous dans la journée. Quel drame quand je voulais continuer à travailler le soir chez moi et que je m’apercevais que j’avais oublié le bon dossier… Nous perdions un temps invraisemblable! »

M. Gosselin s’est lancé en affaires en 1994. En 2002, il a décidé de numériser l’ensemble de ses dossiers, ce qui a fait de lui un précurseur. Il a alors acheté un petit numériseur, établi un processus de numérisation et de classement et attelé un de ses employés à cette tâche.

« J’ai toujours été axé sur les technologies, reconnaît-il. J’ai découvert à ce moment-là qu’en passant au tout numérique, je pourrais être plus efficace… et ainsi avoir plus de temps pour mes loisirs! Bref, aujourd’hui, tout ce qui entre, tout ce qui sort du bureau est numérique. Je n’ai plus de photocopieur, plus de télécopieur. Plus de papier. »

« Aujourd’hui, tout ce qui entre, tout ce qui sort du bureau est numérique. »

– Eric F. Gosselin

Se conformer à la réglementation

Désormais, Eric F. Gosselin peut donc accéder à tous les formulaires et tous les dossiers de ses clients depuis n’importe quel ordinateur, tout comme ses collaborateurs, avec lesquels il travaille plus facilement en équipe, puisque tous sont capables de consulter les documents en même temps, où qu’ils soient. Lorsqu’il est en rencontre avec un client, il ouvre le dossier sous ses yeux et peut même travailler avec lui à distance grâce au partage d’écran.

Et tout cela lui coûte moins cher qu’avant. Bien sûr, au départ, il y a des dépenses d’équipement, mais il y a surtout ensuite de fortes économies à faire en termes d’espace de bureau, notamment, et des gains d’efficacité qui permettent de prendre plus de clients. Sans compter qu’un bloc d’affaires dont les dossiers sont numérisés a une plus grande valeur aux yeux d’un éventuel acheteur.

Le président de MICA Cabinets de services financiers, Gino-Sébastian Savard, est lui aussi passé depuis plusieurs années au bureau sans papier. Le siège social aide également ses conseillers à convertir leur bloc d’affaires. Selon lui, non seulement cela sauve des forêts, mais il est aussi plus facile ainsi de se conformer à la réglementation.

« Si les documents sont bien numérisés, ils sont inaltérables, indique-t-il. Il n’y a pas de meilleure preuve en cas de vérification. Et puis, tout est bien classé, il n’est pas difficile de retrouver quoi que soit. Avec notre portail en ligne, les clients peuvent faire eux-mêmes des modifications comme des changements d’adresse. Ils ont accès à tous leurs formulaires et ils laissent des traces lorsqu’ils ouvrent un document. Bref, on est bien mieux protégés. »

Mais encore faut-il que les documents soient bien numérisés et bien classés selon les directives de la réglementation. Par exemple, les dossiers d’assurance et de placement d’un même client doivent faire l’objet de deux répertoires distincts.

« Tout numériser a été un bel emploi d’été pour mon fils, lance M. Savard. Et aujourd’hui, j’ai deux personnes à temps plein qui s’occupent encore de ça. C’est toute une responsabilité, car si c’est mal classé, le document est perdu pour toujours. Nous avons établi un protocole avec notre équipe juridique.

Il faut bien entendu faire signer une entente de confidentialité à ceux qui s’occupent de la numérisation puisque les documents contiennent souvent des informations personnelles. Ça nous prend des gens brillants et assidus. »

« Un dossier mal classé, mal nommé, tu ne le retrouves jamais. Or, c’est ta responsabilité professionnelle, ta défense en conformité. »

– Daniel Guillemette

« Tout le papier, on le jette! »

Selon Daniel Guillemette, ça prend surtout des professionnels. Raison pour laquelle il a fondé en 2014 ScanSquad, un service de numérisation spécialement conçu pour les professionnels de la finance et de l’assurance.

« On est partis de nos besoins », indique-t-il. Son cabinet Diversico rachète en effet régulièrement des blocs d’affaires.

« En 2007, nous avions une salle d’archives contenant 26 classeurs de six tiroirs remplis de dossiers.

Nous nous sommes inquiétés à savoir si le bâtiment avait la capacité de supporter ce poids et la réponse a été non. Il fallait vider les classeurs, ça urgeait. Nous avons alors décidé de tout numériser. À l’époque, c’est ma mère qui l’a fait. Puis nous nous sommes dit que bien que celle-ci ait de grandes qualités, il y avait un risque à mettre cela entre les mains d’une personne non qualifiée. Un dossier mal classé, mal nommé, tu ne le retrouves jamais. Or, c’est ta responsabilité professionnelle, ta défense en conformité. »

ScanSquad, c’est donc une escouade de personnel qualifié qui se déplace dans les bureaux du conseiller, numérise l’ensemble des documents et archive les dossiers selon les standards numériques. L’équipe peut traiter environ 10 000 pages par jour et facture 600 dollars par tiroir.

« Elle débarque avec un numériseur portable, indique-t-il. Les uns préparent les dossiers, enlèvent les agrafes, les notes autocollantes, décornent les pages et les placent dans des chemises. Le technicien principal démarre ensuite la numérisation. Toutes les pages sont alors vérifiées et classées. Nous offrons également aujourd’hui un nouveau service de numérisation en laboratoire. Il s’agit alors d’aller chercher les dossiers papier, de les numériser dans nos locaux et de remettre au cabinet des disques durs. Tout le papier, quant à lui, on le jette. »

Données sécurisées

L’un des dangers principaux demeure cependant de perdre toutes ces données. Il faut donc avoir plusieurs fichiers de sauvegarde. Afin de pouvoir y avoir accès en mode multi-usagers et de n’importe quel ordinateur, la plupart des cabinets optent pour un stockage en infonuagique. Pour plus de sécurité, la réglementation impose cependant que les serveurs se trouvent sur le territoire canadien, la loi étant plus restrictive au pays que dans d’autres contrées en matière de protection des données. Ce qui ne prévient pas tous les risques de cyberpiratage.

« Il faut prendre des précautions, concède Gino-Sébastian Savard. Mais finalement, le risque est minime. C’est moins dangereux que lorsqu’un formulaire se promène. Il peut alors très bien tomber entre de mauvaises mains. »

« Il faut avoir un très bon fournisseur », confirme Francis Frappier, président de Finexia et membre fondateur de la division Montréal / Rive-Sud du Regroupement des jeunes courtiers du Québec. « Quoi qu’il arrive, le risque n’est pas plus grand que de voir ton bureau se faire cambrioler pour prendre ton classeur. »

M. Frappier vise le bureau entièrement sans papier pour 2020. Selon lui, il y a véritablement un écart générationnel en la matière. Les plus jeunes conseillers sont nés avec les technologies numériques et ne veulent pas entendre parler du papier. Il croit par ailleurs que les principaux freins au bureau sans papier demeurent le fait que certains assureurs n’offrent pas tous leurs formulaires en version numérique d’une part, et la reconnaissance légale de la signature électronique d’autre part.

Deux obstacles qui, selon plusieurs observateurs, devraient être rapidement levés. « D’ici deux ans, prédit Gino Savard. Il y a de moins en moins de craintes de la part de l’industrie. Dans l’univers du placement, on peut déjà fonctionner complètement sans papier. Et l’assurance va suivre rapidement, notamment parce que les technologies liées à la signature électronique sont aujourd’hui matures. Ça va considérablement faire diminuer notre dépendance au papier. »

Que dit la réglementation ?

L’Autorité a publié l’an dernier un Guide de gouvernance et de conformité des inscrits en vertu de la Loi sur la distribution de produits et services financiers¹. Celui-ci stipule notamment que :

• Un inscrit peut, pour la tenue de ses livres et registres, utiliser l’informatique ou toute autre technique de traitement de données, à la condition qu’il prenne toutes les mesures de sécurité nécessaires à leur protection et qu’il soit en mesure de fournir de l’information sur demande.
• Tout cabinet doit élaborer et mettre en œuvre des politiques et des procédures en matière de cybersécurité. Il doit évaluer de manière périodique ses pratiques et déterminer les mesures à prendre pour se protéger contre le cyberrisque.
• Tout inscrit doit prendre les mesures de sécurité nécessaires pour assurer la protection de tout renseignement de nature confidentielle – médical, financier ou autre – qu’il détient concernant ses clients.

L’Autorité rappelle par ailleurs que les représentants en assurance qui souhaitent exercer sans papier devraient tenir compte des exigences des assureurs de qui ils distribuent les produits, notamment en lien avec la signature de documents ainsi que la remise de ceux-ci. Ils ont également à se conformer aux exigences de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information, notamment en ce qui concerne la fiabilité et l’intégrité de l’information numérisée ainsi que l’authenticité d’une signature.

¹ Autorité des marchés financiers, Guide de gouvernance et de conformité des inscrits en vertu de la Loi sur la distribution de produits et services financiers, bit.ly/2ulhj4m

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• Ce texte est paru dans l’édition de mai 2019 de Conseiller. Vous pouvez consulter l’ensemble du numéro sur notre site Web.