Dépenses pour le bureau à domicile : un afflux de demandes de formulaires

Les entreprises reçoivent un flot de demandes de la part de leurs employés pour obtenir les formulaires fiscaux remplis dont ils ont besoin pour déduire les frais de bureau à domicile au cours de la saison fiscale. 

Les employés qui travaillent à domicile plus de la moitié du temps dans le cadre d’un accord avec leur employeur peuvent déduire les frais de bureau à domicile pour 2023, ce qui signifie que presque tous les employés de certaines entreprises pourraient être éligibles, souligne Edward Rajaratnam, associé fiscaliste chez EY Canada à Toronto.

Les méthodes temporaires simplifiées de déduire les dépenses des employés introduites en raison de la COVID-19 — y compris la méthode forfaitaire qui permettait aux contribuables de déduire jusqu’à 400 $ pour 2020 et 500 $ pour 2021 et 2022 — ne sont plus disponibles pour 2023.

Les employés admissibles qui veulent demander une déduction pour 2023 doivent désormais utiliser la méthode standard, qui exige qu’ils obtiennent le formulaire T2200 : Déclaration des conditions d’emploi de leur employeur.

Selon Edward Rajaratnam, les entreprises qui fournissaient le formulaire de trois pages aux employés qui en faisaient la demande « se rendent maintenant compte qu’elles ne peuvent pas le faire manuellement » en raison du nombre de demandes qu’elles reçoivent de la part des employés.

L’expert recommande donc aux entreprises de mettre en place des processus automatisés pour préparer les T2200 pour tous les employés éligibles.

La décision de l’ARC d’éliminer la méthode du taux fixe pour 2023 « augmente la paperasserie pour nos membres », constate Michelle Auger, analyste principale des politiques pour la Fédération canadienne de l’entreprise indépendante (FCEI) à Toronto, dans un courriel envoyé à Investment Executive.

La FCEI a recommandé dans un rapport sur l’année 2023 que l’ARC « rende permanente la méthode du taux fixe temporaire pour les frais de bureau à domicile, compte tenu de l’émergence d’un modèle de travail hybride et du nombre de personnes qui continueront probablement à travailler à domicile au moins une partie du temps ».

Selon Edward Rajaratnam, certaines entreprises ne savent pas comment répondre à la question 6 du formulaire T2200 pour 2023, qui demande le pourcentage approximatif des tâches effectuées par l’employé à son bureau à domicile.

Si l’entreprise avait pour politique, jusqu’en 2023, de permettre à ses employés de travailler à domicile trois jours par semaine, doit-elle déclarer qu’un employé a travaillé à domicile 60 % du temps ? Ou bien l’entreprise doit-elle déterminer le pourcentage de temps pendant lequel chaque salarié a effectivement travaillé à domicile ?

Selon Edward Rajaratnam, étant donné que la question du formulaire demande un pourcentage approximatif, une entreprise peut raisonnablement indiquer un pourcentage de temps conforme à sa politique, à moins qu’elle ne sache qu’un employé travaille depuis son domicile beaucoup plus ou moins que ne l’exige la politique de l’entreprise.

« Je dirais que le risque de responsabilité [pour les employeurs] est faible, tempère Edward Rajaratnam. Toutefois, on s’attend à ce que les entreprises aient fait preuve d’une certaine diligence. »

Edward Rajaratnam rapporte que certaines entreprises hésitaient à fournir aux employés des T2200 remplis de manière proactive, craignant que la position de principe de l’ARC sur les dépenses de travail à domicile pour 2023 « n’incite [les employés] à vouloir travailler beaucoup plus à domicile à partir de 2024 ».

« C’est un vrai problème dans de nombreux bureaux du centre-ville », affirme Edward Rajaratnam.

Selon Michelle Auger, fournir ou non le formulaire T2200 est « l’une des questions sur lesquelles nos membres pourraient être divisés ». Les employeurs qui choisissent de ne pas fournir un formulaire rempli « pourraient avoir des difficultés à conserver leur personnel ». « La pénurie de main-d’œuvre reste une priorité absolue pour nos membres », rappelle-t-elle.

Un salarié doit être tenu de travailler à domicile dans le cadre de son emploi, plus de la moitié du temps, pendant au moins quatre semaines consécutives au cours d’une année, pour pouvoir prétendre à des frais d’emploi. Les employés ne peuvent pas déduire des dépenses que l’employeur a déjà payées. Les employés qui déduisent des frais de bureau à domicile n’ont pas besoin de joindre le formulaire T2200 à leur déclaration, mais doivent en fournir un si l’ARC le leur demande.

Le 2 février, l’ARC a publié une mise à jour des directives pour 2023 indiquant qu’un employé aurait été tenu de travailler à domicile s’il l’avait fait volontairement en vertu d’une « entente officielle de télétravail conclue avec son employeur ». L’accord peut être écrit ou verbal.

L’ARC n’a pas fourni de directives concernant la demande de remboursement des frais de bureau à domicile pour 2024 et au-delà, mais a déclaré que « les directives concernant la demande de remboursement des frais d’emploi resteront cohérentes avec l’année fiscale 2023, à moins qu’il n’y ait d’importants changements dans la législation ».