Trois trucs du monde des affaires pour gérer son argent

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Les entreprises consacrent d’importants efforts à la saine gestion de leurs finances. Voici trois stratégies empruntées au monde de la gestion pour mieux gérer ses finances personnelles.

Dans les années 1970, le constructeur automobile Ford a proposé à ses fournisseurs une méthode pour les aider à respecter leurs délais de livraison, qui repose sur le principe des cinq « pourquoi ». L’objectif est de repérer la source même d’un problème. Essentiellement, il s’agit de se demander cinq fois « pourquoi »: pourquoi le problème est-il apparu cette fois? Pourquoi sa cause est-elle apparue? Pourquoi la cause de cette cause est-elle apparue? Et ainsi de suite.

« Les enfants le font! “ Maman, pourquoi telle chose? Oui, mais pourquoi? Mais pourquoi? ” », dit Manon Duclos, conseillère au Mouvement québécois de la qualité, un organisme sans but lucratif financé notamment par ses membres, qui cherche à mettre en place les meilleures pratiques d’affaires dans les organisations québécoises.

Dans une entreprise, la méthode des cinq pourquoi permet de déterminer des problèmes récurrents, dont seuls les symptômes ont été traités. Même chose à la maison.

Disons qu’il manque d’argent pour payer le solde de la carte de crédit. Pourquoi? Parce qu’une urgence est survenue. Pourquoi manque-t-il d’argent pour l’urgence? Parce qu’il n’y a pas de fonds d’urgence. Pourquoi? Parce qu’on a oublié de prévoir cette dépense au budget. Bingo! On a précisé la cause réelle.

NE PAS ALLER TROP LOIN

Mais attention, cette méthode comporte un piège : la réflexion peut vite basculer dans le questionnement philosophique. « On finit parfois par se demander quel est le sens de la vie », souligne Manon Duclos. Pourquoi avoir un fonds d’urgence? Pour être moins stressé. Pourquoi? Pour être heureux. Pourquoi être heureux? Dieu existe-t-il?

Rendu là, on est peut-être allé trop loin. La racine du bobo se trouve parfois avant le cinquième pourquoi!

Quand un problème découle non pas d’une, mais de plusieurs sources, le diagramme de Pareto peut aider. Il s’agit de recenser toutes les causes — du moins les plus courantes — et de les classer en fonction de leur fréquence ou de leur coût. On a ainsi une meilleure vue d’ensemble pour décider lesquelles attaquer en priorité.

Dans une usine de biscuits, par exemple, il arrive qu’une boîte atteigne la fin de la chaîne partiellement vide. Pourquoi? Parce que la machine à glaçage a bloqué, les biscuits étaient mal alignés, la machine à cellophane a eu des ratés…

« Souvent, on constate que 20 % des causes entraînent 80 % des problèmes. Par exemple, 80 % des plaintes viennent généralement de 20 % des clients », dit Jean-Marc Legentil, président de Bell Nordic, une société de conseil montréalaise spécialisée notamment en gestion des opérations.

De même, le budget révélera que 80 % des dépenses sont grignotées par 20 % des postes. « Il vaut donc mieux travailler sur deux ou trois éléments importants, comme l’auto, la maison ou l’impôt à payer, plutôt que d’essayer de supprimer plusieurs trucs qui ont peu d’effet, comme la gomme à mâcher ou les visites chez le coiffeur », ajoute Jean-Marc Legentil.

LES RISQUES DES DÉCISIONS DE GROUPE

Pour trouver une solution qui convient à toute la famille, on peut alors faire un remue-méninges. Il y a cependant de bonnes et de mauvaises façons de le faire.

Imaginez ceci. Pour s’amuser, Papa lance l’idée d’aller faire un tour dans la ville d’à côté. Maman accepte, les enfants aussi. Au retour, tous avouent s’être ennuyés, et disent avoir accepté d’y aller parce qu’ils croyaient que les autres en avaient envie.

Cela vous est familier? C’est le paradoxe d’Abilene, qui illustre, dans le monde des affaires, la difficulté de prendre de bonnes décisions en groupe ou en comité. Pour faire un bon remue-méninges, Jean-Marc Legentil suggère de générer d’abord des idées chacun de son côté, et ensuite de les présenter au groupe.

Cela pourrait permettre d’éviter de dépenser 8 000 dollars pour un voyage familial… alors que tout le monde aurait préféré se reposer à la maison.

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