Un PCA en avril 2012

Du nouveau dans l’environnement réglementaire cette année : le PCA, pour plan de continuité des activités. Retenant une approche par ligne directrice, l’Autorité des marchés financiers (AMF) a ajouté le PCA à sa liste de principaux sujets lors d’une inspection.

L’idée a été renforcée par la Chambre de l’assurance de dommages qui, dans le contexte du risque de pandémie associé au virus grippal A (H1N1), réitérait l’importance de se doter d’un plan de continuité des activités. La Chambre a fait parvenir, en novembre 2008, le Guide pour l’élaboration d’un plan de continuité des activités en cas de pandémie d’influenza. Ce plan est devenu une obligation en assurance de dommages le 1^er janvier 2010.

Et il n’y a pas que les risques de pandémie. « Bien qu’obligatoire, ce plan peut être fort utile lors d’un événement qui pourrait mettre en péril les activités de votre cabinet. Pensons ici à la crise du verglas en 1998. Les cabinets ont avantage à agir de façon proactive en matière de saines pratiques en gestion de risques », peut-on lire dans le document de la Chambre de l’assurance de dommages.

L’AMF a pris le relais en émettant sa ligne directrice sur la gestion de la continuité des activités en avril 2010 avec, pour cible, sa mise en œuvre le 1^er avril 2012. Quant au champ d’application, l’Autorité souligne que la ligne directrice « est applicable aux assureurs de personnes, aux assureurs de dommages, aux sociétés de gestion de portefeuille contrôlées par un assureur, aux sociétés mutuelles d’assurance, aux coopératives de services financiers, aux sociétés de fiducie et aux sociétés d’épargne ». Elle s’applique tant à l’institution financière qui opère de façon autonome qu’à celle qui est membre d’un groupe financier. « Les expressions génériques “institution financière” ou “institution” sont utilisées en référence à toutes les entités financières visées par le champ d’application », prend soin d’ajouter l’organisme de réglementation.

Pour sa mise en œuvre, le PCA déborde de l’institution financière pour concerner tant le cabinet, la société autonome que le représentant autonome, confirme Sylvain Théberge, chef des relations médias à l’AMF. Il couvre l’assurance de personnes, l’assurance de dommages, l’expertise en règlement de sinistre et la planification financière. Dans sa ligne directrice, l’AMF insiste sur le fait qu’elle « privilégie une approche basée sur des principes plutôt que d’édicter des règles précises. Ainsi, du fondement même d’une ligne directrice, l’Autorité confère aux institutions financières la latitude nécessaire leur permettant de déterminer elles-mêmes les stratégies, politiques et procédures pour la mise en œuvre de ces principes de saine gestion et de voir à leur application en regard de la nature, de la taille et de la complexité de leurs activités. »

Les 5 étapes d’un PCA La démarche d’élaboration du PCA de la Chambre s’inspire du Guide de gestion de la continuité des activités à l’intention des intervenants du secteur financier québécois, publié par l’AMF en avril 2007, en réaction à une possible pandémie d’influenza.

Étape 1 : Stratégies et hypothèses de travail

• fixer les objectifs à prioriser en temps de pandémie et définir les hypothèses de travail sur lesquelles se basera le PCA;

Étape 2 : Éléments essentiels de l’entreprise

• identifier les activités que l’on veut maintenir, activités que l’on qualifiera d’essentielles, et décider de la qualité minimale acceptable de ses services;
• identifier les ressources qui seront nécessaires au maintien des activités jugées essentielles;

Étape 3 : Impacts, solutions et mesures préparatoires

• réfléchir aux impacts d’une pandémie sur les activités de notre cabinet, impacts qui deviendront des contraintes à la continuité de nos activités;
• trouver des solutions afin de maintenir lesdites activités, et ce, malgré toutes les contraintes que le cabinet subit en raison de la pandémie, la principale étant la diminution du nombre d’employés disponibles;
• prévoir des mesures de préparation pour la mise en place des solutions proposées, comme la formation des employés, qui doivent être données avant la pandémie;

Étape 4 : Plan d’action

• réunir toute l’information qui précède et la mettre sous forme de tableaux de façon à ce que le plan soit rapide et facile à consulter. C’est votre PCA;

Étape 5 : Plan de communication

• élaborer un plan prévoyant la communication des renseignements nécessaires à la gestion de la crise par le cabinet, communication qui doit se faire en temps opportun et aux personnes concernées (employés, clients, assureurs, etc.).