Réunions virtuelles : trop nombreuses et trop longues

À l’ère du travail en mode hybride, un Canadien sur cinq se sent submergé par un excès de réunions en ligne. Un nombre équivalent trouve que ces rencontres virtuelles durent trop longtemps. C’est ce qui ressort d’une enquête menée par Capterra auprès de 6 500 employés à travers 13 pays, dont le Canada, pour cerner les défis de cette nouvelle réalité.

Parmi tous les pays ayant participé à l’enquête, le Canada figure en tête de liste quant à l’adoption des réunions en ligne, avec 45 % des employés indiquant que leurs réunions se déroulaient généralement en ligne. Pour 40 % des répondants, la moitié de leurs réunions se tiennent virtuellement, le reste en personne.

Cette tendance est encore plus marquée au Québec alors que 52 % des employés travaillent pour une entreprise qui privilégie les réunions virtuelles.

Ces dernières sont appréciées pour les avantages qu’elles procurent : le partage d’écran (64 %), le partage de contenu (51 %), la messagerie instantanée (49 %) et la collaboration visuelle (34 %).

Toutefois, conserver l’attention des employés représente un défi, encore plus en l’absence d’un ordre du jour. Seulement 8 % des sondés disent rester concentrés tout au long des réunions. Les principales sources de distraction évoquées sont la durée excessive des réunions (selon 46 % des sondés), le manque de pertinence des informations présentées (42 %), et la monopolisation de la parole par certains intervenants (38 %).

Pour contrer la perte de productivité et le désengagement que ces réunions entraînent, des solutions peuvent être mises en place :

• définir clairement l’objectif de chaque réunion,
• en limiter la durée,
• s’assurer qu’elles commencent et se terminent à l’heure prévue.

Il peut être utile également d’instaurer des journées sans réunions pour permettre aux employés de se concentrer sur leur travail sans interruption. Cela fera en sorte de rendre les réunions efficaces et pertinentes, selon Captera.