Que faire dans le cadre d’une vérification fiscale d’une PME ou de particuliers… et ne pas faire!

Subir une vérification fiscale par l’Agence du revenu du Canada (ARC) ou par Revenu Québec n’est résolument pas un événement à classer dans la section « Plaisirs de la vie », sauf rarissimes exceptions! Mais saviez-vous qu’il existe des gestes à poser dans un tel cas et surtout des gestes à ne pas poser?

Évidemment, avant même qu’il y ait une vérification fiscale, il est préférable de tout faire pour éviter de tomber sous le radar du fisc.

Pour éviter de déclencher une vérification

En tout premier lieu, de grâce, produisez à temps toutes vos déclarations (impôts, TPS, TVQ, DAS, etc.) afin d’être un contribuable « modèle » à cet égard. Malgré cela, un dossier alléchant pour le fisc est parfois très facile à identifier. Commençons par un exemple très simple. Un particulier déclare qu’il utilise sa voiture à 95 % à des fins d’affaires (afin de déduire plus de dépenses liées à l’usage de son automobile). Ce taux va clairement être plus tentant à contester pour le fisc qu’un taux de 75 %. Demandez-vous : en dollars, combien épargnez-vous réellement à courir après le trouble, surtout si vous n’avez pas tenu de registres détaillés.

Autre exemple : une présentation très simpliste d’une perte au titre d’un placement d’entreprise (PTPE) de 200 000 $ réalisée par un particulier à la suite d’un investissement infructueux dans une PME, sans aucune annexe explicative (par opposition à l’utilisation d’une lettre très détaillée avec les preuves à l’appui accompagnant la déclaration de revenus et justifiant la réclamation d’une PTPE) entraînera à 100 % une vérification fiscale. Le même principe s’appliquera aussi à une situation où les états financiers d’un particulier ou d’une société démontrent des écarts très substantiels au poste « Entretien et réparations », à l’égard d’immeubles locatifs détenus par le contribuable entre l’année courante et les années précédentes, signifiant ainsi qu’il y a possiblement des dépenses qui auraient dû être capitalisées plutôt que déduites entièrement dans l’année. En fait, les gros montants aucunement supportés (comme des intérêts sur emprunts très élevés) ou les présentations erronées ou démontrant de l’amateurisme seront vérifiés.

Bref, les situations qui attirent l’attention… attirent effectivement l’attention! Une mauvaise présentation sur des formulaires fiscaux constitue une autre situation. À titre d’exemple, des formulaires de roulement (T2057, TP-518) complétés, mais qui démontrent clairement le peu d’expérience ou la méconnaissance profonde des règles par celui ou celle qui les a complétés est un autre cas flagrant de situations malheureusement rencontrées dans la vraie vie qui entraîneront une vérification fiscale. Laissez donc un fiscaliste d’expérience préparer de tels formulaires. En fait, les « mauvais exemples » sont nombreux.

En d’autres mots, commencez donc par éviter d’être une « proie » facile. La fiscalité est un sport pour adultes! Il est cependant évident que l’on ne peut systématiquement éviter toutes les vérifications fiscales de l’ARC ou Revenu Québec, surtout lorsque, à titre d’exemple, une PME est de taille plus importante ou encore lorsqu’elle œuvre dans un secteur à risques (construction, restauration, etc.).

Pendant la période de la vérification fiscale

Dans le cadre d’un court (mais excellent) texte rédigé par M^e Jack Bernstein, un avocat-fiscaliste de Toronto ayant une solide réputation, et publié dans le bulletin Faits saillants en fiscalité de novembre 2006 de la Fondation canadienne de fiscalité, l’auteur donnait quelques très bons conseils essentiels à cet égard et qui sont toujours d’actualité.

Voici quelques extraits de ce court texte. Nous avons attiré votre attention sur certaines phrases qui nous apparaissent essentielles. Par la suite, nous ajouterons d’autres points à la liste et formulerons des commentaires de notre cru… Voici donc certains passages du texte de M^e Bernstein :

« Lorsque le vérificateur arrive, le contribuable doit lui procurer un lieu de travail convenable et confortable (NDLR : pas plus confortable que son propre bureau quand même!). Le contribuable doit contrôler l’accès à la documentation; nombre de vérifications tournent mal pour le contribuable parce que le vérificateur a eu accès lui-même aux dossiers. Le contribuable doit répondre à toutes les demandes de documents et de renseignements, mais pas plus. L’accès aux employés et aux autres parties prenantes doit également être contrôlé; toutes les discussions et les demandes de renseignements doivent être gérées par une ou deux personnes qui connaissent très bien les questions à l’étude. Les vérificateurs chercheront à glaner des renseignements supplémentaires lors de conversations diverses avec les employés. La vérification d’une entité conduit souvent le vérificateur à d’autres sociétés ou d’autres particuliers – une extension valide de l’étendue de la vérification –, mais les vérificateurs n’ont pas le droit d’aller à la pêche pour obtenir des renseignements; les personnes qui gèrent la vérification doivent bien connaître les dossiers et aussi surveiller dans quelle direction l’ARC se dirige.

Dans une vérification, l’ARC a le droit d’exiger la production de documents, de livres et de registres et d’avoir accès aux locaux de l’entreprise de façon raisonnable, mais elle doit obtenir un mandat pour entrer dans une résidence privée. L’ARC fait souvent des demandes informelles de renseignements, et il est conseillé au contribuable de répondre avant qu’une demande officielle lui soit adressée. L’ARC a un droit distinct très étendu de demander que lui soient remis des documents et des renseignements à diverses fins liées à l’administration et à l’exécution de la Loi; (…) Le sens de « document » ou de « registre  » est très large et comprend les livres et pièces comptables, factures, lettres, notes, listes de clients, titres et l’argent. »

Tel que souligné par M^e Bernstein dans son texte, il faut que le vérificateur fiscal ait un accès « très contrôlé » aux employés de l’entreprise et autres personnes impliquées. En pratique, autant que possible, votre client ne devrait jamais être seul avec les représentants des autorités fiscales et ne devrait jamais leur parler du dossier ou répondre à leurs questions. Ce sont ses conseillers fiscaux qui doivent faire ce travail. À la limite, s’il doit le faire, ses conseillers doivent l’accompagner et surtout bien l’informer avant la rencontre. Pourquoi? Tout simplement parce que votre client, croyant s’aider, dira souvent des phrases dangereuses, inutiles et souvent à son désavantage. Il sera alors une proie très facile… Autant que possible, la vérification devrait se faire aux bureaux des comptables plutôt que sur les lieux mêmes de l’entreprise.

Prenez des notes, beaucoup de notes, sur certaines phrases, questions, réponses ou commentaires (parfois totalement faux et erronés) émis par le vérificateur fiscal. Il s’agit souvent d’une source absolument incroyable de références (!) pour éventuellement argumenter avec son supérieur ou en opposition. Ne tentez pas seulement de vous souvenir des conversations, transcrivez-les sur papier le plus rapidement possible avec l’heure et la journée où elles se sont tenues. N’hésitez pas à faire parler votre interlocuteur, surtout s’il a tendance à vous dire des commentaires ou remarques inappropriés d’un point de vue fiscal, financier ou comptable… et notez cela (ainsi que le moment exact où cela a été dit).

Essayez de régler le plus possible de points en litige avant de vouloir passer à une autre étape et, de grâce, retenez-vous un peu avant de lui lancer la phrase « Cotisez et l’on ira en opposition ». Ne défendez pas l’indéfendable. Il n’y a strictement rien à gagner avec cette attitude et souvent tout à perdre en crédibilité… Mais rappelez-vous que c’est souvent le dernier qui se fatigue qui gagne la technique de l’épuisement; ça fait longtemps que les représentants du fisc le savent et appliquent cette technique… Sachez vous montrer inépuisable sur les points pour lesquels vous avez raison (pourvu que les montants en jeu le justifient, évidemment).

Dans le cas d’une vérification faite aux bureaux de Revenu Québec ou de l’ARC (à la suite d’une lettre envoyée par les autorités fiscales pour des factures ou des preuves de dépenses), n’envoyez pas pêle-mêle un tas de papiers. Tout devrait être ordonné pour chacun des postes de dépenses pour lesquels des informations sont demandées de façon à ce que le fonctionnaire n’ait pas à trop fantasmer sur les avis de cotisation qu’il souhaiterait vous envoyer. Bref, c’est aussi une question de perception : laisser transparaître que votre dossier est limpide et impeccable.

Si vous devez déposer un avis d’opposition

Si vous n’avez plus le choix et qu’un ou des avis de nouvelle cotisation seront émis et que vous devrez déposer un avis d’opposition, faites d’abord venir toute la documentation et les rapports rédigés par le représentant du fisc en les demandant directement dans l’avis d’opposition. En effet, en conformité avec les pages 10 et 11 de la brochure P148 intitulée Régler votre différend : Vos droits d’opposition et d’appel selon la Loi de l’impôt sur le revenu, de nombreux renseignements relativement au dossier du contribuable sont accessibles et peuvent être obtenus en le demandant aux autorités fiscales, dont les suivants :

• Les rapports préparés par le vérificateur à l’appui de votre cotisation;
• Les feuilles de travail préparées par le vérificateur concernant les questions en litige;
• Les registres de discussions entre un agent des appels et le vérificateur concernant votre cotisation;
• Les copies de décisions des tribunaux et d’articles de loi pertinents utilisés par le vérificateur pour appuyer votre cotisation;
• Les rapports scientifiques, d’évaluation et d’appréciation utilisés par le vérificateur pour établir votre cotisation;
• Les renseignements obtenus d’un tiers avec qui vous entreteniez des relations d’affaires, tels que des factures de ventes, des bons de commande et des chèques oblitérés;
• Le détail des communications électroniques (échanges téléphoniques, télécopies, courriels, etc.) visant le contribuable que ce soit avec lui, ses représentants ou toute autre personne.

Ces documents du fisc sauront vous aider énormément dans la majorité des cas qui doivent aboutir à un dossier en opposition. Malheureusement, vous ne pouvez pas, règle générale, avoir accès à tous ces rapports avant que la vérification soit terminée et qu’un projet de cotisation (parfois appelé « lettre de proposition ») soit transmis par l’ARC au contribuable1. Et surtout, ne dites jamais au vérificateur que vous ferez venir son dossier par la suite. Laissez-le rédiger son rapport en toute quiétude. Savoir rédiger et expliquer clairement ses idées est un art… que bien peu de gens maîtrisent! Certaines personnes ont résolument tendance à « s’autodétruire » lorsqu’ils rédigent un rapport. Sachez en tirer profit.

Les mêmes principes susmentionnés s’appliquent aussi, pour l’essentiel, dans vos relations avec Revenu Québec. Et n’oubliez pas, la persévérance et la ténacité seront souvent de très bons alliés…

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¹ Manuel de la vérification de l’ARC, chapitre 3.4.7, pages 14 à 16