Excel? ­Ben oui, ­Excel!

16Nombre de logiciels et d’applications existent aujourd’hui pour nous aider à gagner en efficacité au travail. En quelques minutes, vous pouvez les acheter en ligne, les télécharger, les installer et les utiliser. Le choix est tellement vaste que des périodiques se spécialisent dans l’analyse, la critique et la recommandation de ces outils technologiques.

Au milieu des années 1980, cependant, il n’y avait pas beaucoup d’options pouvant faciliter notre vie. Tout était à faire, à programmer. Il n’existait pour ainsi dire qu’un logiciel de traitement de texte (WordPerfect) et un tableur (Lotus ­1-2-3, l’ancêtre d’Excel), qui ont fait exploser le développement de la micro-informatique.

Bien que ­VisiCalc soit arrivé en premier, c’est ­Lotus ­1-2-3 qui a permis aux utilisateurs d’accéder à une plus grande efficacité informatisée. Rapidement, il s’est imposé en comptabilité, en finance et dans une foule de secteurs nécessitant des calculs complexes ou répétitifs. Un an après avoir lancé ­Windows, ­Microsoft a créé un logiciel de traitement de texte et un tableur pour plusieurs plateformes, dont… celle d’Apple. Word et ­Excel ont ensuite migré vers ­Windows et ­Office, sa suite logicielle bureautique que nous connaissons tous.

Aujourd’hui, mille et un programmes vous proposeront de calculer ceci ou cela, d’une manière plus sophistiquée que la version précédente. Pourtant, les meilleures solutions restent souvent les plus simples. Alors, lorsque vient le temps de penser à un outil de calcul, de suivi du travail, de compilation ou d’extraction de données, la solution n’est pas très loin : ­Excel, ben oui… ­Excel !

DIFFÉRENTES APPLICATIONS

J’utilise quotidiennement ­Excel pour suivre l’évolution du portefeuille général de ma pratique : sa taille, le nombre de clients classés selon leur valeur nette (par exemple, 100 clients possédant moins de 100 000 $, 200 ayant entre 100 000 et 200 000 $, etc.), le poids financier de chacun d’eux, la répartition générale de l’actif, la performance.

Tout se fait automatiquement à l’aurore. Un petit logiciel qu’un de mes clients a programmé pour moi extrait les données de l’outil de gestion de portefeuille et les exporte vers ­Excel, qui produit des analyses et des graphiques.

Une colonne de chiffres à additionner ? ­Hop, ­Excel à la rescousse ! ­Expliquer le gain en capital sur un immeuble à revenus à un client ? ­Excel. Calculer l’évolution de la valeur d’une résidence pour l’entrer dans un logiciel de planification de la retraite et la combiner à un âge donné ? ­Excel. Faire un budget ou un bilan pour un client, fournir un outil de suivi des activités de mon cabinet, effectuer des recherches dans la multitude de données sur ma clientèle ? ­Excel.

J’ai développé, au fur et à mesure que les besoins se sont présentés, des outils pour aider les membres de mon équipe à travailler plus efficacement, tout en diminuant le risque d’erreurs. Calculer les droits accumulés au ­CELI, établir une répartition d’actif ou évaluer avec précision le ratio de frais de gestion, voilà autant de raisons de lancer le logiciel pour obtenir un gain d’efficacité.

COMMENT FAIRE? 

Pas besoin d’être un pro de la programmation, des formules élémentaires vous aideront à développer des outils simples, mais efficaces. Des tutoriels en ligne pourront vous donner une bonne base et des cours relativement accessibles existent également. Vous n’avez pas le temps ? ­Soit. Les modèles pullulent sur ­Internet, la plupart sans frais. D’ailleurs, ­Microsoft en offre gratuitement une centaine pour faire tout et n’importe quoi. En ligne, des entreprises spécialisées en proposent gracieusement et vous pouvez leur demander de créer une feuille de calcul sur mesure¹.

Excel fait même partie des outils enseignés aux étudiants en finance et en administration. Il y a quelques années, j’ai eu la chance d’avoir un stagiaire ferré durant un été et il m’a créé des tableaux croisés dynamiques complexes pour procéder à des analyses que je n’aurais pu réaliser autrement. Il a généré plus de 40 000 résultats aléatoires de rendement pour calculer les chances de succès d’un produit particulier. ­A-t-on besoin de se rendre là ? ­Pas nécessairement, puisque les solutions les plus simples sont souvent les meilleures.

Évidemment, il y a d’autres tableurs qui feront un travail similaire : ­Numbers, d’Apple (Excel est toujours disponible pour ­Apple, mais ­Numbers est gratuit), ­Google ­Sheets, ­LibreOffice ­Calc et ­Quattro Pro, pour ne nommer que ­ceux-là. Chacun fera un travail tout à fait comparable, mais ­Excel, dans toutes les études que j’aie lues, remporte la palme. Si vous êtes un utilisateur des fonctions de base, chacun des tableurs fera le travail aisément, mais si le besoin d’analyse est plus grand, ­Excel deviendra votre meilleur ami.

Eric F. Gosselin, ­Adm.A., est planificateur financier, conseiller en sécurité financière et représentant en épargne collective rattaché aux Services en placements ­PEAK.

¹ Pour des modèles gratuits, voir : bit.ly/2IdhkjX ou bit.ly/2GfbNn9

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• Ce texte est paru dans l’édition de septembre 2018 de Conseiller. Vous pouvez consulter l’ensemble du numéro sur notre siteWeb.