Des conseils pour bien recruter

Vous êtes submergé de travail et l’idée d’engager un assistant est tenace. Comment trouver la perle rare qui saura vous épauler au quotidien?

Le recrutement est un défi pour lequel il n’existe aucune formule magique; il s’agit plutôt de respecter une méthode systématique en plusieurs étapes. Suivez le guide!

1. Élaborer le profil du poste à pourvoir

« Qu’attendez-vous d’un assistant? Qu’il organise le bureau? Qu’il connaisse les produits financiers? Qu’il appelle les clients? », demande d’entrée de jeu Paule De Blois, CRHA, MBA, directrice générale à AGEA Management inc. Il est en effet impératif de bien comprendre vos besoins pour établir le profil du poste à pourvoir.

« Le conseiller doit commencer par rédiger une description étoffée des tâches et responsabilités, et dresser une liste représentative des exigences associées à sa réalité. Il doit ensuite déterminer le type de personnalité qu’il souhaite recruter, puisque les compétences seules ne suffisent pas à conclure une bonne embauche », détaille Stéphane Dignard, CRHA, président de Recrutement Intégral inc.

Une vision à long terme est également primordiale à cette étape du processus. « Trop souvent, le recruteur rédige une description de poste qui se limite aux responsabilités et besoins actuels du poste à pourvoir. Or, on recrute pour l’avenir! », rappelle Paulina Vega, gérante principale – ressources humaines et gestion de talents à Halo Pharmaceutical. Par exemple, le conseiller qui souhaite faire sa place sur internet d’ici deux ans doit en tenir compte au moment du recrutement. Il pourrait ainsi déterminer que le diplôme est un critère de sélection moins important qu’une expérience concrète en tant que gestionnaire de communautés sur les réseaux sociaux.

2. Cumuler les candidatures dignes d’intérêt

Vous devez maintenant attirer les candidats potentiels qui répondent à vos exigences. Faites appel à vos relations personnelles, lancez un avis de recherche sur les réseaux sociaux tels que LinkedIn, Facebook et Twitter et visitez régulièrement les sites d’emploi spécialisés comme Jobboom.com, Workopolis.com, Jobwings.com, Jobillico.com et Comptables.ca.

Si vous souhaitez afficher le poste sur l’un de ces sites, sachez que les frais varient notamment en fonction des solutions de recrutement choisies (envoi par courriel d’une offre d’emploi à des milliers de candidats, positionnement de première ligne sur une page d’accueil, publication additionnelle de l’offre sur un portail affilié, etc.). Grosso modo, un déboursé minimal d’environ 400 $ par affichage de poste est à prévoir.

« Si le conseiller recherche un assistant novice, l’offre d’emploi pourrait circuler par l’intermédiaire des services de placement des établissements d’enseignement qui offrent des programmes de services financiers, comme celui du Cégep régional de Lanaudière », suggère Paulina Vega. Selon elle, ces candidats posséderont plusieurs des compétences techniques recherchées et les frais associés à cet affichage seront moindres que ceux des sites mentionnés précédemment.

Dans un autre ordre d’idées, le recours à des agences de placement telles que Addendum, Adecco, Hunt ou Randstad par exemple, peut s’avérer une stratégie judicieuse. « Une firme spécialisée en recherche de talents maximisera les chances de mieux positionner l’offre d’emploi dans votre marché. Vous recevrez ainsi des candidatures sollicitées directement par l’agence de personnes qui ne sont pas nécessairement en recherche d’emploi », explique M. Dignard.

Combien ça coûte? L’employeur assume généralement en honoraires un pourcentage oscillant entre 15 et 25 % du salaire annuel du candidat retenu. Certaines agences ne facturent que 10 %, alors que d’autres exigent jusqu’à 30 %.

Des coûts qu’il faut mettre en perspective avec le fait qu’un recrutement demeure un processus lourd, surtout quand on a un agenda bien rempli. « Ce peut être plus économique en solo, mais le conseiller doit se consacrer à ses activités les plus rentables », avance Cybèle Rioux, CHRA, présidente d’Alizé ressources humaines. Bref, le choix de faire appel ou non à une aide extérieure reste très personnel.

5 conseils de base pour une entrevue de sélection réussie

• Valider les aptitudes, capacités, habiletés, valeurs, intérêts et expériences du candidat.
• Laisser parler ce dernier pour obtenir le maximum d’informations durant l’entrevue.
• Privilégier des questions ouvertes pour lui permettre d’élaborer ses réponses.
• Prendre des notes sur un formulaire prévu à cet effet pour faciliter l’évaluation à venir.
• Limiter la première entrevue à 60 minutes et à une quinzaine de questions.

3. L’heure du choix!

Vous devez maintenant faire le tri parmi tous les curriculum vitæ reçus. « Attendez-vous à recevoir plusieurs dizaines de dossiers pour ce type de poste », estime Pauline Vega. Référez-vous au profil élaboré à la première étape afin de respecter les critères d’évaluation choisis.

« Une présélection sur la base d’entrevues téléphoniques permet de limiter le nombre de candidats qui se déplaceront en entreprise », poursuit-elle. Les spécialistes consultés sont par ailleurs unanimes : trois à cinq candidats bien ciblés devraient être rencontrés.

« Les coûts associés à une mauvaise sélection peuvent représenter jusqu’à une fois et demie le salaire annuel de l’employé, prévient Stéphane Dignard. Bref, mieux vaut investir le temps et l’argent nécessaires au début que d’avoir à tout recommencer, surtout que le départ d’un employé nouvellement embauché peut avoir un effet négatif sur la motivation des personnes qui demeurent en poste. »

« Choisir son assistant, c’est en quelque sorte choisir son complice », souligne pour sa part Paule De Blois. Une fois l’employé idéal déniché, assurez-vous de l’encadrer et de lui donner tous les outils nécessaires à l’atteinte de ses objectifs… si vous voulez le garder! »

Pistes de réflexion pour élaborer le profil d’un poste à pourvoir

• Titre et raison d’être du poste
• Description des objectifs à atteindre
• Responsabilités et projets
• Compétences principales requises
• Exigences liées à la formation et à l’expérience
• Connaissances spécifiques requises
• Indicateurs de performance qui seront utilisés
• Échelle de rémunération prévue

Source : Inspiré de TECHNOCompétences (http://www.technocompetences.qc.ca/)

Cet article est paru dans le journal du conseiller d’octobre 2013

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